Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для работника основной. В 2026 году правила ведения и оформления этого документа претерпели значительные изменения в связи с окончанием переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
Обязанность работодателя: бумага или электроника?
Закон четко возлагает обязанность по ведению трудовых книжек на работодателя. В статье 66 ТК РФ указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа является основной. При этом обязанность ведения трудовой книжки, будь она бумажной или электронной, всецело лежит на работодателе.
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что теперь работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) на весь персонал, одновременно отражая информацию в базе Социального фонда России (СФР).
Особенности оформления при первом трудоустройстве
Если сотрудник трудоустраивается впервые в жизни, компания оформляет ему трудовую книжку исключительно в электронном виде. Это правило стало актуальным для лиц, впервые устраивающихся на работу в 2025 году и позднее. После оформления ЭТК работодатель отчитывается в СФР обо всех кадровых изменениях, что закреплено в статье 66.1 ТК РФ.
Что делать, если работник утратил бумажную трудовую книжку?
Частая ситуация на практике: принимаемое на работу лицо не может предоставить трудовую книжку вследствие ее утраты. Как разъясняет Роструд (Письмо Минтруда России от 3 июня 2022 г.), при непредставлении работником трудовой книжки по причине утраты или сведений о трудовой деятельности, работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые.
В таком случае работодатель обязан формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).
Ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году
Несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка не отменена. Если у сотрудника она есть, работодатели обязаны вести ее по прежним правилам и одновременно вести электронную трудовую книжку.
Правила заполнения
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя:
- Не позднее недельного срока — при текущих кадровых изменениях (прием, перевод, награждение).
- В день увольнения — при прекращении трудового договора.
Записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Для ведения документа необходимо использовать специальные бланки.
Оформление вкладыша
Если в бумажной трудовой книжке заканчивается свободное место, оформляется вкладыш. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка «Выдан вкладыш», указываются его серия и номер. Важно помнить, что вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Прием на работу с бумажной трудовой в 2026 году
При оформлении сотрудника на работу в 2026 году, у него следует запросить:
- Трудовую книжку с закрывающей записью. Документ при этом остается у работника, никакие сведения в него новым работодателем уже вноситься не будут.
- Форму СТД-Р, полученную у прежнего работодателя.
- Или форму СТД-ПФР, выданную в Пенсионном фонде (ныне, Социальном фонде России).
Таким образом, при увольнении и новом трудоустройстве в 2025 году и далее, новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку сотрудника.
Хранение, учет и выдача трудовых книжек
На работодателе лежит огромная ответственность за сохранность документов. Работодатель обязан обеспечить:
- Учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
- Надлежащее хранение этих документов.
- Своевременную выдачу.
Выдача трудовой книжки работнику
Согласно статье 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).
Исключение составляют случаи, когда в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (например, если он полностью перешел на ЭТК).
Ответственность за задержку выдачи или невнесение записей
Трудовая книжка подтверждает стаж для пенсии и социальных выплат. Поэтому законодательство строго наказывает работодателей за нарушения в этой сфере. Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан возместить работнику неполученный заработок за весь период задержки.
Судебная практика подтверждает: суды обязывают работодателей не только внести запись об увольнении в трудовую книжку, но и выплатить работникам задолженность и компенсации за задержку документов.
Переход на электронную трудовую книжку
Сотрудник имеет право в любое время отказаться от бумажного документа и перейти на электронную трудовую книжку. Для этого ему необходимо подать соответствующее заявление в отдел кадров. Перейти на ЭТК можно у любого работодателя.
Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о трудовой деятельности и стаже. Работодатели обязаны были до 30 июня уведомить сотрудников о возможности выбрать бумажную или электронную трудовую книжку, а также об изменениях в законодательстве.
В 2026 году обязанность работодателя оформить трудовую книжку остается незыблемой, однако формат её ведения существенно изменился. Главным трендом стала полная цифровизация: для новых сотрудников оформляются исключительно ЭТК, а за работодателями закреплена обязанность своевременной сдачи отчетности в СФР. При этом бумажные трудовые книжки сохраняют свою силу для тех, кто решил их оставить, и требуют от работодателя неукоснительного соблюдения правил учета, хранения и выдачи.