Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина в России. В 2026 году она может быть как бумажной, так и электронной, но правила заполнения остаются одинаковыми. Ниже приведён подробный разбор того, как выглядит пример трудовой книжки, какие сведения в неё включаются, и как правильно оформлять записи о приёме, переводе, увольнении и других событиях.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, изменения в них и причины прекращения трудовых отношений. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан.
С 2017 года работники могут выбрать электронную трудовую книжку (ЭТК). После перехода на ЭТК возврат к бумажному варианту невозможен, если работник не подал заявление о замене. Если заявление не подано, работодатель продолжает вести бумажный документ в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
Форматы трудовой книжки в 2026 году
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, который все ещё широко используется, особенно в регионах с низкой цифровой инфраструктурой.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – доступна через портал Госуслуг. В ней сохраняются все записи, но в электронном виде, что упрощает доступ к информации и сокращает бумажный документооборот.
Как получить ЭТК?
- Подайте заявление в отдел кадров работодателя о переходе на электронный формат.
- Получите подтверждение о регистрации в системе ЭТК.
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг и скачайте выписку из ЭТК.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из ьного листа и 30 страниц, каждая из которых содержит 10 записей. Ниже приведён пример заполнения одной из страниц.
| № записи | Дата | Сведения о трудовой деятельности | Сведения о работодателе | Подпись и печать |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Приём на работу в должности Менеджер по продажам (полная ставка) | ООО «Ромашка» Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10 | ___________________ Печать | |
| 2 | Перевод в должность Senior менеджер по продажам (полная ставка) | ООО «Ромашка» Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10 | ___________________ Печать | |
| 3 | Увольнение по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ, пункт 3) | ООО «Ромашка» Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10 | ___________________ Печать |
Примеры записей в трудовой книжке
4.1 Приём на работу
Запись о приёме на работу должна содержать:
- Дата приёма
- Должность и режим работы (полная ставка, 0,5 ставки, срочный договор)
- Наименование работодателя и его адрес
- Подпись руководителя и печать организации
Пример:
– Приём на работу в должности Менеджер по продажам (полная ставка) в ООО «Ромашка» г. Москва, ул. Ленина, д. 10.
4.2 Увольнение по собственному желанию
При увольнении по собственному желанию в трудовой книжке указывается:
- Дата увольнения
- Причина (ст. 77 ТК РФ, пункт 3)
- Подпись руководителя и печать
Пример:
– Увольнение по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ, пункт 3).
4.3 Увольнение по соглашению сторон
При увольнении по соглашению сторон в записи указывается:
- Дата увольнения
- Причина (ст. 77 ТК РФ, пункт 1)
- Подпись руководителя и печать
Пример:
– Увольнение по соглашению сторон (ст. 77 ТК РФ, пункт 1).
4.4 Увольнение по инициативе работодателя
При увольнении по инициативе работодателя в записи указывается:
- Дата увольнения
- Причина (ст. 77 ТК РФ, пункт 2)
- Подпись руководителя и печать
Пример:
– Увольнение по инициативе работодателя (ст. 77 ТК РФ, пункт 2);
4.5 Перевод в другую должность
При переводе в другую должность в записи указывается:
- Дата перевода
- Новая должность
- Сведения о работодателе (если перевод в другую организацию)
- Подпись руководителя и печать
Пример:
– Перевод в должность Senior менеджер по продажам (полная ставка).
4.6 Увольнение по причине смерти
В случае смерти работника в записи указывается:
- Дата смерти
- Причина прекращения трудовых отношений (ст. 83 ТК РФ)
- Подпись руководителя и печать
Пример:
– Увольнение по причине смерти (ст. 83 ТК РФ).
Как правильно вести трудовую книжку в 2026 году
- Соблюдайте порядок заполнения – каждая запись должна быть датирована и подписана руководителем с печатью организации.
- Проверяйте правильность данных – ошибки в названии должности, датах или адресе работодателя могут повлиять на расчёт стажа.
- Сохраняйте копии – в случае потери бумажной книжки можно получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг.
- Обновляйте данные при переходе на ЭТК – после перехода все новые записи будут вноситься в электронный формат.
- Не забывайте о праве на копию – работник имеет право получить копию трудовой книжки в течение 30 дней с момента её выдачи.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК? – Нет, если работник подал заявление о замене бумажной трудовой книжки на электронную, вернуть бумажный вариант невозможно.
- Какие сведения доступны в ЭТК? – В электронном документе хранится вся информация о трудовой деятельности, включая даты приёма, перевода, увольнения и причины прекращения трудовых отношений.
- Как получить выписку из ЭТК? – Через портал Госуслуг в личном кабинете можно запросить выписку в PDF‑формате.
- Нужно ли хранить бумажную копию ЭТК? – По закону хранить бумажную копию не требуется, но рекомендуется сохранять электронный документ в надёжном месте.
Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. В 2026 году вы можете выбрать между бумажной и электронной формой, но правила заполнения остаются неизменными. Следуйте приведённым примерам, соблюдайте порядок записи и своевременно обновляйте данные – это обеспечит корректный расчёт стажа, защиту ваших прав и упрощение процесса перехода на новую работу.
Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки, обратитесь в отдел кадров вашей организации или воспользуйтесь сервисом Госуслуг для получения информации о вашей ЭТК.