В 2026 году система ведения трудовых книжек претерпела значительные изменения, связанные с повсеместным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажный вариант по-прежнему существует и используется по заявлению работника. Данная статья подробно разбирает все нюансы оформления, заполнения и хранения как бумажных, так и электронных трудовых книжек в соответствии с актуальными правилами.
Ключевые изменения в 2026 году
Основные нововведения, которые необходимо знать:
- Двойной учет: Если у работника есть бумажная трудовая книжка, работодатель ведет записи и в бумажный, и в электронный документ одновременно.
- Приоритет ЭТК: При отсутствии заявления от работника все записи вносятся только в электронную трудовую книжку в СФР.
- Отказ от бумаги: Если работник отказался от бумажного носителя, работодатель передает ему имеющуюся бумажную книжку (если была) и в дальнейшем ведет учет только в ЭТК.
- Новые формы приказов: Для внесения записей используются приказы по установленным Минтрудом формам, которые теперь могут быть как бумажными, так и электронными.
Оформление новой трудовой книжки (при приеме на работу)
Обязанность работодателя
При приеме на работу нового сотрудника (впервые устраивающегося или имеющего стаж) работодатель обязан:
- Запросить у работника информацию о наличии у него трудовой книжки (бумажной) или сведений в ЭТК.
- Получить письменное заявление о выборе вида учета (бумажный или электронный). Если заявление не подано, учет ведется только в электронном виде.
- Оформить новую трудовую книжку (бумажную) только при наличии соответствующего заявления и отсутствии у работника ранее оформленной бумажной книжки.
Порядок действий при выдаче бумажной книжки
Если работник выбрал бумажный вариант:
- Работодатель приобретает бланк трудовой книжки установленного образца.
- Заполняет ьный лист (раздел I) на основании паспорта и документа об образовании (если требуется).
- Проставляет серию и номер книги, дату выдачи.
- Обязует работника ознакомиться с Правилами ведения и хранения трудовых книжек под роспись.
- Выдает книжку работнику под расписку в журнале учета выдачи.
Правила заполнения записей в трудовой книжке
Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Каждая запись должна быть точной, полной и соответствовать форме.
Обязательные реквизиты записи (по Приказу Минтруда)
В каждой записи должны быть:
- Дата (число, месяц, год) события (приема, увольнения и т.д.).
- Наименование документа (приказ, распоряжение), на основании которого вносится запись.
- Номер документа (приказа).
- Дата документа.
- Содержание записи (должность, структурное подразделение, основание для увольнения и т.д.).
- Подпись должностного лица, ответственного за ведение КУТД (как правило, кадровик или руководитель).
- Расшифровка подписи (ФИО).
- Печать организации (для бумажной книжки).
Образцы основных записей (2026)
Запись о приеме на работу
| Дата события | Наименование и номер приказа | Содержание записи |
|---|---|---|
| Приказ № 10-к от | Принят на работу на должность инженера отдела разработки с испытательным сроком 3 месяца. |
Запись об увольнении
| Дата события | Наименование и номер приказа | Содержание записи |
|---|---|---|
| Приказ № 85-к от | Уволен по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) с должности старшего инженера. |
Запись о переводе
| Дата события | Наименование и номер приказа | Содержание записи |
|---|---|---|
| Приказ № 45-к от | Переведен на должность ведущего инженера того же отдела. Условия оплаты труда сохранены. |
Запись об изменении фамилии
Вносится на основании документа, подтверждающего изменение фамилии (свидетельство о браке, паспорт).
| Дата события | Наименование и номер приказа | Содержание записи |
|---|---|---|
| Приказ № 30-к от | В связи с изменением фамилии (паспорт серия 1234 № 567890 выдан ) запись от о приеме на работу считать имеющейся в отношении Ивановой Анны Петровны (до — Иванова). |
Особенности заполнения в 2026 году
- Совместительство: Запись о работе по совместительству вносится только в бумажную книжку (если она есть) по месту основной работы. В ЭТК сведения о совместительстве вносятся в раздел «Сведения о трудовой деятельности».
