Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В 2026 году процесс оформления и ведения трудовых книжек претерпел значительные изменения: с 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ В этой статье мы подробно разберем, как сделать трудовые книжки в Мытищах, как оформить электронную или бумажную версию и какие нюансы стоит учитывать․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и как сделать
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в Пенсионном фонде (социальном фонде) России․ Любой работающий человек имеет право оформить ЭТК․ Жители Мытищинского управления социальной защиты населения уже давно информированы о переходе на этот формат, и сейчас он стал основным․
Как оформить ЭТК при первом трудоустройстве
Если вы берёте в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную книжку заводить больше не нужно․ При первом трудоустройстве работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку в электронном виде автоматически․
Пошаговый алгоритм для работодателя в Мытищах:
- Соберите документы․ Попросите у нового сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании․
- Оформите приём․ Подпишите трудовой договор и выпустите приказ о приёме на работу․
- Подайте сведения․ Работодатель обязан передать данные о новом сотруднике в Пенсионный фонд, где и будет сформирована электронная трудовая книжка․
Как сделать электронную трудовую книжку текущим работникам
Если сотрудник уже работал ранее и решил полностью перейти на ЭТК, ему необходимо подать соответствующее письменное заявление работодателю (в Центр по кадровому администрированию Управления персонала или напрямую в отдел кадров своей организации в Мытищах)․
Важно помнить, что по текущему законодательству можно вести трудовые книжки одновременно и в электронном виде, и на бумаге․ Для этого работник должен был подать заявление о сохранении бумажного формата в предыдущие годы․
Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки все ещё актуальны для тех, кто сохранил за собой право на их ведение․ Трудовая книжка на бумаге — это документ строгой отчетности․
Как сделать дубликат бумажной трудовой книжки
В случае утери или порчи документа, работодатель обязан оформить дубликат․ Как это сделать правильно:
- В верхнем правом углу ьного листа, рядом с серией и номером бланка, сделайте пометку «Дубликат»․ Надпись должна быть разборчивой․
- Внесите сведения об общем стаже работы на основании подтверждающих документов, предоставленных работником․
Как заверить копию трудовой книжки (образец 2026 года)
Часто сотрудникам в Мытищах требуются заверенные копии для банков, виз или других инстанций․ Если копия трудовой содержит большое количество листов, можно действовать по-другому:
- На первом листе или на оборотной стороне последнего листа сделайте запись: «Копия верна»․
- Укажите должность, подпись и расшифровку подписи лица, заверившего документ․
- Поставьте печать организации (при наличии)․
- Прошейте и пронумеруйте листы, если копия многостраничная․
Выписка из электронной трудовой книжки
Вместо копии бумажной книжки сейчас всё чаще используется выписка из ЭТК․ Работодатель обязан предоставлять её сотруднику по запросу․
Как сформировать и предоставить выписку сотруднику
Работодатель должен предоставить выписку из электронной трудовой книжки в следующих случаях:
- При увольнении работника․
- По письменному заявлению работника в период работы․
Срок предоставления выписки по заявлению — не позднее 3 рабочих дней с момента обращения․ Выписка может быть выдана на бумажном носителе или направлена в электронном виде, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью․
Как получить выписку из ЭТК самостоятельно
Жители Мытищ могут получить выписку из электронной трудовой книжки без участия работодателя несколькими способами:
- Через портал Госуслуг․ На портале в списке услуг находим «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажимаем кнопку «Получить выписку»․
- В МФЦ Мытищ․ Обратитесь в ближайший многофункциональный центр с паспортом и СНИЛС․
- В Социальном фонде России (ПФР)․ Личный визит или обращение через личный кабинет․
Что делать, если трудовой книжки нет?
Если вы принимаете на работу иностранного гражданина (например, гражданина Республики Узбекистан), у которого нет бумажной трудовой книжки российского образца, либо если документ утерян, закономерно возникает вопрос: как её сделать?
В случае потери трудовой книжки есть несколько способов подтвердить свой стаж на работе (через ПФР, архивы или суд)․ Для нового работодателя оформление будет выглядеть так:
- Если сотрудник устраивается впервые — просто заводим ЭТК․
- Если сотрудник потерял бумажную книжку и не хочет её восстанавливать — он может перейти на ЭТК, написав соответствующее заявление․
Сделать трудовые книжки в Мытищах в 2026 году — это процесс, который всё больше уходит в цифровую плоскость․ Электронные трудовые книжки упрощают кадровый учёт, исключают риск потери данных и позволяют быстро получать выписки через Госуслуги․ Однако знание нюансов ведения бумажных вариантов, правильного заверения копий и оформления дубликатов остаётся критически важным для каждого кадровика и работодателя․