Трудовая книжка (ТК) — ключевой кадровый документ, фиксирующий всю трудовую историю работника. В 2026 году её ведение претерпело значительные изменения, особенно с повсеместным переходом на электронную форму (ЭТК). Эта статья, подробное практическое руководство для специалистов по кадрам.

Печати и подписи: что ставить и кто ставит?

Один из самых частых вопросов кадровиков — какая печать требуется в трудовой книжке. Ответ зависит от типа записи и формы документа.

Бумажная трудовая книжка

• ьный лист: Подписывает лицо, ответственное за выдачу ТК, и ставится печать организации (обычно основная круглая печать с наименованием и ИНН). Печать кадровой службы (отдела кадров) на ьном листе не ставится.
• Записи о работе (приём, увольнение, перевод): Согласно Приказу Минтруда России от № 320н, при наличии печати кадровой службы (отдела кадров) её можно использовать вместе с подписью руководителя организации или уполномоченного лица. Однако печать отдела кадров не заменяет печать организации на ьном листе.
• Исправления и изменения: Любые исправления в записях должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации. Использование только печати отдела кадров для заверения исправлений недопустимо.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. В электронном виде никаких печатей не ставится. Все записи вносятся в раздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС-1 и подписываются электронной подписью (ЭП) уполномоченного лица.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году: как оформить и вести

ЭТК — это не просто цифровая копия, а официальный документ, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР).

Кто обязан вести ЭТК?

Все работодатели, включая ИП и организации с штатом до 15 человек, обязаны:

1. Вести сведения о трудовой деятельности работников в форме ЕФС-1.
2. Ежемесячно (или при каждом событии) передавать эти сведения в СФР.
3. По первому требованию работника предоставлять ему выписку из ЭТК.

Порядок оформления при приёме на работу

Если работник впервые трудоустраивается (студент, молодой специалист без опыта):

• Бумажную трудовую книжку не заводим.
• Оформляем трудовой договор, приказ о приёме.
• Заполняем и передаём в СФР форму ЕФС-1 с первичной записью о приёме.
• Работнику выдаём страховое пенсионное свидетельство (СПС) (если его нет).

Если у работника уже есть бумажная ТК:

• Принимаем её, проверяем.
• Оформляем запись о приёме в бумажную ТК (с печатью и подписью).
• Одновременно вносим запись в ЭТК (через форму ЕФС-1).
• Бумажная ТК хранится у работника, но её данные должны полностью соответствовать данным в ЭТК.

Какие записи вносятся в ЭТК?

В раздел 1.1 ЕФС-1 вносятся все те же сведения, что и в бумажную книжку:

• Приём на работу (с указанием подразделения, должности, условия труда).
• Переводы, перемещения.
• Увольнение.
• Изменение ФИО, даты рождения (на основании соответствующих документов).
• Особые отметки (вахтовый метод работы, совместительство — если требуеться).

Документы при приёме на работу в 2026 году: чек-лист

Минимум документов, который требуется собрать у нового сотрудника:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
3. ИНН (при необходимости — для отражения в кадровых отчётах).
4. Документы об образовании и квалификации (диплом, сертификаты), если работа требует специальной подготовки.
5. Трудовая книжка (если есть).

Важно: Требовать иные справки (например, о несудимости, о состоянии здоровья — если не требуется по ТК РФ) без законного основания нельзя.

Типичные ошибки кадровиков в 2026 году

• Несоответствие данных в бумажной ТК и ЭТК. Это главная ошибка. Все записи должны быть идентичны.
• Неправильное заверение записей. Использование только печати отдела кадров без подписи руководителя или его печати на ьном листе.
• Несвоевременная передача сведений в СФР. Сведения о приёме, увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня после события.
• Забыли о вахтовиках. В графе 3 раздела «Сведения о работе» обязательно делается запись о работе вахтовым методом.
• Неправильное заполнение ьного листа. Уровень образования указывается согласно справочнику «Национальная система квалификаций» (НСК) или таблице Минтруда.

Ответственность за нарушения

Неправильное ведение трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, ошибки в ТК/ЭТК могут стать причиной трудовых споров (невыплата зарплаты, неправильный стаж для пенсии) и судебных исков от работников.

В 2026 году кадровик должен работать с двумя параллельными системами: вести безупречную бумажную трудовую книжку (где требуется) и оперативно, безошибочно вносить все те же данные в электронную форму (ЕФС-1) в СФР. Ключевые принципы:

1. Печать организации — основная для заверения любых записей и ьного листа.
2. Печать отдела кадров — дополнительный инструмент для текущих записей, но не замена основной.
3. Электронная подпись (ЭП) — обязательна для всех записей в ЭТК.
4. Синхронность и идентичность данных в бумажном и электронном виде.

Следуя этим правилам, вы обеспечите законность кадрового документооборота и защитите как работодателя, так и права самого работника.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов (Приказ Минтруда № 320н, Порядок ведения ЭТК) и практики кадрового делопроизводства в 2026 году.