Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ С 2020 года в России действует двухформатная система: бумажные и электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В 2025 году каждый новый сотрудник может получить трудовую книжку только в электронном виде — если ранее у него не было бумажной․ Разберёмся, как оформляется трудовая книжка в разных ситуациях, кто отвечает за её ведение и как правильно действовать как работодателю, так и сотруднику․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это документ, в который вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводе на другую работу;
• увольнении с указанием основания (согласно статье 77 ТК РФ);
• награждениях и поощрениях (только в бумажной версии);
• выдаче наград, почетных званий (только в бумажной версии)․

Эти сведения формируют официальный трудовой стаж, который используется для расчёта пенсии, оформления льгот, получения кредитов и других юридически значимых целей․

Два формата трудовой книжки: бумажная и электронная

На 2025 год в России действуют два вида трудовых книжек:

Бумажная трудовая книжка

• Выдаётся работнику, который уже имел трудовую книжку до 2020 года․
• Если сотрудник впервые устраивается на работу, но ранее уже имел бумажную книжку — она продолжает использоваться․
• Заполняеться вручную или с помощью печати (по утверждённым формам)․
• Хранится у работодателя до увольнения, после чего выдаётся сотруднику на руки․
• В неё можно вносить записи о наградах и поощрениях — это не допускается в электронной версии․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Вводится с 1 января 2020 года как альтернатива бумажной․
• При первом трудоустройстве все новые сотрудники получают только ЭТК — если не подали заявление о сохранении бумажной․
• Информация хранится в базе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․
• Записи вносятся работодателем в электронном виде через специальные сервисы (например, «Работодатель» на сайте ПФР или бухгалтерские онлайн-сервисы)․
• Сотрудник может самостоятельно просматривать свою ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг․

Как оформить трудовую книжку впервые: пошаговая инструкция для работодателя

Если сотрудник устраивается на работу впервые и не имеет бумажной трудовой книжки — работодатель обязан оформить ему ЭТК․ Вот алгоритм действий:

Шаг 1: Соберите документы от сотрудника

Попросите предоставить:

• Паспорт;
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• ИНН (при наличии);
• Документы об образовании (диплом, аттестат и т․д․)․

Шаг 2: Зарегистрируйте сотрудника в ПФР

Работодатель должен в течение одного рабочего дня с даты заключения трудового договора подать сведения о новом работнике в ПФР․ Это делается через:

• Личный кабинет страхователя на сайте ПФР (pfrf․ru);
• Бухгалтерский онлайн-сервис (например, «Контур․Бухгалтерия», «1С-Отчётность»);
• Электронную отчётность через оператора ЭДО․

В форме ЕФС-1 указываются:

• ФИО сотрудника;
• СНИЛС;
• дата приёма на работу;
• должность;
• наименование организации;
• реквизиты трудового договора․

Шаг 3: Оформите трудовой договор и приказ о приёме

• Подпишите с сотрудником трудовой договор (в 2-х экземплярах)․
• Издайте приказ о приёме на работу по форме Т-1 (или по форме организации)․
• Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись․

Шаг 4: Уведомите сотрудника о формировании ЭТК

Работодатель обязан в письменной форме (в т․ч․ электронно) уведомить сотрудника о том, что его трудовая книжка оформлена в электронном виде․ Уведомление можно включить в приказ о приёме или отправить отдельно․

Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка?

