Ситуация‚ когда у нового или действующего сотрудника отсутствует трудовая книжка‚ встречается все чаще. В 2026 году рынок труда окончательно перешел на цифровые рельсы‚ и бумажный документ стал скорее исключением‚ чем правилом. Однако вопросы подтверждения стажа и правильного оформления остаются критически важными для обеих сторон трудовых отношений.

В этой статье мы подробно разберем‚ почему может не быть трудовой книжки‚ как legally правильно оформить сотрудника в таком случае и какие действия предпринять‚ если документ утерян или испорчен.

Почему у сотрудника может не быть трудовой книжки?

Прежде чем паниковать или требовать от кандидата немедленного предоставления документа‚ необходимо понять причину его отсутствия. В текущих реалиях (2025–2026 годы) наиболее вероятны следующие сценарии:

• Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Сотрудники‚ впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2020 года‚ не заводят бумажные трудовые книжки. Их стаж ведется исключительно в электронном виде в системе Социального фонда России (СФР).
• Выбор формы ведения стажа. Работники‚ имевшие бумажную книжку‚ могли написать заявление о переходе на электронную версию и забрать бумажный бланк на руки. В этом случае работодатель в бумажную книжку записи больше не вносит.
• Утеря или порча документа. Классическая ситуация‚ когда физический бланк потерян самим сотрудником или предыдущим работодателем.
• Работа без официального оформления. К сожалению‚ встречаются случаи‚ когда предыдущие работодатели нарушали закон и не вели документацию.

> Важно: С 2025 года подавляющее большинство сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому‚ что впервые устроились на работу в период действия новых правил.

Алгоритм действий для работодателя

Если кандидат говорит: «У меня нет трудовой книжки»‚ работодателю следует действовать по следующему алгоритму:

Выяснение причины отсутствия

Задайте прямой вопрос: является ли сотрудник «цифровым» (впервые трудоустроился после 2020 года) или он перешел на ЭТК?

• Если да‚ то бумажной книжки у него быть не должно. Требовать ее предъявления незаконно.
• Если нет (сотрудник работал раньше и должен был иметь бумажную)‚ необходимо уточнить‚ где находится документ.

Запрос сведений о трудовой деятельности

Основным документом о трудовой деятельности и стаже теперь является выписка из электронной трудовой книжки.

• Попросите сотрудника предоставить выписку из СФР (можно получить через Госуслуги‚ в МФЦ или в клиент-банке).
• На основании этой выписки вы увидите весь официальный стаж работника.

Оформление приема на работу

При приеме на работу вы обязаны:

1. Запросить у сотрудника заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (если он еще не определился и имеет право выбора‚ хотя в 2026 году таких ситуаций становится меньше).
2. Если сотрудник выбрал электронную форму (или не имеет права на бумажную)‚ вы вносите сведения о приеме на работу в реестр СФР в установленные сроки (обычно до 25 числа следующего месяца‚ но лучше уточнять актуальные сроки в момент приема).
3. Если у сотрудника осталась бумажная трудовая и он не переходил на ЭТК‚ а документ просто утерян — см. раздел ниже.

Что делать‚ если бумажная трудовая утеряна или испорчена?

Если сотрудник относится к категории тех‚ у кого должна вестись бумажная трудовая книжка (он не подавал заявления о переходе на ЭТК ранее)‚ но документ утерян‚ ответственность зависит от того‚ кто виноват.

Если книжку потерял сам работник

Согласно законодательству‚ работник обязан бережно хранить документ. Если трудовая утеряна по вине сотрудника:

• Работник пишет заявление работодателю с просьбой завести новую трудовую книжку в связи с утратой старой.
• Работодатель заводит новый бланк.
• Важный нюанс: Записи о предыдущем стаже в новую книжку не вносятся автоматически. Стаж подтверждается справками с предыдущих мест работы‚ архивными выписками или данными из СФР‚ но физически в новый бланк прошлые работодатели записи уже не сделают (если они уже сдали отчетность). Для пенсии этот стаж учтут по данным персонифицированного учета.

Если книжку потерял работодатель

Если утрата произошла по вине организации (например‚ при переезде офиса‚ пожаре или халатности кадровика):

1. Работодатель обязан восстановить трудовую книжку.
2. Создается комиссия по восстановлению записей.
3. Запрашиваются копии приказов‚ справок и архивных данных с предыдущих мест работы сотрудника.
4. В новую трудовую книжку вносятся все восстановленные записи с указанием основания (например‚ «Запись восстановлена на основании архивной справки №…»).

> Юридический факт: Граждане часто обращаются в суд с иском к бывшему работодателю о взыскании неполученного заработка или компенсации морального вреда за период задержки выдачи трудовой книжки или ее утрату. Поэтому халатность с документами может стоить компании дорого.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да‚ можно и нужно. Отсутствие бумажной книжки не является препятствием для трудоустройства‚ если сотрудник перешел на электронный формат или является молодым специалистом. Главное — наличие СНИЛС и паспорта.

Нужно ли вносить записи в бумажную книжку‚ если она есть‚ но сотрудник хочет «электронную»?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую‚ работодатель вносит запись о приеме в базу СФР‚ а в бумажную книжку вносит запись о переходе на электронную форму и отдает книжку на руки сотруднику. Больше записи в нее не вносятся.

Как подтвердить стаж для пенсии без бумажной книжки?

Основным подтверждением стажа для пенсии сейчас являются данные индивидуального (персонифицированного) учета в СФР. Бумажная трудовая носит вспомогательный характер. Если данных в базе нет‚ стаж подтверждается архивными справками и договорами.

Отсутствие бумажной трудовой книжки в 2026 году — это нормальная рабочая ситуация. Ключевым моментом является правильное понимание статуса сотрудника: перешел ли он на цифровой формат или документ утерян.
Работодателю важно:

• Не отказывать в приеме на работу из-за отсутствия «бумажки».
• Требовать выписку из электронной трудовой для проверки опыта.
• Своевременно сдавать отчетность в СФР.
• В случае утери бумажного документа по своей вине — активно помогать работнику в восстановлении записей‚ чтобы избежать судебных исков.

Грамотное ведение кадрового документооборота защитит и права работника на пенсию‚ и интересы компании от штрафов и судебных разбирательств.