В 2026 году процесс трудоустройства и ведения учета стажа претерпел окончательные изменения, связанные с переходом на цифровые технологии. Если вы или ваш сотрудник сталкиваетесь с ситуацией, когда трудовая книжка оформляется впервые, важно знать актуальные правила. Главное, что нужно помнить: бумажный формат для новых работников ушел в прошлое.
Ниже представлена подробная статья, основанная на действующем законодательстве РФ по состоянию на май 2026 года, которая объяснит все нюансы перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Основное правило 2026 года: Только электронный формат
Самый важный факт, который должен знать каждый работодатель и соискатель: бумажные трудовые книжки для работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, не оформляются; В 2026 году это правило действует без исключений.
Если человек трудоустраивается впервые в жизни (у него нет стажа и ранее не велась бумажная книжка):
- Ему не выдается бумажный бланк трудовой книжки.
- Сведения о его трудовой деятельности формируются исключительно в виде электронной трудовой книжки (ЭТК).
- Физический документ (красная книжка) заводу не подлежит.
Пошаговая инструкция для работодателя
Процедура оформления первого места работы для сотрудника в 2026 году выглядит следующим образом:
Работодатель заключает с новичком трудовой договор. Именно дата приема на работу, указанная в договоре, станет точкой отсчета для формирования электронного стажа.
Шаг 2. Получение необходимых данных
Поскольку бумажной книжки у сотрудника нет, работодателю не нужно запрашивать предыдущие записи. Однако для регистрации в системе Социального фонда России (СФР) потребуются:
- Паспортные данные работника.
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
Шаг 3. Подача сведений в СФР
Работодатель обязан передать сведения о приеме сотрудника в Социальный фонд России. Это делается путем подачи формы Е-ФС (ранее СЗВ-ТД).
Сроки подачи: Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о приеме на работу. В случае приема или увольнения — отчет сдается не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (в зависимости от текущих регламентов СФР на 2026 год, рекомендуется придерживаться правила «следующего рабочего дня» для критических событий).
Шаг 4. Ознакомление работника
После подачи отчета работодатель должен предоставить работнику возможность ознакомиться с внесенными сведениями. Это можно сделать:
- Выдав копию отчета Е-ФС на бумажном носителе (заверенную подписью и печатью организации).
- Направив сведения в электронном виде (через защищенные каналы связи или личный кабинет, если такая техническая возможность реализована в компании).
Что делать работнику: Как получить свою первую трудовую?
Часто новички задают вопрос: «Где мне взять трудовую книжку?». Ответ прост: вам не нужно ничего покупать или заполнять самостоятельно.
Ваша первая трудовая книжка создается автоматически в базе данных Социального фонда России (СФР) в момент, когда ваш первый работодатель подает отчет о вашем приеме на работу.
Как проверить свою первую ЭТК:
- Через портал Госуслуги (заказ выписки из трудовой книжки).
- В личном кабинете на сайте СФР.
- Запросив справку у работодателя (копию отчета).
- Обратившись в МФЦ или клиентскую службу СФР.
Важные нюансы и исключения
Несмотря на полный переход на «цифру», существуют ситуации, которые могут вызвать вопросы:
Нужна ли печать на титульном листе?
Поскольку бумажная книжка впервые трудоустроившемуся в 2026 году не заводится, вопрос о проставлении печати на титульном листе теряет актуальность для новых сотрудников. Печать организации ставится только в бумажных документах, которые велись до 2021 года или выдавались взамен утерянных (если у человека уже был стаж до перехода на ЭТК).
Можно ли попросить бумажную версию?
Нет. Законодательство РФ не предусматривает возможности оформления бумажной трудовой книжки для лиц, не имевших ранее трудового стажа. Единственный легитимный документ — электронная запись.
Что если сотрудник потерял СНИЛС?
Без СНИЛса невозможно зарегистрировать электронную трудовую. Работодатель должен помочь сотруднику восстановить номер через СФР или МФЦ перед оформлением приема на работу, так как без этого невозможно сдать отчетность.
Ответственность сторон
В 2026 году ответственность за корректность сведений в ЭТК несет работодатель. Ошибки в датах, должностях или причинах приема/увольнения могут создать проблемы работнику при назначении пенсии.
Работодатель обязан:
- Вести учет электронных трудовых книжек.
- Своевременно (в установленные законом сроки) передавать данные в СФР.
- Исправлять ошибки, если они были допущены по его вине, подавая корректирующие отчеты.
Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году — это полностью цифровой процесс. Для работника это означает отсутствие необходимости покупать бланки и носить бумажные документы. Для работодателя — обязанность строго следить за сроками подачи отчетности в Социальный фонд.
Помните: электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, а доступ к ней у работника есть в любой момент через портал Госуслуг.