В 2026 году процесс взаимодействия работодателя и сотрудника в вопросах учета трудового стажа претерпел финальные изменения. С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажный документооборот в этой сфере стал исключением, а основным носителем информации о стаже — цифровой реестр. Однако вопросы о том, как выдать сотруднику его трудовую книжку на руки, остаются актуальными для тех случаев, когда бумажный бланк все еще находится у работодателя или требуется для архивных целей.
Правовой статус бумажной трудовой книжки в 2026 году
На текущую дату (май 2026 года) бумажная трудовая книжка сохраняется у работодателя только в следующих случаях:
- Сотрудник ранее написал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде (до конца 2020 года или в рамках особых переходных ситуаций).
- Трудовая книжка старого образца, которая не была заменена или переведена в электронный формат по объективным причинам, требующим уточнения в ПФР (Социальном фонде).
- Процедура увольнения сотрудника, имеющего бумажный документ.
Важно понимать: если сотрудник ранее выбрал электронную трудовую книжку, бумажный аналог ему на руки не выдается, а хранится в архиве организации до передачи на государственное хранение или уничтожения в установленном порядке.
Основания для выдачи трудовой книжки на руки
Согласно Трудовому кодексу РФ и актуальным нормативным актам, выдача трудовой книжки на руки возможна в двух основных ситуациях:
- При увольнении. Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения.
- По письменному заявлению сотрудника. Действующий работник может потребовать выдать ему трудовую книжку для предоставления в органы социального обеспечения (например, для оформления пенсии) или в иные государственные структуры.
Слово «выдать» в данном контексте означает действие по передаче документа владельцу в соответствии с установленным порядком, что подтверждается подписью сотрудника в журнале учета движения трудовых книжек.
Процедура выдачи по заявлению сотрудника
Если действующий сотрудник обращается с просьбой выдать ему трудовую книжку, он должен оформить это требование документально. Устные просьбы в 2026 году не имеют юридической силы для снятия ответственности с работодателя.
Алгоритм действий:
- Шаг 1. Подача заявления. Сотрудник пишет заявление в свободной форме с указанием причины (например, «для представления в Пенсионный фонд») и срока, на который необходим документ.
- Шаг 2. Регистрация. Кадровая служба регистрирует заявление и готовит трудовую книжку к выдаче.
- Шаг 3. Выдача и фиксация. Трудовая книжка выдается сотруднику на руки. Критически важно зафиксировать этот факт в Журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Сотрудник должен поставить свою подпись в графе «Роспись работника при получении трудовой книжки (вкладыша)».
- Шаг 4. Возврат. После использования документа сотрудник обязан вернуть его работодателю. Факт возврата также фиксируется в журнале.
Сроки выдачи и возврата
Законодательство устанавливает, что трудовая книжка выдается на срок не более 3 рабочих дней. По истечении этого срока сотрудник обязан вернуть документ. Если трудовая книжка не будет возвращена вовремя, работодатель вправе составить акт о невозможности внесения записей и приостановить работу с документом до его возврата.
Особенности для внутренних совместителей
Ситуация, когда сотрудник работает в организации как штатный сотрудник и как внутренний совместитель, требует особого внимания. В 2026 году, с учетом массового перехода на ЭТК, запись о совместительстве в бумажную трудовую книжку вносится только по основному месту работы.
Если же бумажная трудовая книжка физически находится у работодателя (как по основному месту работы), то выдача её на руки внутреннему совместителю для внесения записи о совместительстве не требуется, так как все данные уже находятся у одного работодателя. Запись вносится на основании отдельного приказа о работе по совместительству.
Ответственность и риски
Невыдача трудовой книжки в день увольнения или отказ выдать её по заявлению для органов соцобеспечения влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц могут быть значительными.
С другой стороны, выдача трудовой книжки без надлежащего оформления (без записи в журнале и без расписки) создает риск утраты документа. В случае спора именно журнал учета и подпись сотрудника будут доказательством того, что работодатель исполнил обязанность и выдал документ законному владельцу.
Несмотр на то, что 2026 год знаменует торжество цифрового формата трудовых отношений, бумажная трудовая книжка все еще может потребоваться. Главное правило для работодателя: любое действие по передаче этого документа должно сопровождаться письменным заявлением сотрудника и фиксацией в учетных журналах. Только соблюдение этих формальностей гарантирует защиту интересов обеих сторон трудового договора.