Трудовая книжка — один из важнейших документов для любого работающего гражданина России. Она подтверждает стаж, опыт работы и является ключевым документом при расчете пенсии. Однако с развитием цифровых технологий понятие и форма этого документа претерпели серьезные изменения. В этой статье мы подробно разберем, когда и как делается трудовая книжка в наши дни, какие сроки установлены законом и чем отличаются бумажные и электронные версии в 2026 году.
Исторический контекст: когда появилась трудовая книжка
Если рассматривать вопрос буквально — когда трудовая книжка была сделана впервые в истории России, — то ее прообразом стали расчетные книжки, введенные еще в Российской империи. Однако в современном виде трудовые книжки были введены постановлением СНК СССР в 1938 году. С тех пор этот документ стал обязательным атрибутом каждого работника, фиксируя его трудовой путь от первого рабочего дня до выхода на пенсию.
Когда делается трудовая книжка впервые: сроки для работодателя
Гораздо чаще под вопросом «когда сделана трудовая книжка» подразумевают сроки ее оформления для нового сотрудника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку:
- На каждого работника, для которого данная работа является основной.
- Если сотрудник проработал свыше пяти дней. Именно этот срок является законодательно закрепленным порогом для внесения первой записи.
Роструд ранее разъяснял, что оптимально делать записи именно на 5-й рабочий день специалиста. Если человек трудится по гражданско-правовому договору (например, договор подряда или оказания услуг), запись в трудовой книжке не делают, так как это не трудовые отношения.
Бумажная или электронная: когда и какую книжку сделают в 2026 году?
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году этот процесс приобрел новые правила. В действующем законодательстве даже нет официального понятия «электронная трудовая книжка» — это не отдельный файл на компьютере работника, а база данных, которая формируется в Социальном фонде России (СФР).
Особенности оформления для новичков
Если сотрудник впервые устраиваеться на работу в период с 2021 года и позже (включая 2026 год), ему оформляют только электронную трудовую книжку. Бумажный бланк такому работнику уже не выдается. Работодатель передает сведения в СФР, где и формируется электронный документ.
Что делать тем, у кого есть бумажная версия?
Организации перешли на электронный формат, и все новые записи делают сразу в электронном виде. Однако бумажная трудовая книжка не уничтожается — она сохраняет свою юридическую силу и хранится у работодателя или на руках у работника. При трудоустройстве в 2026 году новые сотрудники могут подать заявление о выборе формы ведения трудовой, но для тех, кто начал работать после 2021 года, выбора уже нет, только ЭТК.
Сроки внесения записей и передачи данных
Ведение трудовой книжки строго регламентировано по времени:
- Прием на работу: запись в бумажной книжке (если она ведется) делается не позднее 5-го рабочего дня сотрудника. В электронную форму данные также передаються работодателем.
- Оформление электронной трудовой книжки по заявлению: если работник подает заявление о выборе электронной формы, работодатель обязан передать сведения не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление.
- Выдача трудовой книжки на руки: при увольнении или по письменному заявлению работника (например, для оформления кредита) работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
Как подтвердить стаж в 2026 году: копии и выписки
Несмотря на цифровизацию, часто требуется предоставить документ о работе на бумаге. В 2026 году актуальны два способа:
- Заверенная копия бумажной трудовой книжки — делается работодателем по запросу сотрудника. Она имеет ограниченный срок действия.
- Выписка из электронной трудовой книжки — ее можно получить самостоятельно через портал Госуслуг. Электронная выписка содержит информацию о ФИО, СНИЛС, дате рождения и всем трудовом стаже, подтвержденном СФР.
Учет движения трудовых книжек
Пока бумажные трудовые книжки существуют, работодатели обязаны вести их учет. Для этого используется Книга учета движения трудовых книжек. В 2026 году этот документ остается обязательным. Составить его можно на самостоятельно разработанном бланке, главное — строго фиксировать прием и выдачу ценных бланков, чтобы избежать их утери.
Что делать, если старая бумажная книжка заполнена с ошибками?
Многие сталкиваются с тем, что их старая бумажная трудовая выглядит удручающе: печати смазаны, записи сделаны с ошибками, какие-то годы выпали из учета, а запись о дубликате отсутствует. Раньше Социальный фонд мог отказать в учете такого стажа. Сейчас благодаря электронной базе данные сверяются эффективнее, но забота о приведении бумажного документа в порядок (оформление дубликата через текущего работодателя или через суд) по-прежнему лежит на самом работнике.
Трудовая книжка прошла долгий путь от строгой советской бумажной формы до цифровых записей в базах Социального фонда России. Сегодня, отвечая на вопрос о том, когда сделана трудовая книжка, важно учитывать контекст: для новых работников это происходит в первые пять дней трудоустройства исключительно в электронном формате, а для опытных специалистов бумажный вариант продолжает служить важным резервным источником подтверждения их профессиональной биографии.