Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных форм учета (СФР), бумажный формат по-прежнему требует строгого соблюдения законодательных норм. В данной статье мы подробно разберем процесс ведения, оформления и хранения трудовых книжек, опираясь на действующий Приказ Минтруда России от № 320н и актуальные требования 2026 года.

Нормативно-правовая база

Основными документами, регулирующими работу с трудовыми книжками в текущий период, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225 с изменениями);
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (в составе Порядка № 320н).

Важно отметить, что старые инструкции (например, от 1974 или 1990 годов) фактически не применяются в части, противоречащей новым правилам.

Общие требования к заполнению

Процесс внесения записей строго регламентирован. Ошибки в этом документе могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа. Основные правила:

1. Язык и почерк: Записи производятся на русском языке чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Почерк должен быть разборчивым.
2. Цифры: Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например: .
3. Отсутствие сокращений: Категорически не допускаются сокращения слов (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью «приказ», нельзя «ст.» вместо «статья»).
4. Основание записей: Каждая запись вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Номер и дата приказа указываются в графе 4.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В документ вносятся следующие типы записей:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование) — заполняются при первичном заведении.
• Сведения о выполняемой работе (прием, переводы).
• Сведения о награждениях за успехи в работе.
• Сведения об увольнении.

Важно: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая увольнения за нарушение трудовой дисциплины.

Порядок учета и хранения бланков

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Работодатель обязан обеспечить их сохранность и правильный учет.

Назначение ответственного

В организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Назначение производится приказом руководителя организации.

Книги учета

Работодатель обязан вести две отдельные книги учета (на бумажном носителе):

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: В ней фиксируется прием книжек от работников при поступлении на работу и выдача их при увольнении. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью.
• Книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: В ней учитываются поступившие и израсходованные бланки. Учет ведется по приходу и расходу.

Хранение

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности. Бланки должны находиться в сейфе или металлическом шкафу, исключающем доступ посторонних лиц. Ответственность за сохранность бланков несет работодатель до момента выдачи книжки работнику.

Внимание: С момента выдачи трудовой книжки работнику на руки (например, при увольнении) или передачи в архив (при ликвидации организации) ответственность работодателя за ее ведение и хранение прекращается (п. 35 Порядка № 320н).

Особенности ведения в 2026 году

В текущем 2026 году действуют правила, утвержденные в 2021 году, с учетом накопленной правоприменительной практики:

• Электронный формат: Для работников, выбравших электронную трудовую книжку (или не подавших заявление о бумажной до конца 2020 года), бумажный документ не ведется. Однако, если работник подал заявление о ведении бумажной книжки (имея стаж до 2021 года), работодатель обязан ее заполнять.
• Исправление ошибок: Неверная запись зачеркивается одной чертой, рядом пишется правильная запись со ссылкой на приказ об исправлении. Использование корректора запрещено.
• Дубликаты: При утрате трудовой книжки работником, он обращается к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Дубликат оформляется в течение 15 рабочих дней.

Выдача трудовой книжки при увольнении

В день увольнения работнику должна быть выдана его трудовая книжка с внесенной записью об увольнении. Факт выдачи подтверждается подписью работника в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек.

Если в день увольнения выдать документ невозможно (работник отсутствует), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления уведомления ответственность за хранение книжки с работодателя снимается.

Правильное ведение трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работников. Ошибки в оформлении могут привести к штрафам со стороны Государственной инспекции труда и проблемам для сотрудников при выходе на пенсию. Работодателям в 2026 году необходимо строго следовать Приказу Минтруда № 320н, своевременно вносить изменения в локальные акты и обеспечивать надлежащий учет бланков строгой отчетности.

Помните: каждая запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при ее наличии).