В 2026 году процесс трудоустройства в России продолжает сочетать в себе проверенные временем бумажные традиции и современные цифровые решения. Один из самых частых вопросов, возникающих у соискателей и работодателей: обязательно ли предоставлять бумажную трудовую книжку при приеме на работу? Ответ на этот вопрос зависит от истории трудовых отношений конкретного человека и его выбора формата ведения стажа.

В этой статье мы подробно разберем законодательные требования, нюансы работы с электронными и бумажными версиями, а также правила внесения записей, актуальные на май 2026 года.

Законодательная база: Что говорит Трудовой кодекс?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю документы, подтверждающие его личность, образование, квалификацию и трудовой стаж;

Ключевым моментом является требование предоставить:

• Трудовую книжку (бумажного образца);
• И (или) сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР).

Важное исключение: Если трудовой договор заключается впервые, работник не предоставляет трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан завести новую бумажную трудовую книжку (если работник не выбрал исключительно электронный формат до 2020 года, что сейчас уже редкость для новичков) и внести туда первую запись.

Сценарии предоставления документов при приеме

В зависимости от ситуации, пакет документов может отличаться. Рассмотрим основные варианты.

У сотрудника есть бумажная трудовая книжка

Если работник ранее вел бумажную трудовую книжку и не подавал заявления об отказе от ее ведения, он обязан предоставить ее работодателю.

• Работодатель вносит запись о приеме на работу в бумажный документ.
• Параллельно данные передаются в Социальный фонд России (СФР) для обновления электронной версии.

Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку

Если работник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (отказался от бумажной), то при приеме на работу он предоставляет:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• Выписку СТД-Р (с предыдущего места работы) или СТД-СФР (заказанную через Госуслуги или в МФЦ), если он меняет работу.

В этом случае бумажная трудовая книжка ему не нужна, так как она осталась у предыдущего работодателя с соответствующей записью об отказе от дальнейшего ведения.

Первая работа

Если человек трудоустраивается впервые:

• Он предоставляет только паспорт и СНИЛС.
• Работодатель сам оформляет ему бумажную трудовую книжку (покупает бланк) и вносит первую запись.
• Данные сразу дублируются в электронном виде.

Правила ведения и внесения записей в 2026 году

Процесс оформления документов строго регламентирован. Вот ключевые правила, которые действуют в текущий период (май 2026 года):

Сроки внесения записей

Запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку вносится в течение пяти рабочих дней после издания приказа (распоряжения) о приеме.

• Если сотрудник проработал 5 дней или меньше и уволился, запись в трудовую книжку можно не вносить. В этом случае книжка возвращается сотруднику без записей.
• Если запись уже была внесена до момента увольнения (даже если сотрудник проработал мало), то в общем порядке необходимо внести и запись об увольнении.

Образец заполнения и новые бланки

Хотя новые бланки трудовых книжек сотрудникам больше не оформляются (кроме случаев первой работы или утери), у работодателей могут оставаться запасы обновленных бланков.

• В новых бланках увеличено количество страниц в разделе «Сведения о работе».
• При заполнении необходимо руководствоваться Порядком № 320н.
• Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета, разборчивым почерком, без сокращений.

Работа по совместительству

Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника.

• Они могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после прекращения трудового договора.
• Для внесения такой записи работник должен предоставить документ-основание: заверенную копию приказа о приеме или справку от работодателя по совместительству.

Хранение и выдача документов

Бумажная трудовая книжка является документом строгой отчетности.
Хранение: Оригинал хранится в отделе кадров организации-работодателя в сейфе или специальном шкафу вплоть до дня увольнения сотрудника.
Выдача: В день окончательного расчета при увольнении трудовая книжка обязательно выдается работнику на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Ответственность: Утеря трудовой книжки работодателем грозит серьезными штрафами и обязанностью восстановить документ за свой счет.

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли предоставлять бумажную книжку, если есть электронная?
Да, если вы ранее не писали заявление об отказе от бумажной книжки. Электронная версия не заменяет бумажную автоматически, они ведуться параллельно. Бумажный оригинал остается главным доказательством стажа для периодов до 2020 года и ведется далее, если не было отказа.

Что делать, если в бумажной книжке закончились страницы?
Работодатель должен выдать работнику вкладыш к трудовой книжке. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Может ли цифровой стаж обнулить реальные годы работы?
Нет. Цифровизация данных — это лишь способ хранения информации. Главным доказательством трудового опыта, особенно за прошлые периоды, по-прежнему остается правильно оформленная бумажная трудовая книжка. Ошибки в электронных базах исправляются на основании бумажных оригиналов.

В 2026 году требование предоставить трудовую книжку при приеме на работу остается актуальным для большинства работников, сохранивших бумажный вариант документа. Игнорирование этого требования может привести к проблемам с подтверждением стажа в будущем. Работодатели, в свою очередь, обязаны строго следить за сроками внесения записей (не более 5 дней) и корректностью оформления, руководствуясь актуальными нормами Минтруда и ТК РФ.

Помните: правильное оформление трудовых отношений — это гарантия защищенности как для сотрудника, так и для компании.