В 2026 году вопрос о форме ведения трудовой деятельности стал особенно актуален. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» определил новые правила. Ниже – подробный разбор плюсов и минусов бумажной и электронной трудовой книжки‚ а также рекомендации‚ как выбрать оптимальный вариант.

Что говорит закон?

Согласно Федеральному закону от № 439‑ФЗ:

• С 31 декабря 2020 г. работники‚ уже имеющие трудовую деятельность‚ должны были выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную.
• С 01 января 2021 г. при заключении первого трудового договора бумажная трудовая книжка не заводится – все сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде.
• С 01 января 2026 г. практически все работодатели переходят полностью на электронный формат‚ однако исключения сохраняются.

Ключевые даты

1. – последний срок выбора формы ведения.
2. – бумажная книжка не используется при первом трудовом договоре.
3. – переходный период‚ когда электронный вариант становится обязательным для большинства работодателей.

Бумажная трудовая книжка: когда её ещё можно использовать?

Бумажный документ сохраняет свою юридическую силу‚ но его применение ограничено:

• Работники‚ у которых стаж до 2020 года‚ могут одновременно вести бумажную и электронную книжки.
• Если у вас нет стажа (первый рабочий опыт)‚ вы обязаны оформить электронную форму.
• Для тех‚ кто уже имеет бумажную книжку‚ возможен переход к электронному формату по заявлению.

Преимущества бумажной формы

• Физический документ‚ удобно хранить в личном деле.
• Не требует доступа к интернету и электронных сервисов СФР.
• Подходит для компаний‚ которые не готовы к цифровой трансформации.

Недостатки

• Риск потери или порчи документа.
• Требует ручного внесения изменений‚ что увеличивает административную нагрузку.
• Необходимо лично посещать отдел кадров или бухгалтерию для внесения записей.

Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы

Электронный вариант – это цифровой аналог бумажной книжки‚ хранящийся в информационной базе СФР. Все записи автоматически передаются в систему‚ а работодатель формирует отчёт ЕФС‑1.

Плюсы

• Безопасность хранения – данные находятся в официальной базе‚ не подвержены физическому износу.
• Моментальный доступ – вы можете проверить свою трудовую историю онлайн через личный кабинет СФР.
• Автоматическое обновление – при новом месте работы записи вносятся сразу‚ без дополнительных бумажных процедур.
• Экономия времени – нет необходимости собирать и передавать бумажные документы.

Минусы

• Требуется наличие доступа к интернету и электронного устройства.
• Зависимость от технических сбоев и кибербезопасности.
• Для некоторых работников (особенно в удалённых регионах) может быть неудобно пользоваться электронными сервисами.

Как выбрать форму ведения?

При выборе стоит учитывать несколько факторов:

1. Стаж работы. Если у вас есть опыт до 2020 года‚ вы можете оставить бумажную книжку и вести её параллельно с электронной.
2. Удобство доступа к технологиям. Если вы уверенно работаете с компьютером и интернетом‚ электронный вариант будет более практичным.
3. Требования работодателя. Некоторые организации уже полностью перешли на электронный формат и требуют подачи заявления о выборе.
4. Перспектива будущего. С 2026 года электронный документ становится стандартом‚ поэтому переход к нему может упростить дальнейшую работу.

Пример заполнения заявления

Для перехода на электронный формат необходимо подать заявление о выборе способа ведения трудовой деятельности. В нём указываются:

• ФИО работника;
• Номер и дата рождения;
• Выбор – «бумажная» или «электронная»;
• Подпись.

Что делать‚ если вы ещё не определились?

Если на текущий момент вы не сделали выбор‚ помните‚ что:

• С бумажная книжка не создаётся при первом трудовом договоре.
• Работодатель обязан собрать информацию о вас в электронном виде и передать её в СФР.
• Ваше право – подать заявление в любой удобный для вас срок до 31 декабря 2020 г. (если вы уже работаете) или в течение переходного периода‚ пока не будет принято решение.

В 2026 году электронная трудовая книжка становится основным форматом ведения трудовых сведений. Бумажный вариант сохраняется лишь для тех‚ у кого есть стаж до 2020 года и которые явно выбрали эту форму. При выборе стоит ориентироваться на:

• Свой стаж и текущие обязательства;
• Уровень комфортности с цифровыми технологиями;
• Требования текущего работодателя;
• Перспективы дальнейшего использования документа.

Если вы ещё не определились‚ рекомендуем:

1. Проверить наличие стажа до 2020 года.
2. Ознакомится с процедурой подачи заявления в СФР.
3. Обратиться к отделу кадров или к консультанту по трудовому праву.

Таким образом‚ правильный выбор формы ведения трудовой деятельности поможет избежать лишних административных сложностей и обеспечит соответствие требованиям законодательства.