Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш профессиональный стаж, право на пенсионные выплаты и многие социальные гарантии. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а в 2025‑2026 годах правила её оформления и использования претерпели существенные изменения.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка и её виды
2. Нормативно‑правовая база (статьи 66 и 66.1 ТК РФ)
3. Кто имеет право оформлять трудовую книжку
4. Как оформить первую (бумажную) трудовую книжку
5. Электронная трудовая книжка: как получить и вести
6. Переход с бумажного варианта на ЭТК
7. Как получить выписку из трудовой книжки
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и её виды

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются все кадровые события сотрудника: прием на работу, переводы, повышения, увольнения, а также периоды вынужденного простоя.

• Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, выпускается в виде книжечки формата А5.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись о трудовой деятельности хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги или в системе Контур.Экстерн.

С 2020 года работодатели могут выбирать, вести ли трудовую книжку в бумажном виде (по статье 66 ТК РФ) или в электронном (по статье 66.1 ТК РФ). С 2025 года большинство новых сотрудников обязаны получать ЭТК, а бумажный вариант сохраняется лишь по желанию работника.

Нормативно‑правовая база

Ключевые статьи Трудового кодекса РФ:

• Статья 66 ТК РФ – регламентирует оформление и ведение бумажных трудовых книжек. Оформлять их могут только работодатели по основному месту работы.
• Статья 66.1 ТК РФ – вводит электронную трудовую книжку. Работодатель обязан предоставить работнику возможность выбора между продолжением ведения бумажного варианта и переходом на электронный.

В уведомлении о приёме на работу работодатель обязан указать, какой вариант будет использоваться, и предоставить инструкцию по работе с выбранным форматом.

Кто имеет право оформлять трудовую книжку

Трудовую книжку может оформить только работодатель по основному месту работы. Исключения:

• При приёме на работу в рамках госслужбы – оформление производится в отделе кадров соответствующего органа.
• Для самозанятых и фрилансеров трудовая книжка не ведётся, но они могут самостоятельно оформить ЭТК через ПФР, если желают фиксировать стаж.

Как оформить первую (бумажную) трудовую книжку

Если вы впервые устраиваетесь на работу и хотите получить бумажный документ, выполните следующие шаги:

1. Соберите необходимые документы:
   • Паспорт гражданина РФ;
   • СНИЛС;
   • ИНН (если есть);
   • Документ об образовании (диплом, аттестат);
   • Трудовой договор (по желанию – в электронном виде);
2. Подпишите трудовой договор и получите от работодателя приказ о приёме на работу.
3. Работодатель оформляет трудовую книжку: заполняет первую страницу (данные о работнике, дата начала работы, должность, код ОКВЭД).
4. Получите книжку в отделе кадров. Проверьте правильность заполнения (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта).
5. Подпишите страницу с записью о приёме (если требуется).

После первого трудоустройства книжка будет находиться у вас, а при смене места работы её необходимо будет передать новому работодателю.

Электронная трудовая книжка: как получить и вести

ЭТК – удобный способ хранить сведения о стаже без бумажных носителей. Ниже – пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год.

Как получить ЭТК

1. Убедитесь, что ваш работодатель подключён к системе ПФР (обычно это делается через сервисы Контур.Экстерн или Е-Офис 24).
2. При приёме на работу попросите работодателя оформить запись в Электронной трудовой книжке. Для этого он подаёт в ПФР электронный приказ и копию трудового договора.
3. После подтверждения записи вы получите уведомление на Госуслуги и/или в мобильном приложении ПФР.
4. Зарегистрируйтесь в личном кабинете Госуслуги (если ещё не сделали) и привяжите к нему ваш СНИЛС.
5. В разделе «Электронная трудовая книжка» появятся все записи о вашем трудовом стаже.

Как вести ЭТК

• Все новые кадровые события (приём, перевод, повышение, увольнение) вносятся работодателем в ПФР в течение 5 рабочих дней.
• Работник может в любой момент просмотреть записи, скачать выписку и проверить их на предмет ошибок.
• Если обнаружена ошибка, работник обязан сообщить работодателю и потребовать исправления в течение 30 дней;

Переход с бумажного варианта на электронную трудовую книжку

С 2025 года переход на ЭТК стал обязательным для большинства новых сотрудников, однако любой работник может самостоятельно инициировать переход.

Что требуется от работодателя

1. Подготовить заявление работника о переходе (можно в свободной форме).
2. Сформировать приказ о переходе и приложить к нему копию текущей бумажной трудовой книжки.
3. Отправить электронный запрос в ПФР через свою систему (Контур.Экстерн, 1С и др.).
4. Получить подтверждение от ПФР о создании записи в ЭТК.
5. Выдать работнику письменное подтверждение о завершении перехода и инструкцию по работе с ЭТК.

Как оформить запись о переходе в бумажной книжке

Если работник сохраняет бумажный вариант, в него вносят запись:

«Перевод в электронную трудовую книжку. Дата: __.__.2026. На основании приказа № ___ от ___.__.2026». Подпись работодателя.

Эта запись подтверждает, что сведения о трудовом стаже теперь находятся в электронном виде.

Как получить выписку из трудовой книжки

Выписка (справка) может потребоваться при:

• Оформлении пенсионных выплат;
• Получении кредита;
• Подаче документов в миграционные службы.

Выписка из бумажной трудовой книжки

1. Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя с заявлением «О выдаче выписки из трудовой книжки».
2. Работодатель оформит выписку в двух экземплярах (для работника и для работодателя).
3. Подпишите полученную выписку и при необходимости заверьте её печатью организации.

Выписка из ЭТК

1. Войдите в личный кабинет Госуслуги или приложение ПФР.
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Скачать выписку».
3. Укажите период, за который нужна справка (например, за последние 5 лет).
4. Скачайте документ в формате PDF, подпишите электронной подписью (если требуется) и распечатайте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отказаться от ЭТК? Да. По статье 66 ТК РФ работник имеет право продолжать вести бумажную трудовую книжку, если об этом заявит в письменной форме при приёме на работу.
• Что делать, если в ЭТК нет записи о моём предыдущем месте работы? Обратитесь к бывшему работодателю с просьбой предоставить подтверждающие документы (трудовой договор, справку) и потребуйте внесения записи в течение 30 дней.
• Можно ли работать без трудовой книжки? Формально – да, если вы работаете по гражданско‑правовому договору (ГПД, договор подряда). Однако отсутствие ТК усложняет получение пенсии и социальных льгот.
• Какие штрафы грозят работодателю за несвоевременное ведение ТК? По статье 5.27 КоАП РФ – от 5 000 до 30 000 рублей за каждое нарушение (неоформление записи, отсутствие подписи, задержка более 5 дней).
• Можно ли самостоятельно создать электронную трудовую книжку? Нет. ЭТК создаётся только работодателем через официальные каналы ПФР.

Оформление и ведение трудовой книжки – важный элемент профессионального пути. С 2020 года в России происходит переход от бумажных носителей к электронной трудовой книжке, что упрощает доступ к сведениям о стаже и ускоряет взаимодействие с государственными сервисами. Следуя описанным в статье шагам, вы сможете:

• Получить первую (бумажную) трудовую книжку при первом трудоустройстве;
• Оформить и вести электронную трудовую книжку через ПФР;
• Корректно перейти с бумажного варианта на ЭТК;
• Получить официальную выписку для любых целей.

Помните, что своевременное и правильное оформление трудовой книжки защищает ваши права и гарантирует получение всех социальных выплат в будущем.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в Пенсионный фонд России. Удачной карьеры!