Если работник ранее уже имел бумажную трудовую книжку — он имеет право:

• Продолжить использовать её;
• Подать заявление о переходе на ЭТК․

Если сотрудник хочет перейти на ЭТК:

1. Он подаёт в бухгалтерию или отдел кадров заявление о переходе на электронную трудовую книжку․
2. Работодатель вносит запись в бумажную книжку: «Запись о трудовой деятельности ведётся в электронном виде»․
3. Работодатель выдаёт бумажную книжку сотруднику на руки и больше не несёт ответственность за её хранение и ведение․
4. С этого момента все новые записи (приёмы, увольнения, переводы) вносятся только в ЭТК․

Как сотрудник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Сотрудник может получить доступ к информации о своей ЭТК через следующие каналы:

Через портал Госуслуг

• Зайдите на gosuslugi․ru․
• Авторизуйтесь в личном кабинете․
• Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»․
• Просмотрите все записи: места работы, должности, даты приёма и увольнения․

Через личный кабинет на сайте ПФР

• Перейдите на es․pfrf․ru․
• Войдите через ЕСИА (логин и пароль от Госуслуг)․
• Выберите «Электронная трудовая книжка» в меню․
• Скачайте выписку в PDF или распечатайте․

Через МФЦ

• Придите в ближайший МФЦ с паспортом и СНИЛС․
• Подайте заявление на получение выписки из ЭТК․
• Выписка выдаётся в течение 3–5 рабочих дней․

Через отделение ПФР

• Придите в территориальное управление Пенсионного фонда․
• Подайте заявление на получение сведений из ЭТК․
• Выписка выдаётся на руки или отправляется по почте;

Оформление трудовой книжки для иностранцев

Иностранные граждане, работающие в России на основании разрешения на работу или патента, также обязаны иметь трудовую книжку․ Порядок:

1. Проверьте наличие у иностранца: паспорта, миграционной карты, разрешения на работу (или патента), СНИЛС․
2. Если у иностранца нет трудовой книжки — оформляется ЭТК (если он впервые трудоустраивается в РФ)․
3. Если у него есть бумажная книжка из другой страны — она не действует на территории РФ․ Необходимо оформить новую — бумажную или электронную․
4. Записи вносятся на русском языке, с соблюдением правил ТК РФ․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку:

• Он подаёт работодателю заявление о выдаче дубликата․
• Работодатель запрашивает сведения из ПФР о трудовой деятельности сотрудника․
• На основании этих данных оформляется новый документ, дубликат бумажной трудовой книжки․
• В дубликате делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченного»․
• Все последующие записи ведутся в этом дубликате․

Важно! Дубликат ЭТК не выдаётся — информация всегда доступна в базе ПФР․ Достаточно просто получить выписку․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить трудовую книжку через Госуслуги?

Нет, через Госуслуги нельзя оформить трудовую книжку․ Но через Госуслуги можно получить выписку из ЭТК, проверить стаж и увидеть историю работы․

Нужно ли заводить трудовую книжку студенту без опыта работы?

Нет, если студент устраивается на работу впервые — ему оформляется электронная трудовая книжка․ Бумажная не требуется, если он не подавал заявление на её получение ранее․

Кто несёт ответственность за ведение трудовой книжки?

• До перехода на ЭТК — работодатель․
• После перехода на ЭТК — Пенсионный фонд РФ․
• Работодатель обязан вносить записи в ЭТК в срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа․

Можно ли в ЭТК вносить записи о наградах?

Нет․ Только в бумажной трудовой книжке можно вносить сведения о поощрениях, благодарностях и наградах․ В ЭТК — только сведения о трудовой деятельности: приёмы, увольнения, переводы․

Оформление трудовой книжки — это не просто формальность, а важный этап трудоустройства, влияющий на будущую пенсию и социальные гарантии работника․ В 2025 году большинство новых сотрудников получают электронную трудовую книжку — это удобно, безопасно и доступно в любое время․ Работодатели обязаны вовремя передавать данные в ПФР, а сотрудники — регулярно проверять свою ЭТК через Госуслуги или личный кабинет ПФР․

Рекомендация: каждый работник должен хотя бы раз в год проверять свою электронную трудовую книжку․ Это поможет избежать ошибок, пропущенных записей и проблем с начислением пенсии в будущем․

Помните: трудовая книжка — это ваша история работы․ Храните её, проверяйте и контролируйте!