Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое положение сотрудника. Правильное её заполнение и своевременное оформление – гарантия юридической чистоты отношений и отсутствия проблем при проверках. В 2026 году правила ведения бумажной и электронной трудовой книжки несколько изменились, поэтому ниже собраны все актуальные нормы, примеры и рекомендации.

Общие принципы оформления

Кто отвечает за запись?

Работодатель вносит сведения в трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника. При приёме на работу запись делается сразу, а при увольнении – в соответствии с установленным порядком.

Какие сведения фиксируются?

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Пол;
• Паспортные данные;
• Дата приёма на работу;
• Должность, ставка, условие труда;
• Сведения о профсоюзном членстве (если есть);
• Сведения о переводе, переводе в другой отдел, переводе в другой организации;
• Сведения об увольнении, причинах и дате;
• Сведения о переводе в резерв (по желанию работника).

Форма записи

В бумажной книжке запись оформляется в строгом порядке: на ьном листе указываются общие сведения о работнике, а в последующих строках – отдельные записи о каждом событии.

Приём на работу: как правильно оформить запись

Оформление при приёме на работу впервые

При первом приёме в организацию в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу. Пример оформления (2026 год):

Запись о приёме на работу
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: Мужской
Паспорт: серия 45 02, № 1234567
Дата приёма: 
Должность: Менеджер по маркетингу
Ставка: 0,5 ставки
Условие труда: полная ставка, с 
Подпись работодателя: ___________

Приём по срочному договору

Если договор заключён на ограниченный срок, в книжку вносят отметку о срочном договоре и указывают срок его действия.

Приём по переводу из другой организации

При переводе сотрудника в вашу компанию в книжку вносят запись о переводе с указанием предыдущей организации и причины перехода.

Увольнение и его оформление

Увольнение по собственному желанию

Запись об увольнении в этом случае оформляется так:

Запись об увольнении по собственному желанию
Дата увольнения: 
Причина: По собственному желанию
Последний рабочий день: 
Подпись работодателя: ___________

Увольнение по статье ТК РФ

Если увольнение связано с нарушением трудовой дисциплины, в книжку вносят соответствующую отметку, ссылаясь на статью ТК РФ.

Электронные трудовые книжки: особенности 2026 года

С большинство организаций перешли на электронные трудовые книжки. Однако если у сотрудника осталась бумажная, работодатель обязан вести её в том же порядке, что и электронную.

• Записи в электронной книжке вносятся сразу после подписания трудового договора.
• При необходимости можно запросить дубликат без записи, признанной недействительной.
• Электронные записи подписываются электронной подписью работодателя.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильная дата – указывайте точную дату приёма/увольнения, иначе возможны расхождения при проверках.
2. Отсутствие подписи – запись должна быть подписана работодателем; без подписи она не считается юридически значимой.
3. Недостаточная детализация – указывайте не только должность, но и условие труда (полная/полуполная ставка, смена).
4. Пропуск записи о переводе – любой перевод требует отдельной записи, даже если сотрудник продолжает работать в той же должности.

Примеры типовых записей

Приём на работу впервые

Запись:

Запись о приёме на работу
ФИО: Петрова Анна Сергеевна
Дата рождения: 
Пол: Женский
Паспорт: 71 08, № 9876543
Дата приёма: 
Должность: Бухгалтер
Ставка: полная
Условие труда: с 
Подпись: ___________

Перевод в другой отдел

Запись:

Перевод
ФИО: Сидоров Алексей Дмитриевич
Дата перевода: 
Из отдела: Бухгалтерия
В отдел: Финансовый контроль
Приказ № 123 от 
Подпись: ___________

Увольнение по собственному желанию

Запись:

Запись об увольнении по собственному желанию
ФИО: Кузнецова Марина Викторовна
Дата увольнения: 
Причина: По собственному желанию
Последний рабочий день: 
Подпись: ___________

Как правильно оформить дубликат при утрате оригинала

Если трудовая книжка потеряна, работодатель по письменному заявлению сотрудника выдаёт дубликат без записи, признанной недействительной. Дубликат оформляется в том же виде, что и оригинал, но в нём не указываются сведения, которые были признаны недействительными (например, ошибки в датах).

Полезные ссылки и источники

• КонсультантПлюс: Подборка форм оформления трудовой книжки (2026)
• Роструд: Информация от о порядке внесения записей в трудовую книжку
• Официальный сайт Министерства труда: Положение о ведении трудовой книжки

Правильное оформление записей в трудовой книжке – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдайте установленные нормы, фиксируйте даты и условия, подписывайте каждое событие, а при переходе на электронные формы не забывайте о совместимости данных. Следуя приведённым примерам и рекомендациям, вы сможете без проблем пройти любые проверки и избежать спорных ситуаций.

Автор статьи: HR‑отдел, 2026 год