- Вахтовый метод: Указывается в записи с формулировкой «Работа по вахтовому методу».
- Испытательный срок: Обязательно указывается в записи о приеме на работу.
- Неверная запись: Если допущена ошибка, она не зачеркивается. Делается новая запись с указанием номера и даты приказа, на основании которого исправляется ошибка. Например: «Запись от о приеме на должность инженера (приказ № 10-к от ) считать имеющейся в отношении должности старшего инженера (приказ № 11-к от )».
Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)
Как это работает
- Работодатель направляет сведения о приеме, увольнении, переводах и других событиях в СФР в электронном виде.
- СФР формирует и хранит электронную трудовую книжку работника.
- Работник может просмотреть свои сведения через личный кабинет на портале Госуслуг или в личном кабинете застрахованного лица на сайте СФР.
- По запросу работника СФР или работодатель может выдать выписку из ЭТК на бумажном носителе.
Обязанности работодателя при ведении ЭТК
- Направлять в СФР сведения о трудовой деятельности в течение 15 дней с даты события (приема, увольнения и т.д.).
- При наличии у работника бумажной книжки — вести ее параллельно с внесением тех же записей в ЭТК.
- При отказе работника от бумажной книжки — передать ему имеющуюся бумажную книжку (если была) и продолжить вести только ЭТК.
Заверение копий трудовой книжки
Работник имеет право получать копии записей из трудовой книжки (как бумажной, так и выписку из ЭТК). Порядок заверения зависит от того, куда предоставляется копия.
Для предоставления в другие организации
Копия заверяется печатью организации и подписью должностного лица, с указанием даты выдачи и отметки «Копия верна».
Для предоставления в органы СФР, ПФР, органы занятости
Копия заверяется только подписью должностного лица (без печати), так как эти органы сами сверяют данные с электронным реестром.
Хранение и передача трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка хранится у работника. При увольнении выдается ему под расписку.
- Книга учета движения трудовых книжек (КУТД) ведется в каждой организации. В нее вносятся все сведения о выдаче, получении, изъятии, уничтожении бланков.
- При увольнении работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в бумажную книжку (если она есть) и/или направить сведения в СФР.
- Выдать работнику бумажную книжку (при ее наличии) в день увольнения.
- При отсутствии бумажной книжки — направить сведения в СФР, а работнику выдать выписку из ЭТК по его запросу.
Частые ошибки и как их избежать
- Неверное указание даты события и даты приказа. Дата события — это день, когда произошло действие (приняли, уволили). Дата приказа — день издания документа. Они могут не совпадать.
- Неточное указание основания увольнения. Нужно ссылаться на конкретную статью Трудового кодекса РФ (например, «по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)», «по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ)»).
- Зачеркивание и исправление в уже внесенной записи. Запрещено. Нужно делать новую исправительную запись.
- Отсутствие печати или подписи. Запись без обязательных реквизитов не считается внесенной.
- Несвоевременное направление сведений в СФР. Нарушение сроков (более 15 дней) влечет административную ответственность.
- Отсутствие заявления от работника о выборе вида учета. Если заявления нет, вести бумажную книжку не нужно, только ЭТК.
В 2026 году ключевой принцип ведения трудовых книжек — двоякость: электронный учет обязателен для всех, бумажный — только по заявлению работника. Правильное и своевременное оформление записей, строгое соблюдение реквизитов и сроков, а также грамотное взаимодействие с СФР — залог корректного отражения трудового стажа сотрудника и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов. Кадровикам рекомендуется иметь под рукой актуальные образцы приказов и записей, а также регулярно проверять своевременность передачи данных в СФР.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и практики ведения кадрового учета в 2026 году. Для получения официальной информации всегда обращайтесь к тексту Приказа Минтруда России и законодательству РФ.