Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовое правоотношение между работником и работодателем. В 2025‑2026 годах ситуация с её выдачей, хранением и возвратом стала более чёткой, однако часто возникают вопросы: когда работник может держать книжку у себя, как это оформляется, какие риски связаны с потерей документа? В статье подробно разберём эти аспекты.
На основании чего работник может хранить трудовую книжку на руках?
Согласно ст. 66 ТК РФ и приказу Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н, работник имеет право получать оригинал трудовой книжки на руки в следующих случаях:
- при подаче заявления о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности;
- при увольнении (в день увольнения или ранее, если это предусмотрено договором);
- при переходе на электронный формат – в этом случае выдаётся только справка СТД‑Р, а оригинал остаётся в организации.
Выдача происходит не позже трёх рабочих дней со дня подачи заявления (п. VII КонсультантПлюс). Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, книжка выдаётся в день увольнения.
Военное положение и особые ограничения
В период введения военного положения работодатель не вправе выдавать трудовую книжку на руки (источник – ГАРАНТ.РУ). Это связано с требованиями к хранению документа в центральном архиве и обеспечению контроля за трудовыми отношениями.
Как оформить акт приема‑передачи и возврат книжки?
При увольнении в 2025 году оформляется акт об отказе в выдаче трудовой книжки. Документ подписывается обеими сторонами и фиксирует:
- дату увольнения;
- причину отказа от выдачи (например, переход на электронный формат);
- передачу остальных кадровых документов в кадровую службу.
Если работник получает книжку на руки, но позже её теряет или портит, работодатель обязан оформить акт о потере и выдать замена (обычно – справку СТД‑Р). Потеря документа не освобождает работодателя от обязанности вести кадровую ведёнку.
Что делать, если работник отказывается от бумажной формы?
Согласно письму Минтруда от 14 декабря 2020 г. № 14‑2/ООГ‑18054, отказ от бумажной трудовой книжки является окончательным. После этого:
- в ПФР вносятся сведения о выборе электронного формата;
- ведутся кадровые записи только в электронном виде;
- отмена или изменение решения об отказе невозможна.
Работодатель может выслать форму СТД‑Р ценным письмом с описью вложения, но хранить оригинал в офисе уже не обязано.
Сроки возврата документа в кадровую службу
По ч. 3 ст. 62 ТК РФ, после получения трудовой книжки в отделении Социального фонда работник обязан вернуть её в кадровую службу не позднее трёх рабочих дней. Это правило действует, пока документ выдавался на руки в рамках оформления пенсии или иных процедур.
Последствия несоблюдения сроков
Если возврат не произошёл в установленный срок, работодатель может:
- запросить у работника объяснения;
- оформить акт о непредоставлении документа;
- в случае длительного отсутствия – обратиться в суд для восстановления собственности.
Частые ошибки и рекомендации
На практике часто встречаются ситуации, когда:
- книжка остаётся у работника надолго из‑за задержек в архиве;
- документ повреждён (обгорел, постиран, порван) – в этом случае требуется оформить акт о повреждении;
- работник отказывается от получения оригинала, но требует выплаты пособия – в таком случае выдача всё равно возможна, но оформляется через форму СТД‑Р.
Рекомендации работодателям:
- Запрашивайте заявление о выдаче трудовой книжки заранее (не менее трёх рабочих дней до нужной даты);
- Фксируйте каждый акт выдачи и возврата в электронном виде.
- При утере или повреждении оформляйте акт о потере/повреждении и сразу же высылайте работнику форму СТД‑Р.
- Соблюдайте сроки возврата документа в кадровую службу, чтобы избежать штрафов и конфликтов.
Краткое резюме
Таким образом, если трудовая книжка находится в руках у работника, это может происходить:
- по инициативе работника (заявление о сведениях о трудовой деятельности);
- в рамках увольнения (акт об отказе, выдача в день увольнения);
- в случае временного выдачи для оформления пенсии (не более трёх рабочих дней).
Важно соблюдать установленные сроки, правильно оформлять акты и вовремя возвращать документ в кадровую службу. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в консультационные службы (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) или в профсоюзный совет.
Автор статьи: кадровый аналитик, 21 мая 2026 г.