Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые (ЕФС-1), бумажный формат всё ещё актуален и требует строгого соблюдения правил ведения. Ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам при назначении пенсии, поэтому кадровику и работодателю важно знать все нюансы её заполнения в 2026 году.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Правила ведения трудовых книжек регламентируются Приказом Минтруда. При внесении любой записи необходимо соблюдать следующие базовые принципы:
- Сроки: запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» в течение пяти рабочих дней с момента начала трудовой деятельности сотрудника.
- Даты: все даты указываются строго арабскими цифрами (например, ).
- Чернила: разрешаеться использовать только перьевую или гелевую ручку. Чернила должны быть световодостойкими (черного, синего или фиолетового цвета). Использование шариковой ручки запрещено.
- Нумерация: записи должны иметь строгую порядковую нумерацию в графе 1. Нарушение последовательности номеров является частой и грубой ошибкой.
- Язык: заполнение производится на государственном языке РФ (или на языке республики в составе РФ, если это установлено местным законодательством).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): важный нюанс
Прежде чем вносить записи в бумажный бланк, работодатель обязан убедиться, что сотрудник не перешел исключительно на электронный формат. Если работник подал соответствующее заявление, в его бумажной трудовой книжке должна быть проставлена специальная закрывающая запись. При её наличии новый работодатель не имеет права вносить в бумажную книжку записи о трудовой деятельности и вознаграждениях сотрудника.
Как внести запись о приеме на работу
Заполнение раздела «Сведения о работе» при приеме осуществляется в четыре графы:
- Графа 1: проставляется порядковый номер записи.
- Графа 2: указывается дата приема на работу.
- Графа 3: вносится сама формулировка. Указывается: «Принят(а) в [наименование подразделения] на должность [наименование должности, специальности, профессии, квалификации]».
- Графа 4: указывается документ-основание.
Важно: с издание приказа о приеме на работу необязательно. Если приказ отсутствует, в качестве основания указываются номер и дата трудового договора.
Запись о переводе
Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение оформляется аналогично приему на работу, но есть отличие в формулировке. В графе 3 запись должна начинаться со слова «Переведен», после чего указывается новое подразделение и должность.
Работа по совместительству
Согласно ст. 66 ТК РФ и Приказу Минтруда № 320н, запись о работе по совместительству имеет свои строгие правила:
- Запись вносится только по заявлению сотрудника.
- Вносит эту запись исключительно основной работодатель (работодатель по совместительству делать этого не вправе).
Изменение должности (переименование)
Если должность сотрудника была переименована (например, в связи с изменением штатного расписания), это также отражается в трудовой книжке. Пример заполнения:
- Графа 1: порядковый номер записи.
- Графа 2: дата внесения записи.
- Графа 3: формулировка: «Должность [старое название] переименована в [новое название]».
- Графа 4: реквизиты приказа или иного решения работодателя о переименовании должности.
Запись об образовании
Сведения об образовании заполняются на ьном листе трудовой книжки. Запись о полученном образовании вносится только на основании надлежащим образом заверенных документов (диплома, аттестата, удостоверения и т. д.).
Ознакомление работника и исправление ошибок
Ознакомление
Работник обязан заверить внесенные в трудовую книжку записи личной подписью. Внесение в трудовую книжку записи о необходимости ознакомления работника со сделанными в ней записями (вместо самой подписи работника) является распространенной ошибкой.
Исправление ошибок
Ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нельзя зачеркивать! Исправление производится путем признания записи недействительной.
Например, если в записи об увольнении допущена ошибка в дате, рекомендуется:
- Признать недействительной целиком запись об увольнении с ошибкой.
- Внести верную запись в порядке, аналогичном внесению записи о приеме на работу (с указанием нового порядкового номера, даты и формулировки «Запись за номером [N] недействительна, уволен [верная дата]…»).
Что делать, если закончился раздел «Сведения о работе»?
Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе», работодатель не должен заводить новую трудовую книжку. В этом случае оформляется вкладыш в трудовую книжку. Наниматель продолжает внесение записей во вкладыш, заполнив его ьный лист в установленном Инструкцией порядке. В самой трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Внесение записей в трудовую книжку требует максимальной внимательности. В 2026 году актуальны как классические бумажные форматы, так и электронные сведения о трудовой деятельности. Кадровым специалистам необходимо тщательно проверять наличие закрывающих записей у новых сотрудников, соблюдать сроки внесения данных (5 рабочих дней) и не забывать о правильных формулировках в графе 3, а также об обязательном заверении всех записей личной подписью работника.