Трудовая книжка — это один из самых важных документов для каждого работника. Она подтверждает его трудовой стаж, фиксирует изменения в карьере и являеться основой для начисления пенсий и льгот. В 2026 году система ведения трудовых книжек претерпела значительные изменения: большинство работодателей перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК), а бумажные версии постепенно уходят в прошлое. В этой статье мы разберем, как правильно управлять трудовыми книжками, какие записи в них вносятся, и как новые правила влияют на работодателей и сотрудников.
—
История и эволюция трудовой книжки
Первые прототипы
Идея трудовой книжки появилась во Франции в сентябре 1781 года, когда местные власти начали выпускать документы для регулирования движения рабочей силы. В них содержались:
- Личные данные работника;
- Сведения о мастерских, где он трудился;
- Обязательства и долги перед работодателями.
Развитие в России
В России трудовая книжка как обязательный документ была введена в 1938 году. С тех пор она претерпела множество изменений, но оставалась основным подтверждающим документом о трудовой деятельности.
—
Современные виды трудовых книжек в 2026 году
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года работникам, впервые устраивающимся на работу, заводится только электронная трудовая книжка. Она хранится в системе СФР (Социалного фонда России) и имеет следующие преимущества:
- Невозможность утери или порчи — данные хранятся в защищенных базах;
- Удобный доступ — работник может в любой момент запросить выписку;
- Автоматическое обновление — записи вносятся работодателем в электронном виде;
- Снижение административной нагрузки — нет необходимости хранить бумажные документы.
Бумажная трудовая книжка
Бумажная версия остается актуальной для:
- Работников, которые не хотят переходить на ЭТК (необходимо написать заявление);
- Сотрудников, работающих у работодателей, которые не перешли на электронный формат;
- Граждан, которые устроились на работу до 2021 года и сохранили бумажную книжку.
Важно! Если работник выбирает бумажную версию, он должен подать заявление в кадровую службу.
—
Управление трудовыми книжками: обязанности работодателя
Ведение и хранение
Работодатель обязан:
- Вести трудовую книжку для каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней;
- Обеспечивать правильное заполнение всех разделов;
- Хранить документы в соответствии с трудовым законодательством;
- Передавать сведения в СФР для электронных версий;
- Вести журнал учета трудовых книжек (если используется бумажный формат).
Какие записи вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- ьный лист:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия или специальность;
- Дата заполнения.
- Основные записи:
- Прием на работу;
- Перевод на другую должность;
- Повышение или понижение в должности;
- Увольнение с указанием причины;
- Награды и поощрения (если предусмотрены).
- Дополнительные записи:
- Совместительство;
- Вахтовый метод работы;
- Изменение структуры организации;
- Периоды временной нетрудоспособности (если это влияет на стаж).
Важно! С 1 сентября 2013 года в трудовую книжку вносятся только записи о законченном уровне образования.
—
Как правильно заполнить трудовую книжку в 2026 году?
Заполнение ьного листа
ьный лист должен содержать:
- Фамилию, имя, отчество работника;
- Дата рождения (число, месяц, год);
- Образование (среднее, средне-специальное, высшее);
- Профессия или специальность;
- Дата заполнения (дата приема на работу).
Пример:
ЬНЫЙ ЛИСТ Фамилия: Иванов Имя: Иван Отчество: Иванович Дата рождения: Образование: высшее Профессия: менеджер по продажам Дата заполнения:
Внесение записей о приеме на работу
Запись должна содержать:
- Номер записи;
- Дата приема на работу;
- Должность;
- Наименование структурного подразделения;
- Основание (приказ, распоряжение).
Пример:
№ 1 Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга Основание: Приказ № 15 от
Внесение записей об увольнении
При увольнении указываются:
- Дата увольнения;
- Причина увольнения;
- Номер и дата приказа;
- Ссылка на статью ТК РФ (если применимо).
Пример:
№ 2 Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ Основание: Приказ № 20 от
—
Электронная трудовая книжка: как получить доступ?
Подача заявления о переходе на ЭТК
Если работник хочет перейти на электронную версию, он должен:
- Написать заявление на отказ от бумажной книжки;
- Подать его в кадровую службу;
- Получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги или на сайте СФР.
Как получить выписку из ЭТК?
Для этого необходимо:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
- Перейти в личный кабинет;
- Выбрать раздел «Трудовая деятельность»;
- Заказать выписку в электронном виде.
—
Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки
Для работодателя
За нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:
- Административная ответственность (штраф до 50 000 рублей);
- Дисциплинарная ответственность (выговор, замечание);
- Материальная ответственность (если ошибки привели к ущербу для работника).
Для работника
Работник может потребовать:
- Исправления ошибок в трудовой книжке;
- Внесения недостающих записей;
- Компенсации ущерба, если ошибки привели к проблемам с трудоустройством.
—
В 2026 году электронные трудовые книжки становятся стандартом, а бумажные версии постепенно уходят в прошлое. Это упрощает ведение кадрового учета, снижает риски утраты документов и обеспечивает быстрый доступ к информации.
Однако управление трудовыми книжками требует внимательности как от работодателей, так и от сотрудников. Правильное ведение документов гарантирует:
- Сохранность трудового стажа;
- Легкость при устройстве на новую работу;
- Корректное начисление пенсий и льгот;
- Соблюдение трудового законодательства.
Если у вас остались вопросы по ведению или заполнению трудовой книжки, обратитесь в кадровую службу или в территориальный орган СФР.
—
Дата публикации статьи: 23 мая 2026 года