Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работы гражданина и его профессиональный путь. Несмотря на активный переход к электронному документообороту, бумажные трудовые книжки остаются в силе для тех, кто подал соответствующее заявление или чья деятельность началась до 2020 года. В 2026 году правила их ведения строго регламентированы, и любая ошибка может создать проблемы при назначении пенсии.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи, какие бланки использовать и что делать в случае утери или порчи документа.

Актуальная форма трудовой книжки

Важно помнить, что с 1 января 2023 года в России применяется новая форма трудовой книжки. Она утверждена Приказом Минтруда России № 320н от . Если у сотрудника на руках старый бланк (образца 2004 года или более ранний), он является действительным и замене не подлежит. Однако все новые записи с 2023 года в новые книжки вносятся только в бланки нового образца.

Основные отличия новой формы:

• Изменен цвет обложки (темно-синий с тиснением).
• Обновлены правила заполнения ьного листа.
• Уточнены требования к вкладышам.

Общие правила ведения записей

При заполнении трудовой книжки необходимо строго соблюдать следующие требования:

1. Язык: Все записи вносятся на русском языке.
2. Чернила: Использовать можно только черную, фиолетовую или синюю шариковую, перьевую или гелевую ручку. Использование карандаша или корректирующих средств запрещено.
3. Аккуратность: Записи должны быть четкими, разборчивыми, без сокращений (кроме общепринятых, например, «г.», «р.»).
4. Нумерация: Все записи нумеруются в пределах соответствующего раздела (о работе, о награждении).
5. Даты: Даты указываются арабскими цифрами (день и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Что делать, если допущена ошибка?

Зачеркивать, подправлять или замазывать корректором ошибочную запись категорически нельзя. Ошибка исправляется путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильный вариант.

Порядок заполнения при приеме на работу

При приеме сотрудника в организацию в разделе «Сведения о работе» вносится следующая информация:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата приема (число, месяц, год).
• Графа 3: Наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации, а также название структурного подразделения (если оно указано в штатном расписании).
• Графа 4: Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Пример формулировки: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».

Запись об увольнении

Один из самых важных моментов — правильное оформление увольнения. Запись вносится в день увольнения.

Алгоритм действий:

1. В графе 1 ставится номер записи.
2. В графе 2 — дата увольнения.
3. В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
   
   Пример: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. В графе 4 указывается номер и дата приказа об увольнении;

После внесения записи она заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью самого работника.

Реорганизация и переименование компании

Часто возникает вопрос: что делать, если организация сменила название или прошла реорганизацию? В этом случае в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись:

«Организация [старое название] с [дата] переименована в [новое название]».

Основанием служит приказ или решение учредителей. Нумерация записей продолжается.

Дубликат трудовой книжки

С 1 января 2024 года (согласно изменениям, вступившим в силу в Беларуси и отраженным в общих тенденциях СНГ, а также актуальным для РФ в части восстановления стажа) изменен порядок оформления дубликата.

Дубликат выдается в случаях:

• Утери трудовой книжки работником.
• Порчи документа (залит чернилами, разорван, обгорел).

Если трудовая книжка не потеряна, а испорчена, в графу 4 новой книжки (дубликата) вносится запись: «Выдан взамен испорченной». К дубликату прилагаются заверенные копии документов, подтверждающих стаж (справки с мест работы, копии приказов), если оригиналы утрачены.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Не стоит забывать про электронный формат. С 7 марта (год внедрения функционала) россияне получили возможность обращаться в Социальный фонд России (ранее ПФР) для включения в электронные трудовые книжки информации о стаже, который по каким-то причинам не был отражен в базах данных.

Работодатели обязаны своевременно (не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, или в день увольнения) передавать сведения в СФР. Сотрудник может в любой момент запросить выписку из ЭТК.

Правильное ведение трудовой книжки, это ответственность работодателя и гарантия защищенности прав работника. Ошибки в датах, формулировках или отсутствие печатей могут привести к тому, что периоды работы не будут учтены при расчете пенсии. Поэтому специалисты отдела кадров должны регулярно обновлять знания, опираясь на актуальные нормативные акты 2026 года.

Помните: каждая запись в трудовой книжке должна быть подтверждена соответствующим приказом по организации.