Трудовая книжка – обязательный документ, в котором фиксируется трудовая деятельность сотрудника. Её правильное оформление и ведение важно как для работодателя, так и для работника. В 2026 году процесс оформления претерпел значительные изменения, особенно в части перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). Ниже изложены все необходимые шаги, требования и рекомендации.
Нужно ли оформлять бумажную книжку?
Согласно текущему законодательству:
- Если вы нанимаете студента или специалиста без официального трудового стажа, бумажную трудовую книжку оформлять не требуется.
- Для всех остальных категорий сотрудников оформление трудовой книжки обязательна.
Какие документы собрать перед оформлением?
Перед тем как приступить к заполнению книжки, подготовьте следующие документы:
- Паспорт сотрудника.
- СНИЛС.
- ИНН.
- Документы об образовании (диплом, справка о высшем образовании и т.д.).
Оформление приёма на работу
После того как все документы собраны, следует выполнить следующие действия:
- Оформить приём. Вручить сотруднику все необходимые документы и объяснить условия труда.
- Подписать трудовой договор. Обязательно укажите все ключевые условия: должность, ставка, режим работы, срок действия.
- Выпустить приказ о приёме. Официальный документ, фиксирующий факт начала работы.
Заполнение первой страницы (титульного листа)
В титульном листе указываются:
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Место рождения.
- Паспортные данные.
- Сведения о СНИЛС и ИНН.
Запись в книжке должна быть выполнена чернилами черного, синего или фиолетового цвета, а подпись сотрудника ставится при получении документа.
Правила ведения и заполнения Электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2026 года большинство организаций переходят на электронный формат. Вот как это делается:
Где и как оформить ЭТК?
ЭТК создаётся через:
- Портал Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
- Систему СФР (Служба федерального расчёта).
- МФЦ (Многофункциональные центры).
После входа в личный кабинет выбираете пункт «Создать ЭТК», загружаете сканы необходимых документов и подтверждаете действие.
Что вносится в графу 13 ЭТК?
В графе 13 необходимо указать:
- Дата выдачи книжки.
- Основание выдачи (письменное заявление сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности).
- Подпись сотрудника при получении.
Как получить выписку из ЭТК?
Выписка может быть получена через:
- Госуслуги – раздел «Выписка из электронной трудовой».
- СФР – запрос в личном кабинете.
- МФЦ – личное обращение с паспортом.
Правила оформления записей в книжке
Записи в трудовой книжке должны соответствовать следующим требованиям:
- Выполняются чернилами (черный, синий, фиолетовый).
- Дата и сведения должны быть связаны хронологически.
- Каждая запись должна быть подписана сотрудником (при получении) и, при необходимости, руководителем.
Примеры записей
Ниже приведён образец заполнения первой записи при приёме на работу:
Место работы: ООО «Пример» Должность: Менеджер по продажам Ставка: 45 000 руб. Дата приёма: Подпись сотрудника: ______________________
Как оформить дубликат или замену книжки?
Если оригинальная книжка потеряна или повреждена, следует выполнить следующие действия:
- Подать заявление о выдаче дубликата.
- Заполнить титульный лист новыми данными (если требуется).
- Внести сведения о предыдущих записях, сохранив их целостность.
- Получить новый документ, подписав его обеими сторонами.
Часто задаваемые вопросы
- Нужен ли бумажный вариант, если уже есть ЭТК? – Нет, электронный вариант полностью заменяет бумажный, но при необходимости можно запросить печатную выписку.
- Можно ли вести несколько книжек одновременно? – Нет, у одного сотрудника может быть только одна действующая трудовая книжка (бумажная или электронная).
- Как отразить период стажировки? – В соответствующей графе указываются даты начала и окончания стажировки, а также место прохождения.
Оформление трудовой книжки – важный процесс, требующий соблюдения строгих формальностей и своевременного внесения данных. В 2026 году рекомендуется использовать электронную форму, так как она упрощает хранение, поиск и передачу информации. Главное помнить:
- Соберите все необходимые документы до начала работы.
- Подпишите трудовой договор и приказ о приёме.
- Заполните титульный лист и первую запись в книжке.
- При необходимости перехода на ЭТК воспользуйтесь порталами Госуслуг или СФР.
- Следите за тем, чтобы все записи были сделаны чернилами и подписаны сотрудником.
Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите корректное документооборота, избежите проблем при проверках и создадите прозрачные условия труда для сотрудников.