Трудовая книжка – один из ключевых документов в трудовых отношениях. Она фиксирует весь стаж работы, места трудоустройства, должности и причины увольнения. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что новые работники могут получить либо бумажную, либо электронную книгу, а работодатели обязаны вести обе формы в течение определённого времени. Ниже – подробный разбор того, когда и как заводят новую трудовую книжку, какие сроки и правила действуют в 2026 году.

Что такое трудовая книжка?

• Формальный документ, подтверждающий трудовой стаж.
• Ведётся работодателем в присутствии работника.
• Содержит записи о приёме, переводе, повышении, увольнении и т.д.

Когда заводят новую трудовую книжку?

Новая трудовая книжка (бумажная или электронная) заводится в момент приёма на работу или при первом трудоустройстве после 1 января 2026 года. Это правило действует независимо от того, работает ли сотрудник в компании ранее или это его первый рабочий опыт.

Ключевые моменты:

1. Если работник ранее не имел трудовой книжки, она оформляется не позднее следующего рабочего дня после даты приёма (если работодатель отказался от приказа о приёме).
2. Если работник уже имел бумажную трудовую книжку, но отказался от неё, то в 2026 году можно продолжить вести её вместе с ЭТК.
3. Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, запись об отказе фиксируется в книге и в дальнейшем её отменить нельзя.

Бумажная vs. электронная трудовая книжка

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:

• Новые работники могут выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.
• Если работник ранее работал до 1 января 2021 года, он может отказаться от бумажной трудовой книжки и вести только ЭТК.
• Ведение бумажной трудовой книжки нельзя в 2026 году для новых сотрудников, если они не работали ранее. Это правило распространяется и на дубликаты.

Для тех, кто предпочитает бумажную книгу, в 2026 году можно получить её «на руки» по запросу, но это будет сделано только в случае, если работодатель согласится.

Сроки внесения записей в трудовую книжку

Ведение трудовой книжки должно происходить в соответствии с законодательством. Основные сроки:

1. Запись о приёме – в течение недельного срока со дня приёма (не позднее 7 рабочих дней).
2. Запись о прекращении трудового договора – в день увольнения (последний рабочий день).
3. Запись о переходе на другую должность – не позднее 5 рабочих дней после изменения.
4. Запись о отказе от бумажной трудовой книжки – не позднее 15 дней после заявления.

Нарушение этих сроков считается нарушением закона. Например, если сотрудник отработал менее пяти дней, но работодатель внес запись о приёме, это может привести к штрафу.

Как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году?

Пошаговая инструкция:

1. Трудоустройство – подать приказ о приёме или трудовой договор.
2. Выбор формы – бумажная или электронная. Если работник ранее не имел трудовой книжки, он может выбрать любую.
3. Подача сведений в СФР – работодателю необходимо отправить данные о приёме в Федеральную службу по труду.
4. Получение книги – в случае бумажной книги работник получает её в течение трёх рабочих дней после подачи заявления. Для ЭТК – оформление проходит онлайн через Госуслуги.
5. Внесение записи – работодатель вносит запись о приёме в течение недели.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Правила выдачи:

• Трудовая книжка должна быть выдана не позднее последнего рабочего дня.
• Запись о прекращении трудового договора фиксируется в книге в тот же день.
• Если работник просит книгу в течение работы, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней после заявления.

Практические советы работодателям

• Проверьте, что все записи внесены в срок – это поможет избежать штрафов.
• Обучите персонал, ответственный за ведение трудовых книжек, актуальным требованиям законодательства.
• Используйте электронную систему для автоматизации внесения записей.
• Сохраняйте копии всех документов в электронном виде для быстрого доступа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Да, но только если работник ранее работал до 1 января 2021 года и отказался от бумажной книги, либо если работодатель согласится выдать её по запросу.

Как быстро получить выписку из ЭТК?

Через портал Госуслуги: перейдите в раздел «Услуги» → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки» и отправьте запрос. Время обработки – три рабочих дня.

Что делать, если запись о приёме внесена позже срока?

Сотрудник может подать жалобу в инспекцию труда. Работодатель может быть оштрафован.

В 2026 году правила оформления и ведения трудовой книжки стали более гибкими благодаря внедрению электронных трудовых книжек. Однако соблюдение сроков внесения записей и правильное оформление остаются критически важными задачами для работодателей. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений в вашей компании.