В 2026 году большинство работодателей в России уже используют электронную трудовую книжку (ЭТК). Тем не менее‚ бумажная трудовая книжка остаётся актуальной в ряде случаев. В этой статье разберём‚ какие документы нужны при приёме на работу‚ как оформлять записи в бумажной и электронной форме‚ и какие нюансы могут возникнуть‚ если у кандидата нет бумажной трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются все трудовые договоры‚ переводы‚ увольнения и начисления заработной платы. Она подтверждает стаж работы и служит доказательством трудового опыта.
С 2025 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку. В 2026 году большинство организаций уже ведут записи в системе «Кадры» и отправляют данные в Федеральную службу по труду и занятости (ФСФР).
Ключевые документы при приёме на работу
- Паспорт гражданина РФ
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)
- Трудовая книжка (бумажная) или справка по форме СТД‑Р / СТД‑СФР (для сотрудников‚ отказавшихся от бумажной)
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если работник уже перешёл)
Как проверить наличие бумажной трудовой книжки?
Если работник перешёл на электронный формат‚ в бумажной трудовой книжке должна быть закрывающая запись о переходе. При её наличии новый работодатель уже не может вносить записи о трудовой деятельности и вознаграждениях.
Проверка заявления о переходе проста: если работник перешёл на ЭТК‚ в бумажной трудовой книжке будет специальная запись. Если такой записи нет‚ значит‚ работник ещё не перешёл и можно вести записи в бумажной форме.
Как оформить запись о приёме на работу в бумажной трудовой книжке?
Оформление записи в бумажной трудовой книжке выполняется следующим образом:
- В графе 1 указывается порядковый номер записи.
- В графе 2 вносится дата приёма на работу (день и месяц в формате ДД и ММ‚ год в формате ГГГГ).
- В графе 3 указывается наименование работодателя и реквизиты (адрес‚ ИНН).
- В графе 4 фиксируется дата начала работы и дата окончания работы (если она известна).
- В графе 5 указывается должность и вид деятельности.
- В графе 6 указывается сумма заработной платы (если это необходимо).
После заполнения записи её необходимо подписать и поставить печать работодателя.
Как оформить запись в электронной трудовой книжке?
В 2026 году все записи делают сразу в электронном виде. Для этого:
- Войдите в систему «Кадры» и выберите пункт «Добавить запись».
- Заполните поля: дата приёма‚ должность‚ вид деятельности‚ сумма заработной платы.
- Сохраните запись и отправьте её в ФСФР через форму ЕФС‑1.
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки‚ он должен предоставить справку по форме СТД‑Р или СТД‑СФР. Эти документы подтверждают стаж работы и передаются в ФСФР вместе с заявлением о приёме.
Что делать‚ если у соискателя нет бумажной трудовой книжки?
В большинстве случаев это не является препятствием для приёма на работу. Важно:
- Проверить наличие заявления о переходе на ЭТК (если работник уже перешёл).
- Запросить у кандидата справку по форме СТД‑Р / СТД‑СФР‚ если он отказался от бумажной трудовой книжки.
- Если работник не имеет ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки‚ то необходимо оформить первую запись о приёме в системе «Кадры» и отправить ЕФС‑1 в ФСФР.
Таким образом‚ отсутствие бумажной трудовой книжки не является преградой. Главное – предоставить все необходимые документы и оформить запись в системе «Кадры».
Как проверить подлинность документов?
Для работодателя важно убедиться‚ что предоставленные документы действительно. В 2026 году можно воспользоваться специальным сервисом в системе «Кадры»:
- Проверка подлинности паспортов и СНИЛС.
- Проверка заявлений о переходе и сведений о стаже через ФСФР.
- Проверка записей в ЭТК и печатей работодателя.
В 2026 году можно принять сотрудника на работу без бумажной трудовой книжки‚ если:
- Кандидат предоставляет паспорт‚ СНИЛС и справку по форме СТД‑Р / СТД‑СФР.
- Работодатель оформляет запись о приёме в системе «Кадры» и отправляет ЕФС‑1 в ФСФР.
- Если работник уже перешёл на электронную трудовую книжку‚ в бумажной трудовой книжке должна быть закрывающая запись о переходе.
Таким образом‚ бумажная трудовая книжка не обязательна‚ но её наличие может облегчить проверку стажа и опыта соискателя. Главное – правильно оформить запись в электронном виде и убедиться в подлинности всех документов.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации‚ обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в региональную службу ФСФР.