В 2026 году правила оформления трудовой книжки остаются актуальными, но появились новые возможности: электронный формат через КЭДО, уточнённые требования к содержанию записей и обновлённые нормативные акты. Ниже вы найдёте подробный пошаговый гид, как правильно оформить запись об увольнении по соглашению сторон, а также примеры записей, которые можно использовать в своей практике.
Что такое соглашение сторон?
Соглашение сторон – это добровольное и взаимное согласие работодателя и работника прекратить трудовой договор. Согласно статье 78 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), основаниями прекращения договора могут быть:
- соглашение сторон;
- инициатива работодателя;
- инициатива работника;
- другие основания, предусмотренные ТК РФ.
При оформлении соглашения сторон важно, чтобы обе стороны подписали документ, а в трудовой книжке была сделана соответствующая запись.
Ключевые нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ст. 78, 57, 79).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 258н «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Положение о КЭДО (Координационная электронная система документооборота).
Порядок оформления записи в трудовой книжке
Подготовка документов
- Согласование условий увольнения в письменной форме (соглашение сторон).
- Подписи обеих сторон (работодатель и работник).
- Свидетельство о регистрации договора (если применимо);
- Копия трудовой книжки (для проверки предыдущих записей).
Запись в трудовой книжке
Запись должна быть сделана в соответствии с пунктом 4 статьи 57 ТК РФ и инструкцией Минтруда. В 2026 году допускается как бумажный, так и электронный формат (через КЭДО), если обе стороны имеют квалифицированные электронные подписи.
Структура записи:
- Дата увольнения.
- Основание: «Увольнение по соглашению сторон».
- Краткое описание: «Соглашение сторон о расторжении трудового договора».
- Подписи: работодатель и работник (или их уполномоченные представители).
- Дата и подпись руководителя (если требуется).
Пример записи в бумажной трудовой книжке
Вставьте запись в свободный ряд, который не занят другими данными. Пример:
« – Увольнение по соглашению сторон – Соглашение сторон о расторжении трудового договора – Подпись работодателя – Подпись работника»
Пример записи в электронной трудовой книжке (КЭДО)
В электронном формате запись выглядит так:
Основание: Увольнение по соглашению сторон Описание: Соглашение сторон о расторжении трудового договора Подписи: • Работодатель: [ЭП] • Работник: [ЭП]
Как правильно работать с трудовой книжкой в 2026 году
- Проверяйте, что все предыдущие записи корректны и нет ошибок.
- Сохраняйте копию соглашения сторон в личном деле сотрудника.
- Если в трудовой книжке есть ошибки, исправьте их в соответствии с инструкцией Минтруда (пункт 5).
- При переходе на электронный формат убедитесь, что все данные совпадают с бумажной версией.
Образцы записей
Образец записи об увольнении по соглашению сторон (бумажный)
« – Увольнение по соглашению сторон – Соглашение сторон о расторжении трудового договора – Подпись работодателя – Подпись работника»
Образец записи об увольнении по соглашению сторон (электронный)
Основание: Увольнение по соглашению сторон Описание: Соглашение сторон о расторжении трудового договора Подписи: • Работодатель: [ЭП] • Работник: [ЭП]
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
В книге учета движения трудовых книжек фиксируется дата, номер трудовой книжки, имя сотрудника, должность, дата начала работы, дата увольнения, основание и подписи. Вкладки к книге содержат копии всех записей, сделанных в трудовой книжке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли оформить соглашение сторон без подписей? Нет, согласно ТК РФ обе стороны должны подписать договор.
- Что делать, если в трудовой книжке есть ошибка? Внести исправление в соответствии с инструкцией Минтруда, указать дату и причину исправления.
- Можно ли использовать шаблон из интернета? Да, но убедитесь, что он соответствует последним нормативам (ст. 57 ТК РФ, Приказ 320н).
- Какие документы нужны для электронного оформления? Квалифицированные электронные подписи обеих сторон и доступ к системе КЭДО.
Запись в трудовой книжке по соглашению сторон – это важный юридический акт, который защищает права обеих сторон. В 2026 году вы можете оформить её как в бумажном, так и в электронном виде, но обязательно соблюдайте требования ТК РФ и инструкций Минтруда. Используйте приведённые образцы, чтобы избежать ошибок и ускорить процесс оформления.
Если вам нужна более подробная консультация или готовые шаблоны, обратитесь к специалисту по кадровому учету или воспользуйтесь официальными ресурсами Минтруда.