Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовую историю работника․ С 2026 года в законодательстве произошли существенные изменения, появилось обязательное использование электронных трудовых книжек (ЭТК), а правила заполнения и хранения как бумажных, так и электронных вариантов уточнены․ В этой статье мы собрали ответы на самые распространённые вопросы, связанные с трудовыми книжками, и привели актуальные образцы записей согласно Приказу Минтруда № 320н от г․
Что такое трудовая книжка и её правовой статус?
Трудовая книжка (трудовой стажевой лист) – документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, сведения о заработной плате, квалификации и прочее․ В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минфина № 320н) трудовая книжка является официальным доказательством трудового стажа, необходимым для расчёта пенсии, выплаты компенсаций и подтверждения квалификации․
Ключевые функции трудовой книжки
- Подтверждение факта трудоустройства и продолжительности работы․
- Отражение изменений в квалификации и уровне навыков․
- Основа для расчёта пенсионных и страховых выплат․
- Документ, используемый при трудоустройстве в новые организации․
Ключевые изменения в трудовом законодательстве с
С 1 января 2026 года вступили в силу новые положения, направленные на повышение точности классификации труда и гармонизацию с системой образования․
Изменения в Едином квалификационном справочнике должностей служащих
Постановление Минтруда и соцзащиты от № 110 уточнило п․ 5 Общих положений справочника․ Теперь в справочнике отражаются более детализированные уровни навыков, что влияет на:
- Классификацию должностей при оформлении записей в трудовой книжке․
- Определение тарифных ставок и надбавок․
- Согласование с образовательными программами при подготовке кадров․
Переход к электронным трудовым книжкам
С 2025 года работодатели обязаны использовать электронные трудовые книжки, утверждённые приказом Минтруда № 320н․ В 2026 году процесс их внедрения полностью завершён, а правила оформления и доступа к ЭТК уточнены․
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК хранится в единой государственной информационной системе и доступна через сервисы «Госуслуги», СФР (Система Фондов России) и специализированные кадровые программы․
- Как оформить ЭТК: работодатель вносит запись о приёме в учетную программу, выбирая кадровое мероприятие «ПРИЁМ»․ После подтверждения записи система автоматически формирует электронный документ․
- Где посмотреть: личный кабинет на портале Госуслуги → «Трудовая книжка», либо в мобильном приложении «ЭТК»․
- Как получить выписку: через сервис «Госуслуги» – запрос «Выписка из трудовой книжки», либо в отделении Пенсионного фонда РФ․
Бумажная трудовая книжка
С года бумажную трудовую книжку оформляют только в исключительных случаях (например, для работников, у которых невозможно использовать электронный формат)․ Для новых сотрудников, принятых после этой даты, оформление бумажной книжки не требуется․
Порядок заполнения трудовой книжки в 2026 году
ьный лист
На ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество работника․
- Дата рождения․
- Серия и номер паспорта (или иного удостоверения личности)․
- Наименование организации‑работодателя (полное официальное название)․
- Код ОКВЭД организации․
Запись о приёме на работу
Пример записи (бумажный вариант):
Дата приёма: Наименование организации: ООО «ТехИнвест», ИНН 7701234567 Должность: инженер‑программист Код ОКВЭД: 62․01 Трудовой договор №: 12/2026 от Условия труда: полный рабочий день, 40 ч/нед․
В электронном виде запись формируется автоматически системой, но обязательные поля остаются теми же․
Запись о переводе, смене должности, повышении квалификации
Пример записи:
Дата перевода: Новая должность: старший инженер‑программист Код ОКВЭД: 62․01 Основание: приказ № 45/2026 от Уровень навыков: уровень 4 (по новому квалификационному справочнику)
Запись о совместительстве и вахтовом методе
- Совместительство: указывается в отдельной строке с указанием даты начала и окончания совместительства, названия второй организации и должности․
- Вахтовый метод: в графе «Условия труда» указывается «вахтовый метод», срок вахтовой работы и место выполнения работ․
Запись о реорганизации, смене названия организации или ликвидации
Согласно п․ 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, при изменении наименования работодателя вносятся следующие данные:
Дата изменения: Новое наименование организации: АО «ТехИнвест‑Групп» Основание: решение собрания акционеров № 12 от
Запись о смене фамилии, имени, отчества
Запись вносится в графу «Примечание» с указанием даты изменения и основания (свидетельство о браке, решение суда и т․п;)․
Запись об увольнении
Дата увольнения: Основание увольнения: по взаимному согласию сторон (приказ № 78/2026 от ) Выплата компенсации: 0,00 руб․
Как вносить исправления и изменения в трудовую книжку
- Все исправления должны быть выполнены чёрной чернильной ручкой без стирания оригинального текста․
- После исправления необходимо поставить подпись (инициалы) лица, вносящего запись, и указать дату исправления․
- В электронных трудовых книжках исправления вносятся через систему, при этом сохраняется история изменений․
Ответственность за нарушение правил оформления
Согласно Трудовому кодексу РФ и Приказу Минтруда № 320н, за несоблюдение порядка заполнения трудовой книжки предусмотрена административная ответственность:
- Для работодателя – штраф от 5 000 до 30 000 рублей за каждое нарушение․
- Для ответственного лица (кадровика) – штраф от 2 000 до 10 000 рублей․
- В случае умышленного сокрытия информации – уголовная ответственность (ст․ 285․1 УК РФ)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Нет․ По закону каждый работник может иметь только один документ – либо электронный, либо бумажный․ При переходе на ЭТК бумажную книжку необходимо аннулировать отметкой «Переведено в электронный вид»․ - Нужна ли трудовая книжка, если я работаю только по гражданско‑правовому договору?
Нет․ Трудовая книжка оформляется только при заключении трудового договора (ГТД)․ Для договоров подряда или оказания услуг документ не требуется․ - Как оформить запись о стажировке или практике?
Стажировка, проходящая в рамках образовательной программы, фиксируется в графе «Примечание» с указанием даты начала и окончания, названия организации‑приёмника и вида практики․ - Можно ли изменить запись о заработной плате в трудовой книжке?
Нет․ Информация о заработной плате в трудовой книжке не указывается․ Она фиксируется в расчётных листах и справках о доходах․ - Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в дате приёма?
Ошибку следует исправить, перечеркнув неверную дату, подписав исправление и указав дату исправления․ При наличии электронного варианта следует подать запрос в кадровую службу для корректировки записи в системе․
Трудовая книжка остаёться важнейшим документом, подтверждающим трудовую историю сотрудника․ С 2026 года правила её ведения стали более строгими, а электронный формат – обязательным для большинства работодателей․ Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н, своевременное внесение записей и правильное оформление исправлений помогут избежать штрафов и обеспечат надёжную защиту прав работников․
Если у вас остались вопросы или требуется помощь в оформлении трудовой книжки, обратитесь к специалисту по кадрам или в отдел кадров вашей организации․