Трудовая книжка, один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника․ С 2021 года порядок её ведения, заполнения и хранения регулируется Приказом Минтруда России от № 320н (в редакции 2026 года)․ В 2026 году действуют как бумажные, так и электронные трудовые книжки, и для каждого типа существуют свои требования․ В этой статье подробно разберём, что требуется от работодателя и сотрудника при оформлении, ведении, выдаче и заверении трудовой книжки․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, в который вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводах на другую работу;
• увольнении;
• наградах и поощрениях (по желанию работодателя);
• перерывах в трудовой деятельности (если они влияют на стаж)․

Эти данные используются для:

• расчёта страхового стажа при назначении пенсии;
• подтверждения опыта работы при трудоустройстве;
• получения пособий (например, по временной нетрудоспособности, декретным);
• оформления кредитов, виз, государственных услуг․

Бумажная или электронная трудовая книжка — что выбрать в 2026 году?

С 1 января 2023 года в России действует двойная система:

Бумажная трудовая книжка

• Выдаётся работнику при первом трудоустройстве, если он не подал заявление о переходе на электронный формат․
• Используется новый бланк, утверждённый Приказом Минтруда № 320н (с 2023 г․)․
• Бланки имеют защитные элементы: водяные знаки, микротекст, голографические элементы․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Вводится по инициативе работника: он должен подать заявление в кадровую службу или через Госуслуги․
• С 2026 года все новые сотрудники по умолчанию получают ЭТК, если не заявили об обратном․
• Данные в ЭТК формируются автоматически на основе сведений, передаваемых работодателем в Пенсионный фонд РФ (ПФР)․
• Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или в отделении ПФР;

Важно! Работодатель обязан вести трудовые книжки обоих форматов — как бумажные, так и электронные — в зависимости от выбора сотрудника․

Что требуется при оформлении трудовой книжки впервые?

Для работника

При первом трудоустройстве сотрудник должен предоставить:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
3. Документ об образовании (по желанию, для заполнения ьного листа);
4. Заявление о выборе формата трудовой книжки (бумажная/электронная)․

Для работодателя

Работодатель обязан:

• Выдать бумажную трудовую книжку в день трудоустройства (если сотрудник не выбрал ЭТК);
• Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия, дата выдачи);
• Внести первую запись о приёме на работу в течение 5 рабочих дней;
• Зарегистрировать факт выдачи книжки в книге учёта движения трудовых книжек (форма утверждена Приказом № 320н)․

Образец заполнения ьного листа (бумажная книжка)

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество, полностью, как в паспорте;
• Дата рождения — число, месяц, год;
• Образование — например: «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее»;
• Профессия (специальность) — по документу об образовании;
• Дата выдачи — дата, когда книжка была выдана работнику;
• Подпись работника — ставится в присутствии кадровика;
• Печать организации — обязательно, если книжка бумажная․

Как правильно вносить записи в трудовую книжку в 2026 году?

Все записи вносятся чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений․ Исправления допускаются только по строгой процедуре (см․ ниже)․

Запись о приёме на работу

Обязательно указать:

• Номер записи (по порядку);
• Дата приёма (день, месяц, год);
• Основание: «принят на работу по приказу (договору) № ___ от ___»;
• Должность, структурное подразделение;
• Форма занятости: постоянная, временная, на срок до 2 месяцев и т․д․

Пример:
«1․ г․ принят на работу в должности бухгалтера по основному месту работы по приказу № 12 от г․»

Запись об увольнении

Указывается:

• Дата увольнения;
• Основание: «уволен по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с ликвидацией организации» и т․д․;
• Номер и дата приказа;
• Ссылка на статью Трудового кодекса РФ (например, п․ 3 ст․ 77 ТК РФ)․

Пример:
«2․ г․ уволен по собственному желанию, в соответствии с пунктом 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, приказ № 45 от г․»

Записи о переводе

Если работник переводится на другую должность в той же организации — запись делается как «переведён на должность…»․
Если переводится к другому работодателю — делается запись об увольнении по п․ 5 ст․ 77 ТК РФ (перевод к другому работодателю), а затем — приём на новом месте․

