Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность, стаж и право на социальные выплаты. В 2026 году правила её ведения, переход на электронный формат и типичные задачи, с которыми сталкиваются как работодатели, так и сотрудники, претерпели значительные изменения.

Что такое трудовая книжка и какие её виды существуют?

Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводе на другую должность или в другой отдел;
• смене формы занятости (полный/частичный день, вахтовый метод, совместительство);
• увольнении и основаниях увольнения;
• награждениях, повышениях, премиях.

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При этом бумажный вариант остаётся в употреблении, но только на новых бланках, утверждённых приказом Минтруда от  № 320н.

Электронный vs бумажный формат

Основные задачи (проблемы) при работе с трудовой книжкой

Ниже перечислены типичные задачи, которые возникают у работников, кадровиков и бухгалтеров. Для каждой задачи указаны причины, последствия и пошаговое решение.

Оформление первой трудовой книжки

1. Кто обязан завести книжку? Работодатель обязан оформить трудовую книжку при приёме на работу (ст; 66 ТК РФ).
2. Собрать у работника паспортные данные, ИНН, СНИЛС.
3. Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта).
4. Внести запись о приёме: дата, должность, основание (трудовой договор, договор ГПХ и т;п.).
5. Выдать книжку работнику. При желании — оформить электронную версию через портал ФССП.

Перевод на другую должность или в другой филиал

• Подготовить приказ о переводе.
• Внести в книжку запись о переводе: дата, новая должность, основание.
• Если перевод в другой регион, оформить совместно с отделом кадров обеих сторон.

Оформление совместительства и вахтового метода

С 2023 года в трудовую книжку вносятся отдельные записи о совместительстве и вахтовой работе. Необходимо:

1. Получить согласие основного работодателя (если требуется).
2. Оформить отдельный приказ о совместительстве.
3. Внести запись: «Совместительство», указать сроки, должность, основание.

Учет договоров ГПХ (гражданско‑правовых) в трудовой книжке

Для корректного отражения:

• Внести отдельную запись «ГПХ», указав даты начала и окончания.
• В приложении к трудовой книжке (форма СТД‑Р) указать детали договора.

Исправление ошибок в записях

Ошибки допускаются только в случае:

• Опечатки (неправильные даты, названия должностей).
• Отсутствие подписи/печати.

Процедура:

1. Составить приказ о внесении исправления.
2. Подписать приказ руководителем и работником.
3. Внести исправление в электронную систему (ЭТК) или в бумажную книжку (через штамп «Исправление»).

Выдача выписки из трудовой книжки

Выписка (форма СТД‑Р) требуется при:

• Переоформлении в новый орган соцзащиты;
• Оформлении пенсии;
• Проверке стажа потенциальным работодателем.

Для получения:

1. Обратиться в отдел кадров с заявлением.
2. Получить печатную форму или электронный документ из личного кабинета ФССП.

Пошаговая инструкция: как перейти на электронную трудовую книжку

1. Проверка готовности организации – наличие доступа к системе ФССП, наличие договора с оператором ЭТК.
2. Согласие работника – работник подписывает заявление о переходе.
3. Создание электронного профиля – ввод данных из бумажной книжки (ФИО, СНИЛС, ИНН).
4. Перенос записей – кадровик вносит все существующие записи (приём, переводы, увольнения) в электронную форму.
5. Подтверждение – работник получает уведомление в личном кабинете госуслуг и подтверждает достоверность данных.
6. Закрытие бумажного варианта – бумажная книжка помечается как «переведена в электронный формат» и хранится в архиве.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести отдельный журнал для ГПХ‑сотрудников?

Да. По ТК РФ и рекомендациям ФССП сведения о работе по договорам ГПХ фиксируются отдельно, так как они не учитываются в стаж для больничных и пенсионных начислений.

Как проверить, передаёт ли работодатель сведения в ФСС?

Через личный кабинет на портале Госуслуги в разделе «Электронная трудовая книжка» можно увидеть статус передачи данных и их полноту.

Что делать, если в электронную книжку внесена неверная запись?

Требуется оформить приказ об исправлении, после чего кадровик в системе вносит корректировку. Все изменения фиксируются в журнале правок.

Можно ли использовать бумажную книжку для получения пенсии, если у меня уже есть ЭТК?

Да, но в большинстве случаев органы соцзащиты принимают только электронные данные. Поэтому рекомендуется иметь актуальную ЭТК.

Практические примеры решения типовых задач

Пример 1. Сотрудник проработал 2 года по трудовому договору, затем 6 месяцев по ГПХ. Как рассчитывать стаж для больничного?

1. Определяем периоды трудового договора: 2 года → учитываются полностью.
2. Период ГПХ: 6 мес. → не учитывается при расчёте первых трёх дней больничного.

Пример 2. Ошибка в дате увольнения (написали вместо ).

Шаги исправления:

• Составить приказ «Об исправлении записи в трудовой книжке».
• Подписать приказ обеими сторонами.
• Внести исправление в ЭТК (отметка «исправление»).
• В бумажной книжке поставить штамп «Исправление», указать правильную дату и подпись руководителя.

Пример 3. Перевод сотрудника в другой регион с сохранением прежней должности.

1. Подготовить приказ о переводе с указанием нового места работы.
2. Внести запись в трудовую книжку: «Перевод», дата, новое место, прежняя должность.
3. В ЭТК обновить реквизиты организации‑работодателя.
4. Сформировать выписку СТД‑Р для сотрудника.

Что нужно знать работодателю в 2026 году

• Обязанность вести электронные трудовые книжки – с 2021 года большинство компаний обязаны вести ЭТК, а бумажные формы использовать только в исключительных случаях.
• Своевременная передача данных в ФСС – все изменения (приём, перевод, увольнение) должны быть загружены в систему в течение 3‑х рабочих дней.
• Контроль за совместительством – необходимо фиксировать каждый договор о совместительстве, иначе возможны штрафы за нарушение ТК РФ.
• Хранение бумажных книжек – архивировать в соответствии с Приказом Минтруда № 320н (не менее 5 лет после увольнения).

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, от которого зависят пенсионные начисления, выплаты по больничным и возможность трудоустройства. В 2026 году основной упор делается на цифровизацию – электронные трудовые книжки позволяют ускорить процесс обмена данными, снизить риск ошибок и упростить проверку стажа.

Тем не менее, многие задачи остаются актуальными как для бумажного, так и для электронного формата: правильное оформление записей, своевременное исправление ошибок, учёт договоров ГПХ и совместительства. Следуя приведённым рекомендациям и пошаговым инструкциям, вы сможете избежать типичных проблем и обеспечить корректное ведение трудовой документации.

Дата публикации: 06:23:30. Информация собрана из открытых источников, включая нормативные акты, рекомендации ФССП и практические материалы порталов «Контур», «EduContest.Net» и др.