Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. В 2026 году порядок её оформления, ведения и хранения претерпел ряд изменений, связанных с введением электронной формы (ЭТК) и обновлением бумажного бланка. Ниже – подробная инструкция, когда и как можно завести новую трудовую книжку, какие документы понадобятся и какие нюансы следует учитывать.
Когда возникает необходимость в новой трудовой книжке?
- Первое трудоустройство. Если вы никогда ранее не были официально трудоустроены, потребуется оформить первую трудовую книжку (или сразу выбрать электронный вариант).
- Утеря или порча документа. При утрате, краже или существенном повреждении бумажной книжки выдаётся дубликат.
- Изменение личных данных. Смена фамилии, имени, отчества требует внесения новой записи и, при необходимости, выдачи нового бланка.
- Переход с бумажной на электронную трудовую книжку (или наоборот). Закон допускает оба варианта, но с определёнными ограничениями.
- Заполнение всех страниц текущей книжки. Когда разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» исчерпаны, оформляется вкладыш или новый бланк.
Правовая база 2026 года
Оформление и ведение трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:
- Приказ Минтруда России № 320н – «Об утверждении правил ведения трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Приказ Минфина России № 55н – «Об утверждении формы бланка трудовой книжки и порядка её выдачи».
- Федеральный закон «О трудовой книжке» (с последними поправками 2024‑2025 гг.), устанавливающий обязательность электронного формата для впервые принятых на работу.
Согласно этим документам:
- При первичном трудоустройстве работник может использовать только электронный вариант трудовой книжки; оформление бумажной книжки для новичка не предусмотрено.
- Если сотрудник ранее имел бумажную книжку и желает продолжить её вести, работодатель выдаёт ему дубликат или новый бланк при условии, что все страницы предыдущего экземпляра заполнены.
- Обратный переход с электронной на бумажную форму не предусмотрен – после отказа от бумажного варианта работник получает на руки бумажную книжку, а дальнейшее ведение ведётся исключительно в ЭТК.
Как оформить новую трудовую книжку: пошаговая инструкция
Шаг 1. Определите формат
Решите, нужна вам бумажная книжка, электронная или оба варианта (например, бумажная для архива, ЭТК – для текущего учёта). Для впервые принятых на работу – только электронный формат.
Шаг 2. Подготовьте необходимые документы
- Паспорт гражданина РФ.
- СНИЛС.
- Заявление о выдаче (или дубликата) трудовой книжки (образец можно скачать с сайта Минтруда).
- При переходе с бумажной на электронную – согласие на обработку персональных данных в ЭТК.
Шаг 3. Обратитесь к работодателю (или в МФЦ)
Если вы устраиваетесь на работу – отдел кадров вашего будущего работодателя оформит заявку на выдачу книжки. При утере или порче – обратитесь в организацию, где вы last работали, либо в МФЦ/Федеральную службу по труду и занятости.
Шаг 4. Получение бланка
При выдаче новой бумажной трудовой книжки вам предоставят бланк, утверждённый Приказом Минфина № 55н. Обратите внимание на следующие изменения, вступившие в силу с 1 января 2023 года:
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14.
- Число разворотов для сведений о награждениях уменьшено до 7.
- Бланк сохраняет прежний формат, но поля снабжены дополнительными строками для указания даты и номера приказа о приёме/увольнении.
Шаг 5. Заполнение первой записи
Заполняйте раздел «Сведения о работе» по общим правилам:
- Запись делается от руки, без сокращений (например, «ООО «Ромашка»», а не «ООО Р.»).
- Указываются: дата приёма, наименование организации, должность, трудовая функция, основание (приказ № и дата).
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печатью организации.
- Бумажная книжка хранится у работника; работодатель ведёт лишь электронные сведения (если сотрудник отказался от бумажного варианта).
- Электронная трудовая книжка ведётся в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в специализированной системе работодателя, с обязательной синхронизацией с данными ПФР.
- При любых изменениях (перевод, увольнение, смена фамилии) вносятся соответствующие записи в оба формата (если оба ведутся).
- Оформить трудовую книжку в присутствии работника.
- Выдать ему копию записи о приёме (или уведомление о внесении в ЭТК).
- Обеспечить подпись работника о получении документа (или подтверждение в электронном виде).
- Если вы получаете дубликат или новый бланк, старую книжку следует сдать в отдел кадров вашего последнего работодателя для архивного хранения (согласно внутренним локальным актам).
- При переходе на электронный формат и отказе от бумажного варианта работник получает на руки бумажную книжку (если она была ранее оформлена) и дальше работает только с ЭТК.
- Утерянная или уничтоженная книжка считается недействительной; для восстановления трудового стажа потребуется запрос в ПФР и предоставление справок о периодах работы.
Шаг 6. Оформление вкладыша (при необходимости)
Если все страницы одного из разделов заполнены, оформляется вкладыш. Он неотъемлемая часть трудовой книжки и без неё недействителен. Оформление вкладыша производится по тем же правилам, что и основной бланк.
Шаг 7. Внесение записи в трудовую книжку движения (ТКД)
При выдаче дубликата или нового бланка бывший работник должен расписаться в Книге движения трудовых книжек о получении документа. Это подтверждает факт передачи и исключает претензии по утрате.
Шаг 8. Хранение и дальнейшее ведение
Особенности оформления первой трудовой книжки в 2026 году
Согласно пункту 8 Правил оформления трудовой книжки, при приёме на работу впервые работодатель обязан:
Для впервые принятых на работу сотрудников бумажная книжка не выдаётся; они получают только электронный вариант. Если же работник настаивает на бумажном документе, работодатель может выдать ему книжку, но при этом обязан продолжать вести исключительно электронные сведения (обратный переход на бумажную форму запрещён).
Что делать со старой трудовой книжкой?
Полезные советы и часто задаваемые вопросы
Можно ли вести две трудовой книжки одновременно?
Да, если вы ведёте как бумажную, так и электронную форму. Однако бумажная должна быть актуальной и соответствовать последним записям в ЭТК.
Что делать, если работодатель отказывается оформлять новую книжку?
Ссылайтесь на Приказ Минтруда № 320н и Федеральный закон о трудовой книжке. При необоснованном refusе вы можете подать жалобу в трудовую инспекцию или обратиться в суд.
Нужно ли нотариально заверять записи в трудовой книжке?
Нет. Записи заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации. Нотариальное заверение требуется только при оформлении дубликата по решению суда.
Как проверить правильность заполнения?
Сравните записи с приказами о приёме/увольнении, проверьте отсутствие сокращений и соответствие датам. При сомнениях обратитесь к кадровику или юристу по трудовому праву.
Завести новую трудовую книжку в 2026 году – процедура, чётко регламентированная законодательством. Главное – определить нужный формат (бумажный, электронный или оба), подготовить необходимые документы, следовать пошаговой инструкции по заполнению и не забывать о обязательном присутствии работника при оформлении первой записи. Соблюдая эти правила, вы обеспечите законность своего трудового стажа и избежите возможных споров с работодателем и пенсионным фондом.
Удачной работы и аккуратного ведения трудовой книжки!