Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, кем и как долго работал человек. Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочем стаже. В этой статье мы подробно разберем, как ведется трудовая книжка сегодня, какие изменения принесла цифровизация и что важно знать каждому работнику в 2026 году.
Что говорит статья 66 ТК РФ?
Согласно ч. 1 ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Однако с развитием технологий и внедрением электронного формата, положения данной статьи были дополнены и расширены. Теперь трудовой стаж можно подтверждать не только бумажным бланком, но и цифровыми данными, что закреплено в статье 66.1 ТК РФ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый стандарт
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад — с 1 января 2020 года был введен новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. За это время система зарекомендовала себя как удобный и надежный инструмент, что сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и обычных граждан.
Что такое ЭТК и где хранятся данные?
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Наличие электронной трудовой книжки значительно уменьшает риски повреждения, утери или фальсификации документа. В отличие от бумажного варианта, ЭТК невозможно сжечь, залить кофе или случайно забыть на прежнем месте работы.
Какие сведения вносятся в ЭТК?
В электронную трудовую книжку (а также в бумажную) работодатель вносит следующую информацию:
- Сведения о работнике;
- Сведения о видах выполняемой работы;
- Сведения о переводах на другую постоянную работу;
- Сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
- Сведения о награждениях за успехи в работе.
Право выбора: бумажная или электронная?
В соответствии со ст; 66 и 66.1 ТК РФ, другие работники (те, кто уже имел стаж до введения ЭТК) вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная. Этот выбор является важнейшим правом сотрудника.
При этом следует помнить о ключевых правилах:
- Сохранение бумажного формата: Если вы выбрали бумажную трудовую книжку, работодатель продолжит вносить в нее записи от руки и одновременно будет передавать сведения о вашем стаже в СФР.
- Переход на ЭТК: Если вы отказались от бумажного варианта, он выдается вам на руки, и работодатель больше не несет ответственности за его ведение. Вся информация теперь будет храниться исключительно в цифровом виде в базе СФР.
- Возврат к бумаге: Если вы однажды выбрали ЭТК, вы не сможете снова потребовать от работодателя вести для вас бумажную трудовую книжку. Это решение принимается один раз.
Особенности для тех, кто устраивается на работу впервые в 2026 году
Одним из самых значимых нововведений последних лет стало правило для новых сотрудников. Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (то есть ранее не работал по трудовому договору, и трудовая книжка не оформлялась), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант для таких работников больше не заводится.
Это означает, что их трудовой путь с самого начала будет цифровым, что значительно упрощает процесс оформления на первом месте работы и исключает риск потери первого документа о стаже.
Обязанности работодателя и отчетность в СФР
Работодатели играют ключевую роль в функционировании системы электронных трудовых книжек. На всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).
Работодатели обязаны отчитываться по каждому сотруднику, своевременно предоставляя данные о приеме на работу, переводах и увольнениях. Именно на основе этих отчетов формируется электронная трудовая книжка гражданина.
Как подтвердить стаж и наличие ЭТК?
Многие работники задаются вопросом: как подтвердить наличие у них электронной трудовой книжки и свой стаж? Периоды работы для определения страхового стажа теперь полностью подтверждаются сведениями о трудовой деятельности, сформированными в СФР.
Для того чтобы получить выписку из своей ЭТК, можно воспользоваться следующими способами:
- Через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России;
- Обратившись лично в клиентскую службу СФР или МФЦ;
- Запросив у текущего работодателя сведения о трудовой деятельности за период работы у него (работодатель обязан выдать такую выписку под подпись).
Трудовая книжка в соответствии со статьей 66 ТК РФ прошла долгий путь от строгого бумажного бланка до защищенного цифрового формата. Сегодня каждый работающий гражданин должен осознанно подходить к вопросу ведения своей трудовой книжки. Если вы уже имели стаж до 2020 года — у вас есть право выбора формата. Если же вы только начинаете свой трудовой путь в 2026 году — ваша трудовая книжка автоматически станет электронной.
Электронная трудовая книжка — это безопасность, удобство и прозрачность вашего трудового стажа. Берегите свою историю, будь она из бумаги или из цифр!