Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. Именно на ее основании рассчитывается пенсия, различные социальные выплаты и компенсации. Однако с активным внедрением цифровых технологий и переходом на электронные форматы, вопросы о том, кто, когда и как должен заводить этот документ, вызывают множество вопросов. Разберем подробно актуальные правила, действующие на май 2026 года.

Основное правило: чья обязанность?

Согласно Трудовому кодексу РФ (в частности, ст. 65 ТК РФ), главным ответственным лицом за оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве является работодатель.

Важно запомнить ключевые моменты:

• Работник не покупает бланк трудовой книжки самостоятельно;
• Работодатель (будь то крупная организация, ООО или индивидуальный предприниматель) обязан завести документ за свой счет.
• Оформление происходит в течение 5 дней с момента фактического начала работы сотрудника.

Если работник поступает на работу впервые, именно организация-работодатель инициирует процесс создания его трудовой биографии. Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, вести трудовые книжки не обязаны, но могут делать это по соглашению сторон.

Бумажная или электронная: что актуально в 2026 году?

На текущий момент (май 2026 года) в России окончательно закрепился приоритет электронного формата. Однако нюансы зависят от того, когда человек начал свою трудовую деятельность.

Для тех, кто устраивается на работу впервые

Если сотрудник поступает на работу впервые после 1 января 2021 года, ему не заводят бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан оформить сведения о нем исключительно в виде электронной трудовой книжки (ЭТК).

Данные передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. На руки работнику никакой бумажный документ не выдается, так как его просто не существует в физической форме.

Для тех, кто уже имеет трудовой стаж

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (заведенная до 2021 года):

• Работодатель продолжает вносить записи в бумажный вариант (при переводах, увольнениях, награждениях).
• Параллельно работодатель обязан передавать эти сведения в электронном виде в СФР.
• Переход на ведение только электронной книжки для таких сотрудников возможен только по их письменному заявлению. В этом случае бумажную книжку выдают работнику на руки, и работодатель больше не несет ответственности за ее хранение.

Процедура оформления: пошаговый алгоритм

Процесс заведения новой трудовой книжки (электронной) выглядит следующим образом:

1. Прием документов. При приеме на работу впервые сотрудник предоставляет паспорт и СНИЛС. Бумажная трудовая не требуется.
2. Издание приказа. Работодатель издает приказ о приеме сотрудника на работу.
3. Формирование записи. Специалист отдела кадров (или сам руководитель, если штат мал) формирует запись о приеме на работу в электронном реестре.
4. Передача данных. Сведения направляются в Социальный фонд России.
5. Уведомление. Работнику предоставляется возможность получить выписку из электронной трудовой книжки (через портал Госуслуг, в МФЦ или в отделении СФР).

Кто конкретно заполняет документ внутри организации?

Законодательство не называет конкретную должность человека, который должен физически вносить записи. Эту функцию выполняет:

• Специалист отдела кадров;
• Бухгалтер (в небольших фирмах);
• Сам руководитель организации или ИП;
• Иное уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя.

Ответственность за правильность ведения, хранения (для бумажных версий) и своевременную передачу данных (для электронных) несет работодатель в лице его исполнительных органов.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или ее нет?

Ситуации, когда работник утверждает, что трудовая потеряна, встречаются часто. Здесь важно различать два случая:

Случай 1: Сотрудник устраивается впервые.
Работодатель просто заводит ему новую электронную трудовую. Никаких дополнительных действий по восстановлению не требуется.

Случай 2: Сотрудник утверждает, что работал ранее, но книжки нет.
В этом случае работодатель не имеет права заводить новую трудовую книжку как на впервые устраивающегося. Работник обязан:

• Написать заявление об утрате трудовой книжки с указанием обстоятельств.
• Предоставить документы, подтверждающие предыдущий стаж (копии приказов, справки с прежних мест работы, архивные выписки).
• На основании этих документов в новую (или восстановленную) трудовую будут внесены записи о прошлом стаже.

Особенности ситуации в Украине (контекст 2026 года)

Стоит отметить, что в соседней Украине также происходят масштабные изменения. Согласно актуальной информации, до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. После этой даты учет трудового стажа будет вестись исключительно в электронном виде. Владельцам бумажных книжек, оформленных до 2004 года, рекомендуется пройти процедуру оцифровки заранее, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа для пенсии.

Заведение трудовой книжки, это обязанность работодателя, а не работника. В 2026 году для новых сотрудников этот процесс полностью цифровизирован: бумажный бланк покупать не нужно, все данные хранятся в защищенных базах Социального фонда. Главная задача работника при первом трудоустройстве — предоставить accurate данные (СНИЛС, паспорт) и проконтролировать, чтобы работодатель передал сведения в реестр. Это гарантирует сохранность трудового стажа и право на будущую пенсию.

Помните: отсутствие записи в электронной трудовой книжке может создать проблемы при выходе на пенсию, поэтому важно регулярно проверять свой стаж через портал Госуслуг или приложение СФР.