Когда вы впервые устраиваетесь на официальную работу, одним из обязательных документов, который вам понадобится, является трудовая книжка. В 2026 году оформление трудовой книжки стало более гибким: можно выбрать бумажный вариант, но большинство работодателей уже переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК). В этой статье мы разберём, как правильно оформить заявление о открытии трудовой книжки, какие документы нужны, какие сроки и какие нюансы стоит учитывать.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и т.д. С 2020 года работники имеют право отказаться от бумажной версии и перейти на электронную трудовую книжку, которая хранится в системе СФР (Социальный фонд России).
Почему важно оформить заявление?
- Обязательство работодателя: по статье 65 ТК РФ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника.
- Защита прав: заявление фиксирует ваш запрос и защищает от недобросовестных действий работодателя.
- Скорость оформления: при наличии заявления работодатель может быстро выдать документ.
Кому и как подать заявление?
Заявление должно быть подано в письменной форме (можно использовать электронный формат, если работодатель принимает электронные документы). В заявлении указываются:
- ФИО работника.
- Дата и место подачи заявления.
- Причина, по которой требуется открыть трудовую книжку (первое трудоустройство, потеря/повреждение старой книжки и т.д.).
- Выбор формы ведения: бумажная или электронная.
- Подпись работника.
После подачи работодатель обязан:
- Выдать оригинал трудовой книжки в течение 3 дней с даты получения заявления.
- Если выбран электронный формат, зарегистрировать заявление в системе СФР и отправить его работодателю.
Как оформить заявление на бумажную трудовую книжку?
Ниже приведён пример шаблона заявления, который можно скопировать и заполнить вручную.
Заявление Я, ФИО работника, прошу открыть трудовую книжку в связи с первым трудоустройством (или указать причину: потеря, повреждение и т.д.). Подпись: _____________________
Как оформить заявление на электронную трудовую книжку?
Для перехода на ЭТК работник должен подать заявление, в котором указывает, что он отказывается от бумажного документа и хочет вести сведения в электронном виде. В заявлении также указывается дата подачи и номер регистрации (если он уже был зарегистрирован в системе).
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) Я, ФИО работника, прошу перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) и отказаться от бумажной версии. Дата подачи: _____/_____/_____ Номер регистрации: ___________ Подпись: _____________________
Пошаговый чек‑лист для перехода на ЭТК
- Скачайте образец заявления с официального сайта СФР.
- Заполните все поля (ФИО, дата, причина, выбор формата).
- Подпишите заявление.
- Подайте заявление работодателю (можно вручную или через электронную почту).
- Получите подтверждение о регистрации заявления в системе СФР.
- Ожидайте выдачи электронного доступа к трудовой книжке.
Какие документы нужны при подаче заявления?
- Копия паспорта (для подтверждения личности).
- Свидетельство о рождении (если требуется).
- Сертификат о прохождении обязательного обучения (если применимо).
- Копия предыдущей трудовой книжки (если вы переходите на новую).
Что делать, если у вас уже есть бумажная трудовая книжка?
Если вы ранее оформляли бумажную трудовую книжку, но хотите перейти на электронную, вам необходимо:
- Подать заявление о переходе на ЭТК.
- Указать в заявлении, что вы хотите прекратить ведение бумажной версии.
- Получить подтверждение от работодателя о переходе.
- Получить доступ к электронному документу через портал госуслуг или приложение СФР.
Как получить выписку из трудовой книжки?
Для получения выписки работник может подать письменную просьбу работодателю. В соответствии с законодательством, выписка должна быть выдана в течение 3 дней с даты подачи запроса. В случае электронного формата выписка доступна через портал госуслуг.
Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена?
В случае потери, кражи или повреждения работник обязан написать заявление о необходимости оформления новой трудовой книжки. В заявлении указывается причина отсутствия книги и просьба о выдаче новой. Работодатель обязан оформить новую книгу в течение 3 дней.
Как проверить, что ваша заявка принята?
После подачи заявления работодатель обычно отправляет вам подтверждение (письмо, электронный документ). Если вы не получили подтверждения в течение 3 дней, обратитесь в отдел кадров.
- Подготовьте заявление заранее, чтобы не задерживать оформление.
- Убедитесь, что все данные в заявлении корректны (ФИО, даты, причины).
- Сохраняйте копию заявления и подтверждения от работодателя.
- Если вы переходите на ЭТК, проверьте, что ваш доступ к порталу госуслуг активирован.
- Следите за сроками: работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 дней.
Оформление трудовой книжки – важный шаг в начале вашей карьеры. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить нужный документ и защитить свои трудовые права.