Трудовая книжка остается одним из ключевых документов‚ подтверждающих профессиональный стаж и квалификацию работника․ Несмотря на активный переход на электронный формат‚ бумажные трудовые книжки продолжают использоваться в 2026 году․ В данной статье мы подробно разберем правила оформления‚ ведения и хранения этого документа при трудоустройстве․
Основы ведения трудовой книжки
Трудовая книжка установленного образца, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ В нее вносятся сведения о:
- Личных данных работника;
- Выполняемой работе (должность‚ специальность‚ квалификация);
- Переводах на другую постоянную работу;
- Увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
- Награждениях за успехи в работе․
Порядок действий при приеме на работу
Если работник устраивается впервые
Если человек впервые выходит на рынок труда‚ работодатель обязан оформить ему трудовую книжку․ Это должно быть сделано в присутствии работника не позднее одной недели со дня приема на работу․
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка
При трудоустройстве работник предъявляет документ работодателю․ Важным моментом является наличие или отсутствие «закрывающей» записи:
- Если закрывающей записи нет: это означает‚ что работник решил сохранить бумажный вариант документа․ В этом случае работодатель обязан:
- Принять трудовую книжку на хранение в организацию;
- Сделать в ней запись о приеме на новое место работы;
- Вести её в соответствии с установленными правилами․
- Если работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК): бумажный документ остается у работника на руках‚ а все новые записи фиксируются в электронном виде․
Правила внесения записей
Оформление приема на работу
Запись о приеме на работу должна быть лаконичной․ Согласно инструкциям‚ в ней указывается только то‚ куда и кем принят человек․ Особенности характера работы‚ график или иные условия трудоустройства в трудовую книжку не вносятся — эта информация фиксируется в трудовом договоре․
Работа по совместительству
Записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку в следующих случаях:
- По желанию работника;
- Если работа по совместительству имела место до того‚ как работник устроился на основное место работы․
Запреты и ограничения
Важнейшее правило ведения документа: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» категорически запрещено зачеркивать ранее внесенные записи‚ даже если они были неточными‚ неправильными или признаны недействительными․
Особенности 2026 года: Бумажная vs Электронная книжка
В 2026 году обязанность по ведению бумажной книжки сохраняется только в двух случаях:
- Работник самостоятельно выбрал такой способ ведения документа․
- Работник еще не принял решение о переходе на электронный формат․
При первом трудоустройстве сейчас стандартная процедура включает подписание трудового договора и ознакомление с приказом о приеме․ После этого работодатель подает форму ЕФС-1 (подраздел 1․1) в Социальный фонд (ранее ПФР)‚ на основании которой создается электронная трудовая книжка․
Соблюдение правил ведения трудовой книжки защищает как работодателя от штрафных санкций‚ так и работника — от проблем с подтверждением стажа при выходе на пенсию․ Главное помнить: любые изменения в документе должны быть строго регламентированы‚ а хранение бумажных оригиналов должно осуществляться в безопасных условиях внутри организации․