В 2026 году вопросы, связанные с трудовой книжкой, остаются актуальными как для работодателей, так и для работников․ С переходом на электронный формат (ЭТК) многие процессы упрощаются, однако бумажная трудовая книжка по‑прежнему играет важную роль в подтверждении трудового стажа и квалификации․ Ниже приведён подробный гайд, как правильно вести и хранить трудовые книжки в организации, какие записи вносить, как выдавать дубликаты и как работать с электронными данными․
Правовой статус трудовой книжки
Трудовая книжка – это документ строгой отчетности, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Её порядок ведения, хранения и выдачи регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (статья 66․1);
- Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Федеральный закон № 152-ФЗ от );
- Постановлением Правительства РФ № 1194 от о порядке ведения и хранения трудовых книжек․
Нарушение этих правил может привести к штрафам и ответственности за нарушение трудового законодательства․
Ответственность за трудовые книжки в организации
Кто отвечает за ведение трудовых книжек?
- Главный бухгалтер – отвечает за общую бухгалтерскую часть, но не за конкретные записи․
- Ответственный за кадры (HR‑менеджер) – ведёт и хранит бумажные и электронные трудовые книжки․
- В небольших компаниях – владелец бизнеса или управляющий может выполнять эту роль․
В любом случае, записи в трудовой книжке должны быть сделаны в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя и при наличии соответствующего документа․
Как вести бумажную трудовую книжку
Приём на работу
Приём нового сотрудника – обязательная запись․ Включает:
- Дата начала работы;
- Должность и название организации;
- Форма занятости (полная, неполная, временная);
- Условия работы (срок, место)․
Запись оформляется приказом № … от … г․ и копией приказа прилагается к трудовой книжке․
Повышение, перевод, перевод в другое подразделение
Все изменения в должности и подразделении фиксируются в трудовой книжке․ Запись должна содержать:
- Дата изменения;
- Новая должность и подразделение;
- Приказ (распоряжение) с указанием причины․
Увольнение
При увольнении в трудовой книжке ставится закрывающая запись․ В ней указываются:
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (по собственному желанию, перевод в другую организацию, сокращение);
- Приказ о приёме на работу (если применимо)․
Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, она хранится в организации до момента выдачи при увольнении․
Хранение
Бумажные трудовые книжки хранятся в организации в специально отведённом месте, защищённом от огня, влаги и несанкционированного доступа․ Рекомендуется:
- Хранить в сейфе или системе доступа;
- Создавать копии (фотокопии) для внутреннего архива;
- Проводить регулярные проверки на целостность и наличие всех страниц․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК полностью заменяет бумажный аналог․ С 2021 года работодатель обязан вести ЭТК для всех сотрудников, которые работают в организации более пяти дней и где работа является основной․
Как получить ЭТК
- Регистрация в системе «Госуслуги»;
- Подключение к сервису «Электронная трудовая книжка»;
- Ввод данных о сотруднике (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
- Внесение записей о приёме, повышении, переводе, увольнении․
После регистрации работодатель получает доступ к личному кабинету, где может вносить и редактировать записи․
Права работника
Работник имеет право:
- Получить выписку из ЭТК через «Госуслуги»;
- Проверить корректность записей;
- Подать запрос на исправление ошибок․
Дубликаты и исправления
Если в ЭТК обнаружена ошибка, работодатель обязан внести исправление в течение 5 дней с момента обнаружения․ Для выдачи дубликата бумажной трудовой книжки работодатель оформляет приказ о выдаче дубликата и передаёт его сотруднику․
Практические рекомендации для работодателя
- Создайте внутренний регламент по ведению трудовых книжек (бумажных и электронных)․
- Назначьте ответственного за кадры и убедитесь, что он прошёл обучение по трудовому законодательству․
- Внедрите систему электронного документооборота для автоматизации записей․
- Проводите регулярные аудиты (ежеквартально) для проверки соответствия требованиям․
- Обеспечьте обучение сотрудников по правильному заполнению трудовых книжек․
- Храните копии всех приказов и распоряжений, связанных с трудовой книжкой, в электронном архиве․
- При увольнении выдавайте полную копию трудовой книжки и подтверждайте это письмом․
Где можно получить официальные бланки и образцы записей
Официальные бланки и образцы записей доступны на следующих ресурсах:
- Сайт Малый бизнес – бесплатные шаблоны и инструкции․
- Портал Госуслуги – доступ к ЭТК и выпискам․
- ПФР – сервис «ПФР Онлайн» для проверки статуса и выдачи выписок․
Трудовая книжка – это ключевой документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В 2026 году работодатели обязаны вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки, соблюдать порядок их хранения и выдачи․ Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать штрафов, обеспечить прозрачность кадрового учета и поддерживать высокий уровень доверия со стороны сотрудников․