Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В России она остаётся обязательной, но в 2026 году в её ведении появились новые правила и возможности, связанные с цифровизацией. Ниже вы найдёте пошаговую инструкцию, как правильно заполнять трудовую книжку (бумажную и электронную), кто за это отвечает и какие нюансы важно учитывать.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Подтверждает трудовой стаж, необходимый для расчёта пенсии и получения льгот.
• Документ, в котором фиксируются даты приёма, увольнения, смены должности, повышения квалификации и т.д.
• Обязателен для всех работников, включая тех, кто работает по договору о гражданско‑правовом сотрудничестве (если договор оформлен как трудовой договор).

Форматы трудовой книжки в 2026 году

В 2026 году в России действует два формата трудовой книжки:

1. Бумажная трудовая книжка (стандартный формат, 12 страниц, 30 см × 20 см).
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, доступный через портал «Электронный персональный кабинет» и приложение «Мой персональный кабинет».

Согласно Федеральному закону от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, работник может отказаться от бумажной книжки и перейти на электронный вариант. При этом одновременно могут использоваться оба формата, если работник не подал заявление об отказе от бумажной.

Кто отвечает за корректное заполнение?

• Отдел кадров работодателя – основной ответственный за внесение данных в бумажную и электронную трудовую книжку.
• Работник – обязан проверять правильность записей и вносить исправления в случае ошибок.
• В случае ошибок в бумажной книжке работник может обратится в отдел кадров с заявлением о корректировке; При необходимости – в инспекцию труда.

Как правильно заполнить трудовую книжку в 2026 году?

Бумажная трудовая книжка

1. ьный лист (страница 1):
• ФИО работника, дата рождения, место жительства.
• Серия и номер паспорта, дата выдачи, орган выдачи.
• Дата выдачи трудовой книжки, место выдачи.
2. Записи о приёме на работу (страницы 2‑4):
• Дата приёма, название организации, должность, оклад.
• Сведения о стаже (если работник уже имел трудовой стаж в другой организации).
3. Записи о смене должности, повышении квалификации, переводе в другую организацию (страницы 5‑8):
• Дата, название организации, должность, оклад, причина изменения.
4. Записи об увольнении (страницы 9‑10):
• Дата увольнения, причина (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон).
• Сведения о расчётах (премии, отпускных, выходном пособии).
5. Записи о возвращении на работу (страница 11):
• Дата возвращения, должность, оклад.
6. Сводный лист (страница 12):
• Общий стаж, начисленная заработная плата, начисленные пенсионные отчисления.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. Войдите в личный кабинет через портал «Электронный персональный кабинет».
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» и нажмите «Создать запись».
3. Заполните форму, указав:
• Дата приёма, название организации, должность, оклад.
• Сведения о стаже (если применимо).
• Причину увольнения и дату (если применимо).
4. Подтвердите запись, используя электронную подпись или код из СМС.
5. При необходимости внесите исправления через форму «Корректировка записи».

Что делать при ошибках в трудовой книжке?

• Если обнаружена ошибка в бумажной книжке, работник должен написать заявление в отдел кадров с просьбой об исправлении.
• При ошибке в ЭТК работник может самостоятельно внести корректировку через личный кабинет, если это предусмотрено системой.
• Если работник не согласен с исправлением, он может обратиться в инспекцию труда.

Как правильно оформить увольнение и получить копию трудовой книжки?

1. При увольнении работник получает копию трудовой книжки (если это бумажная). В случае ЭТК – копия доступна в личном кабинете.
2. В отделе кадров оформляется акт увольнения, в котором фиксируются все расчёты и причины увольнения.
3. Работник сохраняет копию актов и копию трудовой книжки для личных нужд.

Советы по работе с трудовой книжкой в 2026 году

• Проверяйте каждую запись сразу после её внесения;
• Сохраняйте копии всех актов и документов, связанных с трудовой книжкой.
• При переходе на новый формат (бумажный → электронный) убедитесь, что все данные перенесены корректно.
• Не забывайте обновлять данные о смене фамилии, адресе, семейном положении.
• При работе с несколькими работодателями обязательно уточняйте, как будет учитываться стаж в каждой организации.

Где можно найти образцы и инструкции?

• Портал «Электронный персональный кабинет» – официальные шаблоны и инструкции.
• Сайт Минтруда РФ – актуальные нормативные акты и образцы заполнения.
• Портал «Бухонлайн» – подробные статьи и видео‑уроки по заполнению трудовой книжки.
• Форумы и сообщества кадровиков – обмен опытом и практическими советами.

В 2026 году трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. При этом цифровизация предоставляет удобный способ ведения записей, но бумажный формат остаётся обязательным до тех пор, пока работник не подаст заявление об отказе. Соблюдение правильного порядка заполнения и своевременное исправление ошибок помогут избежать конфликтов с работодателем и государственными органами.

Удачной работы с трудовой книжкой!