В 2026 году процесс трудоустройства в России окончательно закрепился в гибридном формате, где цифровые данные соседствуют с бумажными документами. Для соискателя важно понимать, что трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работы. Однако правила игры изменились: теперь ключевую роль играет взаимодействие с электронной системой Социального фонда России (СФР).

В этой статье мы подробно разберем, какие документы, как проверить свою электронную историю и что делать, если бумажный документ утерян.

Бумажная или электронная: что брать с собой?

Согласно актуальному законодательству, при устройстве на работу кандидат должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности. Здесь возможны два сценария:

• Если вы сохранили бумажную трудовую книжку: Вы обязаны предоставить её работодателю вместе с выпиской из электронной трудовой книжки (или работодатель сам запросит данные в СФР, но наличие выписки ускорит процесс).
• Если бумажной книжки нет (вы перешли на электронный формат или потеряли документ): Вы предоставляете только сведения в электронном виде (выписку).

Важно помнить: даже если вы давно не видели свою бумажную трудовую, в электронной базе СФР должна храниться полная история вашей работы, начиная с 2020 года, а также данные, переданные работодателями из бумажных архивов.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Прежде чем идти на собеседование, рекомендуеться убедиться в актуальности данных. Получить выписку можно несколькими способами, и этот процесс занимает до трёх рабочих дней, поэтому лучше позаботиться об этом заранее.

Пошаговая инструкция через Госуслуги:

1. Зайдите в раздел «Услуги» на портале.
2. Выберите категорию «Работа и занятость».
3. Перейдите в подраздел «Трудовое право».
4. Найдите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
5. Нажмите кнопку «Получить выписку».

После формирования документ можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, отправить на электронную почту или сразу распечатать. Эта выписка имеет равную юридическую силу с бумажным документом и принимается во всех инстанциях.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Ситуации, когда бумажная трудовая книжка отсутствует, встречаются часто. Законодательство чётко регламентирует действия в таких случаях.

Если вы поступаете на работу впервые, работодатель просто заведет новую трудовую (в электронном виде сведения формируются автоматически). Однако, если вы уже имеете стаж, но книжка утеряна, повреждена или просто не велась по вине предыдущего работодателя, действует следующий алгоритм:

• Вы пишете письменное заявление на имя нового работодателя.
• В заявлении обязательно указываете причину отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, отсутствие выдачи предыдущим работодателем).
• На основании этого заявления работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (если вы ранее не переходили полностью на электронный формат и не писали соответствующего заявления).

«В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку».

Восстановление записей о стаже в новой книжке происходит на основании копий приказов, справок от предыдущих работодателей или архивных данных. Электронная часть стажа при этом не теряется.

Тонкости заполнения в 2026 году

Правила ведения трудовых книжек строго регламентированы Постановлением Правительства РФ № 225 и актуальными поправками Трудового кодекса. На что обращает внимание кадровик при приеме вас на работу:

ьный лист и личные данные

Все записи должны вноситься разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых). Дата приема на работу указывается в формате «число, месяц, год». Любая ошибка может потребовать заведения дубликата или внесения исправлений с подписью ответственного лица.

Совместительство

Записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника и только по основному месту работы. Для этого нужно принести справку или копию приказа с места работы по совместительству.

Электронный формат (Форма ЕФС-1)

С 2023 года и по сей день все сведения о приеме, переводе и увольнении передаются в СФР через форму ЕФС-1. Работодатель обязан подать эти сведения не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Именно поэтому при устройстве на новую работу так важна актуальная выписка — она гарантирует, что ваш предыдущий работодатель закрыл все документы корректно.

Можно ли изменить запись об увольнении?

Иногда случается так, что запись в трудовой книжке (как в бумажной, так и в электронной) внесена неверно, например, указана неправильная статья увольнения или причина.

Изменить такую запись можно:

• По решению суда, если спор о восстановлении на работе или изменении формулировки решался в судебном порядке.
• Если ошибка допущена работодателем, он обязан самостоятельно внести исправления в установленном порядке (в бумажном варианте, через признания записи недействительной, в электронном, отправкой корректирующей формы).

Устройство на работу по трудовой книжке в 2026 году — это прозрачный, но требующий внимания процесс. Главное, что нужно помнить соискателю: электронная трудовая книжка теперь является приоритетным источником данных о стаже.

Рекомендуем перед каждым поиском работы:

1. Проверять свою электронную выписку на портале Госуслуг.
2. Убедиться, что последний работодатель передал сведения об увольнении.
3. Иметь при себе бумажную трудовую (если она велась) или готовность написать заявление о её утере.

Соблюдение этих простых правил поможет избежать задержек с оформлением и гарантирует правильное начисление пенсии в будущем.