Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника․ Её правильное ведение‚ учёт‚ хранение и своевременная выдача регламентируются нормативными актами Минтруда России‚ в частности Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»․ В данной статье подробно рассмотрены актуальные требования на 2025 год‚ порядок организации учёта‚ ответственность работодателя и практические рекомендации для кадровых служб․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66‚ 65)․
• Приказ Минтруда России № 320н от (в редакции‚ действующей на 2025 год)․
• Инструкция по ведению трудовых книжек и вкладышей в них (приказ Минтруда № 157н)․
• Положения о бухгалтерском учёте (счёт 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы»)․

Согласно пункту 118 Инструкции № 157н‚ трудовые книжки и вкладыши в них учитываются на бухгалтерском счёте 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы»․

Назначение ответственного лица

Работодатель обязан приказом (распоряжением) назначить специально уполномоченное лицо‚ которое несёт ответственность за:

• ведение учёта трудовых книжек;
• их хранение;
• учёт движения (приход‑расход);
• выдачу сотрудникам при приёме‚ переводе и увольнении․

Это требование закреплено в пункте 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ № 320н) и подтверждается разъяснениями КонсультантПлюс‚ ЕИСОТ и государственной инспекции труда;

Книги учёта трудовых книжек

Для полного учёта необходимо вести две книги:

1. Приходно‑расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё (ведётся бухгалтерией)․ В неё вносятся сведения о всех операциях с бланками: получение от поставщика‚ внутреннее перемещение‚ списание при порче или утрате‚ указание серии и номера каждого бланка․
2. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведётся отделом кадров)․ Отражает фактическое перемещение самих трудовых книжек: выдача при приёме на работу‚ возврат при увольнении‚ передача между подразделениями‚ учёт невостребованных после увольнения документов․

Оба журнала должны быть пронумерованы‚ прошиты и храниться в течение 50 лет с момента последней записи (в соответствии с требованиями к документам строгой отчётности)․

Правила хранения трудовых книжек

• Место хранения – специально оборудованный шкаф или сейф с ограниченным доступом (только уполномоченное лицо и его заместители)․
• Условия – сухое‚ защищённое от прямых солнечных лучей и влажности помещение; температура не выше +25 °C‚ относительная влажность 40‑60 %․
• Срок хранения – трудовые книжки текущих сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации․ После увольнения книжка выдаётся сотруднику под расписку; если сотрудник не востребовал документ‚ он хранится в архиве организации не менее 50 лет․
• Учёт невостребованных книжек – в книге учёта движения делается отметка о дате получения обратно и причине невостребованности (например‚ отказ сотрудника получить документ)․

При утрате или порче трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат в соответствии с пунктом 41 Приказа № 320н‚ предварительно оформив акт о утрате и сделав запись в приходно‑расходной книге․

Выдача трудовых книжек

Выдача осуществляется под личную расписку сотрудника в журнале учёта движения․ Основные моменты:

• При приёме на работу – выдаётся новая трудовая книжка (или вкладыш к уже существующей) с записью о приёме․
• При переводе внутри организации – запись о переводе вносится в текущую книжку; выдача отдельного документа не требуется․
• При увольнении – трудовая книжка выдаётся в день расчёта под расписку; если сотрудник отсутствует‚ книжка направляется ему заказным письмом с уведомлением о вручении․
• При выдаче дубликата – делается отметка «Дубликат» и указывается номер оригинала․

Все записи заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (если таковая имеется)․

Ответственность за нарушение порядка ведения

Нарушение требований по ведению‚ учёту‚ хранению и выдаче трудовых книжек влечёт:

• административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц‚ от 100 000 до 200 000 руб для организаций);
• дисциплинарную ответственность уполномоченного лица (выговор‚ снятие с должности);
• возможные гражданско‑правовые исковые требования со стороны работника (возмещение ущерба‚ морального вреда)․

Поэтому важно регулярно проводить внутренние аудиты‚ проверять наличие и корректность записей в обеих книгах учёта‚ а также обеспечивать обучение ответственного персонала․

Изменения и актуальные требования на 2025 год

С 2025 года вступили в силу следующие уточнения Приказа № 320н:

1. Обязательное ведение электронного журнала учёта движения трудовых книжек в информационной системе кадрового учёта (при условии‚ что система обеспечивает защиту информации и ведение журнала в соответствии с требованиями к документам строгой отчётности)․
2. Уточнение формата записи серии и номера бланка: теперь указывается также год выпуска бланка․
3. Упрощённая процедура выдачи дубликата при наличии электронного копии трудовой книжки в личном кабинете сотрудника на портале «Работа в России»․
4. Увеличение срока хранения невостребованных трудовых книжек с 45 до 50 лет (в соответствии с изменениями в Федеральном законе «Об архивном деле»)․

Эти нововведения направлены на повышение прозрачности учёта и снижение рисков потери документов․

Практические рекомендации для кадровой службы

• Создать внутренний нормативный акт (положение) о порядке ведения трудовых книжек‚ утверждённый приказом руководителя․
• Ежеквартально проводить сверку данных приходно‑расходной книги с фактическим наличием бланков на складе․
• Вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек в электронном виде с резервным копированием на защищённый сервер․
• Обеспечить обучение уполномоченного лица и его заместителей раз в год (семинары‚ вебинары‚ ознакомление с последними изменениями законодательства)․
• Хранить резервные копии электронных журналов в отдельном помещении‚ недоступном для посторонних․
• При переходе на новую систему кадрового учёта провести миграцию данных с сохранением всех реквизитов (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ ФИО сотрудника)․

Правильное ведение учёта‚ хранение и выдача трудовых книжек – это не только юридическая обязанность работодателя‚ но и важный элемент защиты прав работников․ Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н‚ ведение двух обязательных книг учёта‚ назначение ответственного лица и соблюдение условий хранения позволяют избежать штрафов‚ споров с сотрудниками и потери ценных документов․ Следуя изложенным рекомендациям и учитывая изменения‚ вступившие в силу в 2025 году‚ организации смогут обеспечить надёжный и прозрачный оборот трудовых книжек в своём кадровом документообороте․

Статья актуальна на ․