Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 2020 года в России начался переход на электронный формат, и к 2026 году этот процесс завершился. Важно понимать, когда и как именно заводится трудовая книжка впервые, особенно для граждан, устраивающихся на работу впервые в жизни. В этой статье мы подробно разберём все аспекты оформления трудовой книжки в 2026 году, включая сроки, формы, обязанности работодателя и права работника.
Когда трудовая книжка заводится впервые?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка заводится работодателем не позднее пяти рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Это правило распространяется на всех сотрудников, включая тех, кто устраивается на работу впервые.
Однако с 2020 года введена новая норма, электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2026 года переходный период завершился, и теперь:
- Для сотрудников, устраивающихся на работу впервые в 2026 году и позже — трудовая книжка обязательно заводится в электронной форме. Бумажный вариант им не выдаётся.
- Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку — они могут сохранить её или перейти на электронный формат по своему желанию.
Таким образом, если человек никогда ранее не работал по трудовому договору, его трудовая деятельность будет регистрироваться исключительно в электронном виде — в базе Социального фонда России (СФР).
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, содержащий сведения о:
- Местах работы (наименование организации, должность)
- Периодах трудовой деятельности (даты приёма и увольнения)
- Причинах увольнения
- Наградах, поощрениях, квалификационных категориях (по желанию работодателя)
Эти данные хранятся в защищённой базе СФР и доступны работнику через:
- Личный кабинет на сайте Госуслуги
- Приложение «Социальный фонд России»
- Отделения СФР по месту жительства
Преимущества ЭТК:
- Невозможность потери или порчи документа
- Мгновенный доступ к информации при смене работы
- Автоматическое формирование страхового стажа
- Снижение рисков ошибок при внесении данных
Обязанности работодателя при первичном оформлении ЭТК
Работодатель обязан:
- Зарегистрировать нового сотрудника в системе СФР в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу.
- Подать сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 (согласно приказу Минтруда от № 320Н).
- Уведомить работника о создании электронной трудовой книжки — в письменной или электронной форме (например, через email или личный кабинет).
- Не требовать от работника предоставления бумажной трудовой книжки — если он впервые устраивается на работу, у него её просто нет.
Важно: если работник ранее уже имел бумажную трудовую книжку и отказался от неё в пользу ЭТК, то при приёме на новое место работы работодатель не вправе требовать бумажный вариант, он должен вести только электронную запись.
Что делать, если работник не согласен с ЭТК?
С 2026 года впервые трудоустраивающиеся сотрудники не имеют права выбора — им оформляется только электронная трудовая книжка. Это прямое требование закона.
Однако для тех, кто уже работал ранее и имеет бумажную трудовую книжку, действует иное правило:
- Они могут сохранить бумажную книжку — работодатель продолжает вести в ней записи.
- Или перейти на ЭТК, подать заявление в письменной форме, после чего бумажная книжка передаётся работнику, а все дальнейшие записи ведутся в электронном виде.
Но для «новичков» — выбора нет. ЭТК — единственный вариант.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Работник может подтвердить наличие ЭТК следующими способами:
- Предоставить выписку из ЭТК, сформированную через личный кабинет на Госуслугах.
- Показать QR-код или код доступа к электронной книжке, полученный при регистрации в СФР.
- Запросить справку о трудовой деятельности в отделении СФР.
Работодатель обязан проверить наличие ЭТК через систему СФР при приёме на работу. Если сотрудник ранее не работал — система покажет отсутствие записей, и работодатель создаёт новую ЭТК автоматически.
Что будет, если работодатель не завёл трудовую книжку в срок?
Нарушение сроков оформления трудовой книжки (в т.ч. ЭТК), это административное правонарушение. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение трудового законодательства работодатель может быть оштрафован:
- На должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- На юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работник вправе требовать компенсацию за упущенную выгоду (например, если из-за отсутствия записи не был начислен стаж для пенсии).
Важные изменения в 2026 году
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает:
- Полный отказ от бумажных трудовых книжек для новых сотрудников.
- Обязательная подача сведений ЕФС-1 по всем работникам — без исключений.
- Закрытие возможности ведения бумажных книжек для лиц, впервые трудоустроенных после 1 января 2026 года.
- Упрощение процесса подтверждения стажа при оформлении пенсий, льгот и пособий.
Также с 2026 года все ранее выданные бумажные трудовые книжки остаются действительными, но новые записи в них не вносятся — если работник перешёл на ЭТК. В противном случае — бумажная книжка продолжает использоваться до увольнения.
Если вы устраиваетесь на работу впервые в 2026 году — помните:
- Трудовая книжка заводится не позднее 5 рабочих дней с даты выхода на работу.
- Для новичков, только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная не выдаётся.
- Работодатель обязан подать сведения в СФР в установленные сроки.
- Вы можете проверить свою ЭТК через личный кабинет на Госуслугах в любое время.
- Никаких документов от вас не требуется, если вы никогда не работали, система сама создаст вашу ЭТК.
Электронная трудовая книжка, это не просто нововведение, это шаг к прозрачности, защите прав работников и упрощению администрирования трудовых отношений. Не бойтесь цифрового формата — он надёжнее, быстрее и безопаснее бумажного документа.
Если у вас есть вопросы по оформлению ЭТК — обращайтесь в ближайшее отделение Социального фонда России или на горячую линию Госуслуг: ###-###-####.