Трудовая книжка остается одним из главных документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален для многих категорий работников. В 2026 году правила заполнения трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России № 320н. Ошибки в оформлении могут привести к проблемам при назначении пенсии или получении льгот, поэтому работодателю необходимо строго следовать установленному алгоритму.

Когда вносить запись: правило «5 дней»

Один из самых важных вопросов — сроки внесения записи. Согласно разъяснениям Роструда и актуальному законодательству, действует следующее правило:

• Сотрудник проработал 5 дней и менее: Если работник принял решение уволиться в течение первых 5 дней работы, запись в трудовую книжку не вносится. Работодатель обязан вернуть книжку сотруднику без каких-либо отметок.
• Сотрудник проработал более 5 дней: Если трудовые отношения длятся дольше 5 дней, работодатель обязан внести запись о приеме на работу.

Важно: Если запись о приеме уже была внесена (например, на 3-й день), а сотрудник решил уволиться, не дожидаясь истечения 5 дней, то запись об увольнении вносится в общем порядке. Исправлять или удалять запись о приеме в этом случае не нужно.

Подготовительный этап: выбор формата ведения

При приеме нового сотрудника необходимо выяснить, какой формат ведения трудовой книжки он выбрал:

1. Бумажная трудовая книжка: Записи вносятся вручную или с использованием технических средств в бумажный бланк.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК): Сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.

Если сотрудник впервые трудоустраивается, бумажная трудовая книжка ему не оформляется (если он сам не подал письменное заявление о желании ее иметь до конца 2020 года, но в 2026 году первичное оформление бумажных книжек возможно только по заявлению в определенных случаях или при утере). Основное внимание уделяется правильному заполнению существующих бумажных документов.

Пошаговая инструкция по заполнению бумажной трудовой книжки

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Каждая запись должна соответствовать данным в приказе о приеме на работу.

Графа 1: Порядковый номер записи

Указывается номер записи по порядку в рамках данного раздела (например, 1, 2, 3…). Нумерация сквозная, она не прерывается, даже если менялось название компании или происходили переименования.

Графа 2: Дата приема на работу

Дата указывается арабскими цифрами (день, месяц, год). Месяц записывается цифрами или буквами (например, или 22 мая 2026 г.). Эта дата должна совпадать с датой начала работы, указанной в трудовом договоре и приказе.

Графа 3: Сведения о приеме на работу

В этой графе делается основная запись; Алгоритм следующий:

• Сначала указывается наименование организации (полное и сокращенное, если оно есть в уставе), если это первая запись в данном разделе после смены владельца трудовой или если менялось название компании. Для удобства и аккуратности допускается использование штампа с наименованием организации (согласно письму от № 1922-6-1).
• Затем пишется фраза: «Принят(а) в [название отдела/структурного подразделения] на должность [название должности]».
• Если работа является основной, это обычно не требует отдельной пометки, так как по умолчанию запись считается основной. Однако, если сотрудник принят в порядке перевода от другого работодателя, обязательно указывается: «Принят в порядке перевода из [название предыдущей организации]».
• При приеме на работу по совместительству запись в трудовую книжку вносится только по основному месту работы по желанию работника, либо по месту совместительства, если там хранится трудовая.

Графа 4: Основание для записи

Здесь указываются реквизиты документа-основания: наименование, дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Например: «Приказ от № 45-к».

Особенности заполнения в различных ситуациях

Срочный трудовой договор

При заключении срочного договора в графе 3 после указания должности можно добавить причину срочности, хотя по действующим правилам Приказа № 320н детализация причины срочности в самой трудовой книжке не всегда обязательна, если это отражено в приказе. Однако во избежание споров часто пишут: «Принят на должность… на срок действия трудового договора».

Вахтовый метод работы

Для вахтовиков запись делается стандартно. В графе 3 указывается подразделение (например, «вахтовый поселок» или конкретный объект), если оно указано в штатном расписании. Использование штампа организации здесь особенно удобно.

Отсутствие приказа о приеме

Запись в трудовую книжку вносится строго на основании приказа. Если приказ не оформлен, вносить запись запрещено. Отсутствие приказа является нарушением трудового законодательства, и сначала необходимо издать распорядительный документ.

Ответственность за ошибки

Некорректное заполнение трудовой книжки может повлечь за собой:

• Проблемы у сотрудника с подтверждением стажа для пенсии.
• Административные штрафы для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Необходимость сложной процедуры исправления записей (через комиссию или суд, если ошибка допущена давно).

Если ошибка обнаружена сразу, она исправляется путем зачеркивания неверной записи и внесения правильной с пометкой «Исправленному верить», заверенной подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии). Однако лучше изначально вносить данные внимательно, сверяясь с приказом и паспортом сотрудника.

Внесение записи о приеме на работу — это ответственная процедура, требующая внимательности к деталям. Помня о правиле 5 дней, правильном заполнении граф и актуальных требованиях 2026 года, работодатель обеспечит юридическую чистоту трудовых отношений и обезопасит себя от претензий контролирующих органов. Всегда проверяйте выбор сотрудником формы ведения трудовой (бумажная или электронная) и фиксируйте данные в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.