Трудовая книжка — один из главных документов, подтверждающих трудовой стаж, право на пенсию и социальные выплаты. В 2026 году правила её ведения изменились, но принципы «что и когда записывать» остались прежними. В статье подробно рассматривается, какие записи обязательны, как правильно их вносить, какие особенности есть у бумажной и электронной формы, а также как исправлять ошибки.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок заполнения трудовой книжки в 2026 году:

• Трудовой кодекс РФ (ред. от , с изменениями от );
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» (п. 12 – «зачёркивать ничего нельзя»);
• Приказ Минтруда России № 317н от «Об электронных трудовых книжках (ЭТК)»;
• Методические рекомендации Росстата и Роструда 2024‑2026 гг.

Все работодатели обязаны вести бумажную или электронную трудовую книжку в соответствии с выбранным форматом. При переходе с бумажной формы на ЭТК в бумажной книжке делается закрывающая запись.

Какие записи обязаны вноситься?

Сведения о работе (раздел «Сведения о работе»)

1. Запись о приёме на работу (в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора);
2. Запись о переводе, перемещении, изменении условий труда;
3. Запись о прекращении трудовых отношений (увольнение, увольнение по соглашению сторон, выход на пенсию и т.п.).

Сведения о награждении (раздел «Сведения о награждении»)

• Грамоты, медали, почётные знаки, премии, присвоенные государством или работодателем;
• Записи в этом разделе зачёркивать нельзя (п. 12 Приказа Минтруда № 320н).

Прочие обязательные записи

• Сведения о совместительстве (если оно оформлено официально);
• Сведения о вахтовом методе работы (при наличии);
• Запись о переходе на электронную трудовую книжку (закрывающая запись в бумажной книжке).

Как правильно вносить запись?

Формат записи (пример)

Пошаговый алгоритм

1. Подготовка документа. На основании приказа, трудового договора или заявления работника формируется текст записи.
2. Проверка данных. Убедитесь, что указаны:
   • номер записи (следующий по порядку);
   • дата внесения (дата подписи приказа/документа);
   • полный текст записи без сокращений, кроме официальных аббревиатур;
   • основание (номер и дата приказа, договор и т.п.).
3. Внесение записи. Руководитель (или уполномоченный представитель) пишет запись чернильной ручкой, подписью и печатью организации.
4. Контроль. Сотрудник проверяет запись, подписывает страницу (если требуется) и получает копию (при желании).
5. Хранение; Трудовая книжка передаётся сотруднику, а оригинал хранится у работодателя в архиве до 5 лет после увольнения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Записи вносятся через специализированную информационную систему «Электронная трудовая книжка»;
• Подтверждение записи – электронная подпись уполномоченного лица;
• Сотрудник получает доступ к своему профилю через портал Госуслуг.

Если работник переходит с бумажной формы на ЭТК, в бумажной книжке делается закрывающая запись:

Как исправлять ошибки в трудовой книжке?

Ошибки вносятся в соответствии с пунктом 12 Приказа Минтруда № 320н: зачёркивать нельзя. Вместо этого применяется исправительная запись.

Алгоритм исправления

1. Составить заявление сотрудника о необходимости исправления.
2. Подготовить исправительную запись:
   • Указать номер ошибочной строки;
   • Зачеркнуть (штрих‑красным) ошибочную часть (не более 2 см);
   • Подписать и поставить печать рядом с исправлением;
   • Внести правильный текст в новой строке, указав дату исправления.
3. Если ошибка критична (например, неверная дата увольнения), возможно признание всей записи недействительной и внесение новой записи «в полном объёме», как указано в КонсультантПлюс (2026).

Важно: исправления допускаются только в течение 5 лет после увольнения. После этого запись считается «неподлежащей изменению».

Специфические ситуации

Совместительство

Если сотрудник официально работает по совместительству, в трудовой книжке вносятся отдельные записи о приёме и увольнении в каждой организации. При этом в разделе «Сведения о работе» указывается «совместительство».

Вахтовый метод работы

Для вахтовиков в отдельной колонке указываются даты начала и окончания вахтовой смены, а также место выполнения работ. При смене вахтовой группы делается новая запись.

Переход с бумажной книжки на ЭТК

1. Сотрудник подаёт заявление о переходе;
2. Работодатель вносит закрывающую запись в бумажную книжку;
3. В системе ЭТК создаётся электронный профиль и в него переносятся все предыдущие записи (скан‑копии).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли зачеркивать запись в разделе «Сведения о награждении»?

Нет. По п. 12 Приказа Минтруда № 320н любые зачеркивания в этом разделе запрещены. При ошибке делается исправительная запись в разделе «Сведения о работе».

Сколько времени у работодателя на внесение записи о приёме?

Запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора (при наличии приказа) или в течение того же срока, если приказ не издавался.

Что делать, если в бумажной книжке уже есть закрывающая запись о переходе на ЭТК, а сотрудник хочет вернуться к бумажному формату?

В таком случае необходимо оформить новое трудоустройство в бумажной форме и оформить новую запись о приёме. Закрывающая запись остаётся в истории, но в новой книжке будет отдельный блок «переход на бумажный формат».

Можно ли самостоятельно вносить запись в свою трудовую книжку?

Нет. Записи вносит только уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров) на основании приказа или трудового договора.

В 2026 году правила ведения трудовой книжки остаются строгими, но уточнёнными:

• Записи вносятся в течение 5 рабочих дней после соответствующего события;
• Зачёркивать ничего нельзя, в т.ч. в разделе «Сведения о награждении»;
• Ошибки исправляются исправительной записью с указанием номера ошибочной строки;
• При переходе на электронную форму делается закрывающая запись в бумажной книжке;
• Все действия фиксируются приказом, договором или заявлением сотрудника.

Соблюдение этих требований гарантирует правильный учёт трудового стажа, своевременное начисление пенсии и отсутствие проблем при проверках со стороны государственных органов.

Дата актуализации:  г.