Совместительство и вахтовый метод

Записи о работе по совместительству не вносятся в трудовую книжку, если только работник не работает по совместительству у данного работодателя — тогда запись делается с пометкой «по совместительству»․

Вахтовый метод работы указывается в приказе и трудовом договоре, но в трудовую книжку не вносится отдельной записью․

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаётся в случае:

• утраты или порчи оригинала;
• неправильного заполнения;
• потери при передаче между работодателями․

Порядок оформления:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата;
2. Работодатель собирает документы: копии приказов, выписки из лицевых счётов, архивные данные;
3. На основании этих данных составляется дубликат с пометкой «Дубликат»;
4. Все записи в дубликате должны быть подтверждены документально;
5. Дубликат заверяется печатью и подписью руководителя․

Важно! Дубликат не может содержать записи, не подтверждённые документами․ Если документы утеряны, работодатель обязан обратиться в ПФР за архивными сведениями․

Как заверить копию трудовой книжки в 2026 году?

Копия трудовой книжки требуется для:

• получения кредита;
• оформления визы;
• подачи документов в суд или органы соцзащиты;
• учёбы в вузе․

Правила заверения:

1. Копия делается на белой бумаге, включая все страницы с записями;
2. На каждой странице ставится надпись: «Копия верна»;
3. Указывается дата заверения;
4. Ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, бухгалтер, руководитель);
5. Ставится печать организации (если есть);
6. При отсутствии печати, подпись руководителя с расшифровкой и должностью․

Пример заверения:
«Копия верна․ Дата: ․ Подпись: И․И․ Иванов․ Должность: начальник отдела кадров․»

Обязанности работодателя по хранению и учёту

Работодатель обязан:

• Хранить трудовые книжки в специальном сейфе или металлическом шкафу с доступом только уполномоченным лицам;
• Вести книгу учёта движения трудовых книжек — в ней фиксируются все поступления и выдачи;
• Вести приходно-расходную книгу по бланкам трудовых книжек — для контроля за целостностью бланков;
• Передавать трудовые книжки при ликвидации организации в архив или в органы соцзащиты;
• Сохранять книжки в течение 75 лет после увольнения работника (по закону об архивном деле)․

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Исправления карандашом или корректором․
  Решение: Исправления запрещены․ При ошибке, делается новая запись с пометкой «Запись неверна», затем — правильная․
• Ошибка: Не указан номер приказа или дата․
  Решение: Все записи должны ссылаться на документы-основания;
• Ошибка: Не заверена копия печатью․
  Решение: Если печать отсутствует — подпись руководителя с расшифровкой обязательна․
• Ошибка: Не внесена запись о приёме в течение 5 дней․
  Решение: Нарушение влечёт штрафы от Роструда до 50 000 рублей․

Для работодателя:

1. Определить формат трудовой книжки (бумажная/электронная) по заявлению работника;
2. Выдать бумажную книжку в день трудоустройства (если выбрана);
3. Заполнить ьный лист и внести первую запись в течение 5 дней;
4. Вести учёт в книге движения трудовых книжек;
5. Хранить книжки в безопасном месте;
6. Заверять копии по правилам;
7. Передавать данные в ПФР для ЭТК ежемесячно․

Для работника:

1. Подать заявление о выборе формата трудовой книжки при трудоустройстве;
2. Сохранять книжку в надёжном месте;
3. Запрашивать выписку из ЭТК через Госуслуги или ПФР;
4. Запрашивать дубликат при утрате;
5. Проверять записи в книжке на соответствие реальным фактам․

Соблюдение этих требований обеспечит легитимность трудового стажа, избежит конфликтов с ПФР и Рострудом, а также защитит права как работника, так и работодателя․

Источники: Приказ Минтруда России от № 320н, Трудовой кодекс РФ, официальные разъяснения ПФР, Госуслуги, КонсультантПлюс (2026 г․)․