С 1 января 2026 года в России завершён переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что трудовая книжка на бумаге больше не является обязательным документом для нового трудоустройства. Однако это не отменяет важности самого документа — и в некоторых случаях вам всё ещё нужно взять трудовую книжку, будь то на бумажном носителе или в электронном виде. Давайте разберёмся, когда и зачем это требуется, и как правильно действовать в 2026 году.

Почему нужно взять трудовую книжку — даже в эпоху цифровизации

Несмотря на то, что большинство работодателей теперь ведут учёт трудового стажа в электронном виде, трудовая книжка остаётся ключевым документом для подтверждения стажа. Вот основные ситуации, когда вам обязательно нужно взять трудовую книжку:

• При трудоустройстве на новую работу — если вы ранее работали на бумажной трудовой книжке, новый работодатель обязан запросить её для внесения данных о предыдущем стаже.
• При оформлении пенсии — Пенсионный фонд России (ПФР) требует подтверждения стажа, и если у вас есть записи в бумажной книжке, они должны быть предоставлены.
• При смене места жительства или переезде в другой регион — электронная трудовая книжка доступна через портал Госуслуг, но бумажная книжка остаётся физическим подтверждением вашей трудовой истории.
• При получении льгот, компенсаций или пособий — многие социальные программы требуют подтверждения стажа через оригинал трудовой книжки.
• При увольнении — работодатель обязан выдать вам трудовую книжку с записью об увольнении, даже если вы перешли на ЭТК.

Что изменилось в 2026 году?

С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. К 2026 году:

1. Все новые работники получают только электронные трудовые книжки — бумажные больше не оформляются при первичном трудоустройстве.
2. Работники, имеющие бумажные книжки, могут сохранить их как есть, они остаются юридически значимыми.
3. Работодатели обязаны вести учёт стажа в ЭТК, но также обязаны хранить бумажные книжки сотрудников, которые их предоставили.
4. Электронные трудовые книжки доступны через личный кабинет на портале Госуслуги и в приложении Пенсионного фонда России.

По данным на 2026 год, более 24 миллионов россиян уже перешли на электронные трудовые книжки. В Вологодской области их насчитывается более 530 тысяч, а в Челябинской, свыше 80 тысяч только за первый квартал года. Это говорит о том, что цифровизация — не тренд, а норма.

Как взять трудовую книжку — пошаговая инструкция

Если у вас есть бумажная трудовая книжка

1. Обратитесь к текущему работодателю — запросите выдачу трудовой книжки на руки. По закону, работодатель обязан выдать её в день увольнения или по письменному заявлению.
2. Проверьте все записи — убедитесь, что все периоды работы, повышения, награды и увольнения внесены правильно.
3. Сделайте копию, сфотографируйте или отсканируйте все заполненные страницы. Это защитит вас в случае утери оригинала.
4. Передайте книжку новому работодателю — при устройстве на новую работу предоставьте её для внесения новых записей.

Если у вас уже есть электронная трудовая книжка

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг — если ещё не сделали этого.
2. Перейдите в раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка».
3. Проверьте все записи — убедитесь, что ваш стаж отражён полностью и без ошибок.
4. Скачайте выписку — вы можете сформировать и распечатать официальную выписку из ЭТК, заверенную электронной подписью работодателя.
5. Предоставьте выписку новому работодателю — в 2026 году это уже стандартная практика.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если вы потеряли бумажную трудовую книжку — не паникуйте. В 2026 году есть несколько способов восстановить информацию:

• Обратитесь в Пенсионный фонд — они хранят данные о вашем стаже, включённые в ЭТК.
• Соберите подтверждающие документы — трудовые договоры, справки с бывших мест работы, выписки из архивов.
• Напишите заявление на восстановление — подайте его в ПФР или через Госуслуги.
• Получите дубликат — ПФР выдаст вам официальный документ с восстановленным стажем.

Важно: нельзя игнорировать трудовую книжку

Многие считают, что раз есть ЭТК, то бумажная книжка — «пережиток прошлого». Это опасное заблуждение. Электронная трудовая книжка — это дополнение, а не полная замена. В случае сбоев в системе, технических ошибок или споров о стаже — бумажная книжка остаётся единственным физическим доказательством вашей трудовой истории.

Также помните: ваша трудовая книжка — это ваша история. Она содержит не только даты работы, но и должности, награды, переводы, увольнения — всё, что формирует ваш профессиональный портрет. Её нужно беречь, как паспорт.

Рекомендации на 2026 год

• Всегда берите трудовую книжку с собой при смене работы — даже если вы на ЭТК, новый работодатель может запросить бумажную книжку для сверки.
• Храните бумажную книжку в надёжном месте, в сейфе, у родственников или в банковской ячейке.
• Регулярно проверяйте ЭТК на Госуслугах — хотя бы раз в год.
• Не передавайте трудовую книжку «на хранение» работодателю без письменного акта приёма-передачи — это защитит вас от потери.

С 2026 года в России больше нет «обязательной бумажной трудовой книжки» для новых работников — но вам всё ещё нужно взять трудовую книжку, если она у вас есть. Это не формальность — это ваша правовая и социальная защита. Цифровизация упростила жизнь, но не отменила необходимость сохранять документы, подтверждающие ваш трудовой путь.

Помните: ваш стаж, это ваше будущее. Не позволяйте ему исчезнуть.

Если вы не знаете, где найти свою трудовую книжку — начните с запроса у последнего работодателя. Если вы работаете впервые, уточните у HR, какую форму трудовой книжки вы получите: бумажную или электронную. В 2026 году выбор есть — и ответственность за его осознанное использование лежит на вас.

Сохраняйте, проверяйте, берегите — и ваш трудовой стаж никогда не будет потерян.