Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на глобальную цифровизацию, вопрос правильного оформления трудовых книжек остается одним из ключевых для кадровых служб. В 2026 году процесс оформления имеет свои важные особенности, связанные с переходом на электронный формат и актуализацией правил ведения бумажных бланков.

Электронная или бумажная: что нужно знать работодателю?

Самое главное правило, с которого начинается оформление трудовой книжки при приеме на работу в 2026 году — это уточнение выбранного сотрудником способа ведения документа.

• Электронная трудовая книжка (ЭТК): С 1 января 2024 года полномасштабное использование электронного формата стало стандартом. Если сотрудник выбрал ЭТК, бумажная версия для него больше не ведется и не оформляется. Все сведения подаются исключительно в электронном виде.
• Бумажная трудовая книжка: Если сотрудник сохранил за собой право на бумажный документ (или впервые устраивается на работу и изъявил желание иметь бумажный бланк), работодатель обязан вести его по всем правилам.

Важно помнить: если у нового сотрудника нет бумажной трудовой и он не заявил о желании ее завести, ведите документ только в электронном виде.

Оформление трудовой книжки впервые

Если человек устраивается на работу впервые, оформление бумажной трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Что нужно от работника?

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
2. Документ об образовании (аттестат, диплом).
3. СНИЛС (для регистрации в системе персонифицированного учета).

Также новичок может выбрать ведение трудовой сразу в электронном виде, без оформления бумажной версии. Узнать, как получить и оформить электронную трудовую книжку впервые, можно через личный кабинет на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).

Правила заполнения бумажной трудовой книжки в 2026 году

При наличии бумажного бланка записи в него вносятся с учетом Правил №320н и актуальной Инструкции по заполнению трудовых книжек (в ред. Приказа Минтруда России от N 588н и более поздних изменений).

Заполнение титульного листа

На титульном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений).
• Дата рождения (число, месяц, год).
• Образование и профессия/специальность (на основании предоставленных документов).
• Дата заполнения трудовой книжки.
• Подпись работника.
• Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать работодателя (при наличии).

Запись о приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» запись вносится в следующем порядке:

1. Графа 1: Порядковый номер записи.
2. Графа 2: Дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
3. Графа 3: В виде заголовка — полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под ним вносится запись о приеме с указанием должности, профессии, специальности и квалификации. Если договор срочный или прием осуществляется в порядке перевода, это обязательно указывается в тексте записи.
4. Графа 4: Реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.

Особенности для разных ситуаций

• Срочный трудовой договор: В трудовой книжке необходимо повторять название компании для каждого срочного договора. При этом в графе 3 обязательно делается пометка о том, что работник принят на определенный срок (например: «Принят на должность менеджера по срочному трудовому договору от № 45»).
• Прием в порядке перевода: В записи обязательно указывается, что работник принят в порядке перевода по просьбе (или с согласия) предыдущего работодателя.
• Старые бланки: Если работник принес трудовую книжку старого образца, работодатель продолжает вносить в нее записи в обычном порядке. Менять старую книжку на новую без согласия работника нельзя.

Оформление дубликата

В случае утери или порчи трудовой книжки работодатель оформляет дубликат. С 1 января 2024 года при оформлении дубликата работодатель имеет возможность использовать данные из Фонда — сведения электронной трудовой книжки (ЕФС-1). Это значительно упрощает процесс восстановления стажа, так как позволяет подтвердить периоды работы даже при отсутствии бумажных архивов.

Ответственность работодателя

За неправильное оформление, задержку выдачи или несвоевременное внесение записей в трудовую книжку работодатель несет ответственность. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, именно на работодателе лежит обязанность по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек. В случае нарушения правил кадровик и руководитель могут быть привлечены к административной ответственности.

Оформление трудовой книжки в 2026 году требует внимательности и четкого соблюдения нормативных актов. Главное, своевременно определить, в каком формате (бумажном или электронном) ведется документ сотрудника, и строго следовать Инструкции и Правилам №320н при заполнении бумажного бланка. Правильно заполненная трудовая книжка — это гарантия спокойствия как для работника, так и для работодателя.