Вопрос о необходимости оформления трудовой книжки (бумажной или электронной) остаётся актуальным для работодателей и сотрудников в 2026 году. Ниже подробно рассмотрены законодательные нормы, практические требования и последствия их несоблюдения.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 66.1 (электронная трудовая книжка), ст. 62 (выдача документов, связанных с работой).
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от – создаёт реестр трудовой деятельности в Социальном фонде России (СФР).
- Федеральный закон № 436‑ФЗ от – вводит обязанность работодателей с 2020 года представлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает правила заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК).
Эти нормативные акты определяют, кто и когда обязан вести трудовую книжку, а также в какой форме (бумажной или электронной).
Обязанности работодателя при приёме на работу
Запрос документов у newly hired сотрудника
При оформлении сотрудника работодатель обязан:
- Получить трудовую книжку с закрывающей записью (если она у работника есть) или форму СТД‑Р/СТД‑ПФР, выданную предыдущим работодателем или Пенсионным фондом.
- Если у работника нет трудовой книжки (первый трудовой договор), оформить её в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма на работу (ст. 66 ТК РФ).
Выбор формы ведения трудовой книжки
С 2020 года действует dual‑system:
- Бумажная трудовая книжка – ведётся, если сотрудник сам выбрал такой способ либо ещё не принял решение о переходе на электронный формат.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательна для всех работодателей; сведения о трудовой деятельности должны передаваться в СФР в электронном виде.
Таким образом, работодатель должен оформить трудовую книжку в любой из этих форм, в зависимости от выбора сотрудника.
Бумажная трудовая книжка в 2026 году
Несмотря на широкое распространение ЭТК, бумажная форма сохраняет силу в следующих случаях:
- Сотрудник изначально выбрал бумажный вариант и не подал заявление о переходе на электронный формат.
- Сотрудник ещё не определился с формой ведения трудовой книжки (первый трудовой договор).
В этих ситуациях работодатель обязан:
- Вести трудовую книжку по прежним правилам (записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и т.д.).
- Одновременно подавать в СФР электронные сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
- Обеспечить учёт, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним (ст. 66 ТК РФ, п. 7 Правил заполнения трудовой книжки).
- При выдаче вкладыша сделать отметку на внутренней стороне обложки: «Выдан вкладыш», указать его серию и номер.
Если сотрудник переходит на электронный формат, бумажная книжка больше не ведётся, но остаётся у него на хранении как подтверждение ранее накопленного стажа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК представляет собой выписку из базы Социального фонда России, заверенную электронно‑цифровой подписью ведомства. Основные положения:
- Работодатель обязан заполнять ЭТК по правилам, утверждённым приказом Минтруда № 320н (2021 г.).
- Одновременно с заполнением ЭТК работодатель направляет в СФР сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника (форма СЗВ‑ТД).
- ЭТК хранится в СФР; сотрудник может получить выписку через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в фонде.
- С 2021 года при приёме на работу впервые гражданам оформляется исключительно электронная трудовая книжка, если они не заявили иного выбора.
Таким образом, даже если работник предпочитает бумажный вариант, работодатель всё равно должен вести электронную трудовую книжку и передавать данные в СФР.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Согласно ст. 62 ТК РФ и разъяснениям КонсультантПлюс:
- По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать трудовую книжку (бумажную или электронную выписку).
- В день прекращения трудового договора работодатель должен выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним полный расчет (прокурор Саратовской области).
- Задержка выдачи или внесение неправильной формулировки причины увольнения влечёт обязанность возместить работнику не полученный заработок за весь период задержки.
Эти требования применяются независимо от того, ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном виде.
Ответственность за нарушение обязательств по трудовой книжке
Нарушение порядка ведения, хранения или выдачи трудовой книжки может повлечь:
- Административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ – от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб для организаций).
- Civil‑правовые последствия – возмещение ущерба сотруднику (недополученный заработок, компенсация морального вреда).
- Возможные трудовые споры, которые могут быть рассмотрены в суде или трудовой инспекции.
Поэтому соблюдение всех требований по оформлению и выдаче трудовой книжки является не только юридической обязанностью, но и элементом надёжного кадрового управления.
- Да, работодатель обязан оформить трудовую книжку для каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если работа является основной для работника (ст. 66 ТК РФ).
- Форма ведения может быть бумажной, электронной или обе одновременно, в зависимости от выбора сотрудника и законодательных требований.
- Даже при ведении бумажной трудовой книжки работодатель должен одновременно подавать электронные сведения в СФР (ЭТК).
- Выдача трудовой книжки (или её выписки) при увольнении должна осуществляться не позднее трёх рабочих дней после письменного заявления работника.
- Нарушение этих правил влечёт административную и гражданско‑правовую ответственность.
Соблюдение указанных норм гарантирует законность трудовых отношений, защищает права сотрудников и минимизирует риски для работодателя.