В 2026 году в России продолжают использоваться два формата трудовой книжки – бумажный и электронный (ЭТК)․ Несмотря на активное внедрение электронных систем, бумажный вариант остаётся обязательным документом для большинства работников, особенно при увольнении․ В статье рассмотрены все нюансы, связанные с выдачей, заполнением и хранением бумажной трудовой книжки в момент увольнения․

Обязательные документы, которые работодатель должен выдать при увольнении

Согласно Трудовому кодексу РФ и актуальным приказам Минтруда (постановка № 320н), в 2026 году работодатель обязан выдать следующую пакет документов:

1. Трудовая книжка (бумажный вариант) – оригинал с внесённой записью об увольнении․
2. Справка СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) – по запросу работника или при увольнении․
3. Справка о доходах и суммах удержанного НДФЛ (форма 2‑НДФЛ) – для расчёта налогов и предоставления в ПФР․
4. Справка для расчёта больничного (если работник имеет право на получение пособий по временной нетрудоспособности)․
5. Выписка из приказа об увольнении (копия приказа, в котором указана причина увольнения)․
6. Справка о размере и дате выплаты компенсаций (если они предусмотрены коллективным договором или законом)․

Все документы должны быть оформлены на актуальных бланках 2026 года, подписаны уполномоченным лицом и переданы работнику в течение трёх рабочих дней после даты увольнения․

Что делать, если работник не пришёл за документами?

Работодатель обязан:

• Отправить документы заказным письмом с уведомлением о вручении, либо
• Передать их через курьерскую службу с подтверждением получения․

Если работник отказывается принимать документы без уважительной причины, это считается выполнением обязанности работодателя, и дальнейшая ответственность за их выдачу снимается․

Как правильно оформить запись об увольнении в бумажной трудовой книжке

Запись в трудовую книжку вносится в строгом соответствии с Приказом Минтруда № 320н (утверждённым в 2026 году)․ Ниже – пошаговый алгоритм и примеры записей․

Порядок внесения записи

1. Откройте страницу трудовой книжки, где будет вноситься запись (обычно последняя пустая строка)․
2. Укажите дата начала работы (день, месяц, год)․
3. Укажите наименование организации, её ИНН и ОКПО (при наличии)․
4. Укажите должность и вид занятости (полный/частичный рабочий день, проектная работа и т․д․)․
5. Укажите дата увольнения и основание увольнения (см․ таблицу ниже)․
6. Подпишите запись руководителем организации и укажите его должность․
7. Поставьте печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами)․

Примеры записей об увольнении (2026 год)

Ниже представлены типовые образцы записей, которые можно скопировать в трудовую книжку․

Дата начала работы: 
Наименование организации: ООО "ТехноСервис", ИНН 7701234567
Должность: инженер‑программист
Вид занятости: полная занятость
Дата увольнения: 
Основание увольнения: По собственному желанию (пункт 1 ст․ 81 ТК РФ)
Подпись руководителя: ______________________
Ф․И․О․ руководителя: Иванов И․И․, генеральный директор
Печать организации

Для других оснований увольнения замените строку «Основание увольнения» на одну из следующих формулировок:

• По инициативе работодателя (пункт 2 ст․ 81 ТК РФ) – сокращение штата;
• По соглашению сторон (пункт 3 ст․ 81 ТК РФ);
• В связи с переводом в другую организацию (пункт 4 ст․ 81 ТК РФ);
• По истечении срока трудового договора (пункт 5 ст․ 81 ТК РФ);
• Вынужденный отпуск без сохранения заработной платы (пункт 6 ст․ 81 ТК РФ) и т․д․

Частые ошибки при заполнении

• Отсутствие подписи руководителя – запись считается недействительной․
• Неправильный формат даты (дд․мм․гггг) – может привести к спору при проверке․
• Пропуск основания увольнения – запись считается неполной․
• Заполнение через пробелы вместо печатных букв – может быть признано неразборчивым․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) vs․ бумажная: когда и почему работник может потребовать бумажный вариант

С 2024 года в России активно развиваются электронные трудовые книжки, однако в 2026 году их использование регулируется тем же Трудовым кодексом, что и бумажных․ Работник имеет право:

• Вести трудовую книжку в электронном виде, если он подал заявление о переходе на ЭТК и получил согласие работодателя․
• Отказаться от ведения ЭТК и потребовать бумажный вариант – в этом случае работодатель обязан выдать бумажную книжку в течение 3 рабочих дней после получения заявления․

Если работник не подавал заявление об отказе от ЭТК, но просит бумажную книжку «по запросу», работодатель также обязан выдать её в течение 3 рабочих дней․

Порядок выдачи бумажной книжки по запросу

1. Работник подаёт письменный запрос (можно через электронную почту) с указанием причины и желаемой даты получения․
2. Работодатель проверяет наличие свободных страниц в книжке․
3. Если в книжке нет свободных страниц, работодатель обязан оформить новую книжку и перенести в неё все записи․
4. Книжка передаётся работнику лично или отправляется заказным письмом․

Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи и заполнения трудовой книжки

Нарушения могут повлечь за собой административную и гражданскую ответственность:

• Административный штраф для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей (пункт 5 статьи 5․27 КоАП РФ)․
• В случае отказа в выдаче трудовой книжки работнику может быть присуждена компенсация в размере среднего заработка за каждый день просрочки․
• Если запись в книжке сделана с ошибками, работник имеет право потребовать её исправления в течение 30 дней, а в случае отказа – обратиться в суд․

Как избежать штрафов

• Вести контрольный журнал всех выдач и возвратов трудовых книжек․
• Обучать кадровый персонал правилам заполнения по актуальному Приказу Минтруда № 320н․
• Регулярно проверять наличие актуальных бланков и образцов записей․

Полезные ссылки и образцы (2026 год)

• Образцы записей в трудовую книжку (PDF)
• Бланк справки СТД‑Р 2026 г․
• Приказ Минтруда № 320н (полный текст)
• Инструкция по переходу на электронную трудовую книжку

Краткий чек‑лист для работодателя

Бумажная трудовая книжка остаётся важнейшим документом, подтверждающим трудовую историю сотрудника․ При увольнении необходимо строго соблюдать порядок заполнения, своевременно выдавать все обязательные справки и учитывать право работника на получение бумажного варианта даже при наличии электронного формата․ Соблюдение этих требований поможет избежать штрафов, конфликтов и обеспечит прозрачность трудовых отношений․

Помните: правильное оформление записи в трудовой книжке и своевременная выдача документов – это не только юридическая обязанность, но и показатель уважительного отношения к сотруднику․