Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В 2026 году правила оформления и выдачи трудовых книжек претерпели изменения‚ которые важно знать как работодателю‚ так и сотруднику. Ниже приведены все необходимые документы‚ порядок их оформления и новые требования к записи сведений.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка (бумажная или электронная) содержит сведения о:
- приёме на работу
- увольнении‚ переводе‚ переводе на другую работу
- стажах по совместительству‚ вахтовому методу‚ по листку нетрудоспособности и отпусков
- стажу по листку отпусков и другим видам стажа
Документ обязателен для всех работников‚ кроме тех‚ кто работает по совместительству (для которых трудовая книжка не требуется).
Новые правила оформления в 2026 году
В 2026 году внесены следующие изменения:
- Вместо сокращённых форм записей о приказе‚ распоряжении и т.п. требуется прописывать полный текст документа.
- Для новых сотрудников бумажную трудовую книжку не оформляют. Работодатель сдаёт в СФР отчёт ЕФС‑1 по кадровым мероприятиям‚ а сотрудник получает выписку по форме СТД‑Р или СТД‑СФР.
- При необходимости выдачи бумажной книги работодатель ведёт приходно‑расходную книгу и вкладыш‚ где фиксируется серия и номер каждой книги.
- Для электронных записей используется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Порядок выдачи трудовой книжки
Выпуск трудовой книжки осуществляется по заявлению работника. В графах книги указываются:
- Порядковый номер записи
- Дата выдачи трудовой книжки
- Подано письменное заявление о предоставлении сведений (статья 66.1 ТК РФ)
- Заявление работника с указанием даты и номера регистрации
Если запись о приёме‚ увольнении или переводе признана недействительной‚ работник имеет право написать заявление на выдачу дубликата без этой записи.
Какие документы нужны для выдачи
Для оформления трудовой книжки (бумажной или электронной) требуется следующий пакет документов:
- Паспорт гражданина РФ – основной документ‚ подтверждающий личность.
- СНИЛС – для расчёта пенсионного стажа и начисления страховых взносов.
- Военный билет или справка о воинском учёте (если применимо).
- Квалификационные документы (диплом‚ сертификаты‚ лицензии) – если они требуются для конкретной должности.
- Письменное заявление о выдаче трудовой книжки (заполняется работником).
- Копия трудового договора (если он уже подписан).
- ЕФС‑1 – для работодателя‚ подтверждающий кадровое мероприятие (приём‚ перевод‚ увольнение).
- СТД‑Р или СТД‑СФР – выписка из электронной трудовой книжки‚ если работник уже имеет электронный документ.
Для сотрудников‚ работающих по совместительству‚ трудовая книжка не требуется. При оформлении внешнего совместительства достаточно копии трудовой книжки‚ если это необходимо для расчёта стажа.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Если сотрудник хочет получить копию сведений о своём стаже‚ он может запросить выписку по форме СТД‑Р (для личного использования) или СТД‑СФР (для работодателя). В случае выдачи в бумажном виде работодатель заверяет выписку квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Что делать при ошибках в записи
Если в трудовой книжке допущена ошибка (неправильно написана фамилия‚ неверная дата‚ недействительная запись о переводе)‚ работник имеет право:
- Подать письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без ошибочной записи.
- Указать в заявлении точную дату и номер регистрации‚ чтобы работодатель мог внести исправление.
- Получить новый экземпляр книги‚ если ошибка критична (например‚ неверный стаж).
Сводный перечень документов для новых сотрудников
- Паспорт
- СНИЛС
- Военный билет/справка (если требуется)
- Квалификационные документы (если применимо)
- Письменное заявление о выдаче трудовой книжки
- ЕФС‑1 (для работодателя)
- СТД‑Р/СТД‑СФР (если работник уже имеет электронную книжку)
В 2026 году оформление и выдача трудовой книжки стали более строгими и прозрачными. Работодатель обязан вести точный учёт‚ а работник – подавать полный пакет документов. При соблюдении всех требований вы получите правильную и надёжную запись о своей трудовой деятельности‚ а также сможете легко получить выписку или дубликат в случае необходимости.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю‚ обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в региональный центр занятости. Они помогут собрать все нужные документы и правильно оформить трудовую книжку.