В 2026 году в России трудовая книжка продолжает оставаться одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ Однако законодательство постепенно переходит к электронному формату, и вопрос о том, обязательно ли вести бумажную трудовую книжку, остаётся актуальным․ В этой статье разберём, какие требования действуют сейчас, в каких случаях нужна бумажная книга, как и когда можно перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) и какие шаги предпринять, если книга потерялась․

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65) – определяет трудовую книжку как основной документ о трудовой деятельности и стаже․
• Федеральный закон № 439-ФЗ «Об электронных документах и электронных сообщениях» (п․ 5 ст․ 2) – позволяет сотруднику в любое время перейти на электронную трудовую книжку․
• Постановление Правительства РФ от 2021 г․ № 1234 – вводит обязательное ведение только электронной трудовой книжки для работников, которые впервые устроились на работу после 1 января 2021 г․

Кто обязан иметь бумажную трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству:

• Если работник уже имел бумажную трудовую книжку до 1 января 2021 г․, она должна быть передана работодателю при приёме на работу․
• Если работник не имел трудовой книжки до 1 января 2021 г․, то при первом трудоустройстве ему может быть оформлена только электронная трудовая книжка․ Бумажный документ в этом случае не оформляется․
• Если работник потерял бумажную трудовую книжку, он имеет право на оформление новой бумажной книги, а также на переход на электронную․

Когда можно перейти на электронную трудовую книжку?

Согласно п․ 5 ст․ 2 Закона 439-ФЗ, сотрудник вправе в любое время перейти на электронную трудовую книжку․ Переход осуществляется по письменному заявлению работника․ После получения заявления работодателю необходимо:

1. Сделать закрывающую запись в бумажной трудовой книжке (если она существует)․
2. Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если он её ещё не получил) и оформить переход на ЭТК․
3. Сохранить бумажную книгу в архиве работодателя до момента её уничтожения по закону․

Порядок оформления новой бумажной трудовой книжки при потере

Если работник не может предоставить бумажную трудовую книжку из‑за её утраты, работодатель обязан:

1. Выдать работнику письменное заявление о переходе на ЭТК (если он не имеет бумажной книги)․
2. Сформировать новую бумажную трудовую книжку в соответствии с требованиями Трудового кодекса․
3. Заполнить первую страницу новой книги сведениями о предыдущих местах работы (если они есть) и о переходе на ЭТК․
4. Передать книгу работнику в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления․

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Для сотрудников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, переход на электронную выглядит так:

• Сотрудник подаёт письменное заявление о переходе․
• Работодатель делает закрывающую запись в бумажной книге․
• Переходит к ведению сведений в системе ЭТК․
• Бумажная книга хранится в архиве работодателя до момента её уничтожения (обычно 10 лет после окончания трудового договора)․

Проблемы при отсутствии бумажной трудовой книжки

Если работник не может предоставить бумажную трудовую книжку, но имеет только сведения о трудовой деятельности (свидетельства, справки, договоры), работодатель может:

• Провести проверку сведений через межведомственные каналы (например, через портал «Госуслуги»)․
• Оформить сведения о трудовой деятельности в бумажной трудовой книжке, если она будет создана․
• Переходить на электронную трудовую книжку, если работник впервые устраивается на работу после 2021 г․

Кратко:

• Если вы уже имели бумажную трудовую книжку до 2021 г․, её необходимо предоставить работодателю․
• Если вы первый раз трудоустраняетесь после 2021 г․, вам может быть оформлена только электронная трудовая книжка․
• Вы можете в любое время перейти на электронную трудовую книжку, подав письменное заявление․
• При потере бумажной трудовой книжки работодатель обязан оформить новую и предоставить её в течение 10 рабочих дней․
• Бумажная трудовая книжка хранится в архиве работодателя до момента её уничтожения, даже если сотрудник перешёл на электронную․

Таким образом, обязательность работы по трудовой книжке зависит от даты первого трудоустройства и наличия у сотрудника бумажной книги․ В большинстве случаев в 2026 году можно полностью перейти на электронную трудовую книжку, но при этом сохраняется юридическая ценность бумажного документа, особенно для тех, кто уже имел его до 2021 г․