Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В настоящее время существует два основных формата ведения трудовой книжки: бумажный и электронный. Хотя электронная трудовая книжка (ЭТК) активно внедряется, бумажная трудовая книжка все еще актуальна и имеет свои особенности. В этой статье мы подробно рассмотрим правила ведения бумажной трудовой книжки в 2026 году, узнаем, в каких случаях она обязательна, и какие действия необходимо предпринять работнику и работодателю.

Электронная трудовая книжка: краткий обзор

Прежде чем перейти к ведению бумажной трудовой книжки, важно кратко напомнить о переходе на ЭТК. С 1 января 2020 года ЭТК стала доступной, и многие работодатели и работники перешли на электронный формат.

Преимущества ЭТК:

• Удобство доступа к информации о трудовой деятельности.
• Отсутствие риска потери или повреждения документа.
• Экологичность.

Важно помнить: Переход на ЭТК – добровольный процесс для работника.

Когда требуется ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году?

Согласно Трудовому кодексу РФ, ведение бумажной трудовой книжки обязательно в следующих случаях:

• Работник сам выбрал бумажный формат: Если работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде, работодатель обязан удовлетворить его просьбу.
• Работник не подавал заявление о переходе на ЭТК: Если работник не выразил желания перейти на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде.

Оформление бумажной трудовой книжки при приеме на работу

При приеме на работу работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку. Процедура оформления включает в себя следующие шаги:

Заполнение трудовой книжки: Работодатель заполняет трудовую книжку в соответствии с установленными правилами. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, организации, дате приема на работу, должности и заработной плате.
Подпись работника: Работник подписывает трудовую книжку, подтверждая факт ее получения.
Запись о приеме на работу: Работодатель делает запись в трудовой книжке о приеме работника на работу.

Правила ведения бумажной трудовой книжки

Работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в соответствии с правилами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими нормативными правовыми актами. Основные правила ведения трудовой книжки:

• Записи в трудовую книжку вносятся на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность работника (например, приказов о приеме на работу, переводах, увольнении).
• Записи в трудовую книжку делаются работодателем или уполномоченным им лицом.
• Записи в трудовую книжку делаются в хронологическом порядке.
• Записи в трудовую книжку делаются аккуратно и разборчиво.
• Работодатель обязан хранить трудовые книжки работников в течение пяти лет после увольнения работника.

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Если работник хочет перейти на электронную трудовую книжку, он должен подать заявление работодателю. В заявлении необходимо указать свое желание перейти на ЭТК.

Образец заявления:

Генеральному директору
ООО «Название организации»
Иванову Ивану Ивановичу

От работника
Петрова Петра Петровича

Заявление

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в установленном порядке в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации.
Подпись: _______________

Что делать, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК?

Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде. При этом работодатель должен убедиться, что в трудовой книжке работника есть закрывающая запись о переходе на ЭТК (если работник ранее подавал заявление).

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за правильное ведение и хранение трудовых книжек работников. В случае нарушения правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году остается актуальным для работников, которые выбрали этот способ ведения документа, или для тех, кто не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель обязан соблюдать правила ведения трудовой книжки и обеспечивать сохранность документов.

Ресурсы

• [КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/)
• [Банки.ру](https://www.banki.ru/)
• [Группа Компаний Москворецкий Дом Аудита](https://www.mdaudit.ru/)

Важно: Информация в данной статье носит ознакомительный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу.