Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Несмотря на активную цифровизацию, вопросы по её заполнению остаются одними из самых актуальных как для работодателей, так и для работников. В 2026 году правила ведения этого документа претерпели значительные изменения, связанные с массовым переходом на электронный формат и обновлением бумажных бланков. В этой статье мы подробно разберем самые частые вопросы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и как заполнять?

С 1 января 2020 года в России была введена электронная трудовая книжка, а к 2026 году процесс её ведения стал повседневной реальностью. ЭТК — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, сведения в котором хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Это значительно снижает риски повреждения, утери или фальсификации документа.

Кому оформляется ЭТК по умолчанию?

Согласно актуальным нормам (ст. 66, 66.1 ТК РФ), для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору, и трудовая книжка не оформлялась), трудовая книжка открывается в электронной форме.

Другие работники (те, у кого уже есть стаж) вправе самостоятельно выбрать способ ведения трудовой книжки: электронный или бумажный.

Как работодателю заполнять электронную трудовую книжку?

В отличие от бумажного формата, работодателю не нужно вносить записи вручную. Заполнение ЭТК происходит путем подачи отчетности:

• Форма ЕФС-1: На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатели обязаны подавать в СФР «Сведения о трудовой деятельности» по форме ЕФС-1.
• Сроки: Сведения о приеме на работу, переводе или увольнении подаются в фонд в установленные законом сроки.
• Выбор вида книжки в ЕФС-1: Частый вопрос — нужно ли указывать выбор ведения трудовой книжки в ЕФС-1, если у работника первое место работы? Да, при подаче сведений на новых сотрудников работодатель фиксирует статус ведения ЭТК. Если это первое место работы — указывается ведение электронной трудовой книжки.

Как оформить ЭТК при увольнении?

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодателю не нужно делать запись в бумажном бланке (если от него отказались). Достаточно своевременно подать в СФР форму ЕФС-1 с отметкой о прекращении трудового договора. Вся информация автоматически отразится в лицевом счете работника.

Бумажная трудовая книжка: новые правила и бланки

Несмотря на переход в «цифру», бумажная трудовая книжка не отменена для тех, кто сделал выбор в её пользу. Кроме того, цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы, и бумажный документ по-прежнему остается главным физическим доказательством трудового опыта.

Новая форма бланка с 2023 года

Важно помнить, что с 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда № 320н от . Работодатели обязаны оформлять бумажные трудовые на новых бланках. Использование старых бланков является нарушением.

Изменения в правилах ведения

Минтруд продолжает совершенствовать нормативную базу. В ближайшее время планируются изменения в правилах ведения трудовых книжек, направленные на исключение избыточных требований и устаревших сведений. Это упростит жизнь кадровым работникам.

Частые вопросы по заполнению трудовой книжки

1. Что вносить в бумажную трудовую, если работник выбрал ЭТК?

   Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки. В саму книжку вносится запись о том, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Дальнейшие записи (о переводах, увольнениях) в бумажный вариант не вносятся.

2. Как подтвердить стаж, если бумажная книжка утеряна?

   Периоды работы для определения страхового стажа теперь подтверждаются сведениями о трудовой деятельности, имеющимися в базе СФР. Если была утеряна бумажная книжка, данные из электронной системы станут основным источником информации. Также сохраняется порядок оформления дубликата (отметим, что с 1 января 2024 года в некоторых странах СНГ, например в Беларуси, порядок оформления дубликата уже изменился, в РФ также действуют актуальные регламенты).

3. Как заполнять трудовую книжку иностранца?

   Если у иностранного гражданина работа в РФ является первым местом работы по трудовому договору, на него также оформляется электронная трудовая книжка, и работодатель подает на него форму ЕФС-1 с соответствующими отметками.

4. Какие сведения вносятся в бумажную трудовую книжку?

   В бумажную трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора со ссылкой на статью ТК РФ. Записи должны соответствовать правилам и инструкциям по заполнению, без сокращений и помарок.

В 2026 году заполнение трудовой книжки — это симбиоз бумажной классики и цифровых технологий. Главной задачей работодателя является правильный выбор формата (по заявлению работника или по умолчанию для впервые трудоустраивающихся), своевременная и корректная подача формы ЕФС-1 в Социальный фонд России, а также использование новых бланков для бумажных вариантов. Внимательное отношение к этим вопросам позволит избежать штрафов и обеспечит сохранность трудового стажа сотрудников.