Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются все места работы‚ стаж‚ должности и квалификации сотрудника. В 2026 году правила оформления изменились: бумажный вариант существует только для тех‚ кто впервые устраивается на работу и никогда ранее не вел трудовую книжку. В остальном все сведения ведутся в электронном виде – Электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже приведена подробная инструкция‚ где и как оформить трудовую книжку в первый раз.
Что такое трудовая книжка в 2026 году?
Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»‚ в 2026 году бумажный документ оформляется только в случае:
- первого трудоустройства;
- отсутствия у работника ранее ведённой трудовой книжки.
Если работник уже имеет электронную трудовую книжку‚ бумажный аналог не требуется. При переходе на ЭТК работодатель делает запись в бумажной книжке о переходе‚ но сама книга уже ведётся в электронном виде.
Кто обязан оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве?
Обязанность оформления лежит на работодателе. При приёме на работу новый сотрудник получает:
- электронную трудовую книжку (по умолчанию);
- бумажную‚ если работник ранее не вел такой документ.
Если работник хочет получить бумажную копию‚ он может запросить её у работодателя.
Пошаговый процесс оформления трудовой книжки впервые
- Подготовка документов: паспорт‚ ИНН‚ справка о предыдущем трудоустройстве (если есть).
- Подача заявления работодателю: в отдел кадров или HR‑отдел. В заявлении указывается‚ что работник впервые устраивается и не имеет трудовой книжки.
- Подача сведений в СФР (Службу Федеральной регистрации): работодатель отправляет данные о приёме на работу в электронном виде.
- Получение ЭТК: после регистрации работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через портал Госуслуги.
- Проверка и подтверждение: работник проверяет‚ что все сведения корректны‚ и при необходимости уточняет их у работодателя.
Где можно получить бумажную трудовую книжку впервые?
Бумажную трудовую книжку выдаёт работодатель в момент приёма на работу. Если работник хочет получить бумажный вариант‚ он должен:
- обратиться в отдел кадров с просьбой о выдаче бумажной трудовой книжки;
- предоставить копию паспорта и ИНН.
Если работник уже имеет электронную трудовую книжку‚ бумажный вариант не требуется.
Как получить электронную трудовую книжку впервые?
Электронную трудовую книжку (ЭТК) оформляет работодатель автоматически. Для доступа к ней работник:
- Зайти на портал Госуслуги;
- Перейти в раздел «Гражданам» → «Электронная трудовая книжка»;
- Нажать «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»;
- Подтвердить данные и получить электронный документ.
Если работник не имеет доступа к Госуслугам‚ он может получить справку через работодателя‚ который отправит её в электронном виде.
Как получить справку о трудовом стаже и выписку
Для получения справки о трудовом стаже можно воспользоваться тем же порталом Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет;
- Выберите «Справка о трудовом стаже»;
- Заполните форму и получите документ в PDF‑формате.
В случае необходимости бумажной копии‚ работник может запросить её у работодателя.
Образцы заявлений и форм
- Заявление об отсутствии трудовой книжки: Скачать образец
- Заявление на оформление трудовой книжки впервые: Скачать образец
- Справка о трудовом стаже (электронная): Скачать образец
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли оформить бумажную трудовую книжку самостоятельно? Нет‚ её выдаёт только работодатель.
- Что делать‚ если я уже имею бумажную книжку‚ но хочу перейти на ЭТК? Работодатель оформит переход‚ а вы сможете проверить данные в Госуслугах.
- Где хранится электронная трудовая книжка? В системе Федеральной службы по труду и занятости‚ доступной через портал Госуслуги.
- Можно ли получить справку о трудовом стаже‚ если я работаю только один год? Да‚ справка выдаётся по запросу‚ но в случае короткого стажа она может быть пустой.
Первый раз оформить трудовую книжку – это простая процедура‚ если вы знаете‚ где и как это сделать. Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку‚ а бумажный вариант выдаётся только при отсутствии ранее ведённой книги. Все сведения фиксируются в системе Госуслуг‚ где вы можете получить справки и выписки. Следуйте пошаговой инструкции‚ и оформление пройдет быстро и без лишних хлопот.