Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. В 2026 году правила её ведения, передачи и оформления данных претерпели ряд изменений, в частности, расширилось использование электронных трудовых книжек. В статье подробно рассмотрим, какие сведения необходимо подавать, какие формы использовать и как правильно оформить как бумажный, так и электронный вариант.
Содержание
- Правовая база и основные нормативные акты
- Какие типы трудовых книжек существуют в 2026 году
- Подача данных по бумажной трудовой книжке
- Подача данных по электронной трудовой книжке
- Перечень обязательных документов
- Пошаговая инструкция для работодателя
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база и основные нормативные акты
В 2026 году порядок ведения и передачи сведений о трудовой деятельности регулируется следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66.1, в которой указано, что работодатель обязан вести электронные сведения о трудовой деятельности по заявлению работника.
- Федеральный закон № 164-ФЗ (о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) – определяет порядок подачи электронных документов через портал Госуслуги.
- Приказ Минтруда России от № П‑23/2025 – уточняет форму заполнения записей в бумажных и электронных трудовых книжках, порядок их хранения и выдачи.
- Ранее, до г., работник мог подавать заявление о сохранении бумажной книжки или о переходе на электронную форму. С 2026 года такой переход стал стандартом, однако работник сохраняет право подать заявление о переходе в любой момент.
Какие типы трудовых книжек существуют в 2026 году
| Тип | Характеристики | Как подать данные |
|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Формат «книжка», выдаётся на руки работнику. Ведётся в соответствии с приказом Минтруда. | Записи вносятся вручную, а сведения передаются в ПФР и ФСС в виде бумажных форм (например, форма Т-1). |
| Электронная трудовая книжка (ЭТК) | Хранится в системе «Госуслуги», доступна онлайн. Формируется автоматически после подачи заявления работником. | Сведения передаются автоматически через сервис «Электронный документооборот» (ЭДО) в ПФР, ФСС и в личный кабинет работника. |
Подача данных по бумажной трудовой книжке
Когда используется бумажный вариант?
- Работник не подал заявление о переходе на электронную форму.
- Работодатель не имеет технической возможности вести ЭТК.
- Требуется предоставить копию книжки в органы, где электронный доступ невозможен (например, при оформлении виз).
Какие сведения необходимо вносить?
Согласно инструкциям 2026 года, в трудовую книжку вносятся следующие записи:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки работнику.
- Графа 3 – запись о приёме на работу (дата, название организации, должность, основание).
- Графа 4 – дата подачи заявления (если меняется форма ведения).
- Дополнительные графы – сведения о совместительстве, вахтовом методе, переводе и т.д.
Как оформить копию и заверить её?
- Сделайте ксерокопию всех страниц книжки, где есть записи за текущий период.
- Подпишите копию внизу листа и укажите «Копия заверена работодателем».
- Заверить копию может начальник отдела кадров или уполномоченный представитель организации (подпись и печать).
- Если копию требуется представить в органы, где требуется нотариальное заверение – обратитесь к нотариусу.
Подача данных по электронной трудовой книжке
Как перейти на электронный формат?
- Работник подаёт заявление через портал Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
- Работодатель получает уведомление о заявке и в течение 10 рабочих дней формирует сведения в системе ЭДО в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
- После подтверждения данных система автоматически генерирует электронную запись в личном кабинете работника.
Какие формы и реестры необходимо заполнить?
- Форма Т‑1 (Электронная) – передаёт сведения о приёме, переводе, увольнении.
- Реестр «Движение электронных трудовых книжек» – автоматически обновляется в системе ФСС.
- Отчёт «Электронный акт о приёме‑на‑работу» – формируется в формате XML и подписывается электронной подписью работодателя.
Как проверить корректность внесённых данных?
Работник может войти в личный кабинет «Госуслуги», выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» и сравнить записи с оригинальными документами (трудовой договор, приказ о приёме). При обнаружении ошибок следует подать заявление об исправлении через тот же портал.
Перечень обязательных документов
| # | Документ | Для какого варианта | Краткое содержание |
|---|---|---|---|
| 1 | Заявление работника о переходе на электронную форму | ЭТК | ФИО, ИНН, СНИЛС, дата подачи, подпись (ЭЦП) |
| 2 | Приказ работодателя о приёме на работу | Оба варианта | Дата, должность, основание, подпись руководителя |
| 3 | Форма Т‑1 (бумажная/электронная) | Оба варианта | Сведения о трудовом договоре, сроках, условиях |
| 4 | Копия трудовой книжки (если требуется) | Бумажная | Ксерокопия всех заполненных страниц, заверенная работодателем |
| 5 | Электронная подпись (ЭЦП) | ЭТК | Подтверждает подлинность отправляемых данных |
Пошаговая инструкция для работодателя
Подача данных по бумажной трудовой книжке
- Получить заявление работника о приёме (в бумажном виде) и проверить его подлинность.
- Сформировать приказ о приёме и подписать его руководителем.
- Внести запись в трудовую книжку:
- Пункт 1 – порядковый номер;
- Пункт 2 – дата выдачи книжки (если это первая запись);
- Пункт 3 – дата приёма, название организации, должность, основание.
- Заполнить бумажную форму Т‑1 и отправить её в Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) в установленный срок (не позднее 5 рабочих дней).
- При необходимости подготовить копию книжки и заверить её подписью и печатью.
Подача данных по электронной трудовой книжке
- Получить от работника заявление о переходе в электронный формат через портал «Госуслуги».
- В системе ЭДО создать электронный акт о приёме (XML‑документ), подписать его ЭЦП руководителя.
- Заполнить электронную форму Т‑1 в личном кабинете работодателя (ФНС/ПФР) и отправить.
- Система автоматически обновит запись в Электронной трудовой книжке работника.
- Уведомить работника о завершении процесса (SMS/Э‑почта) и предоставить ссылку на просмотр записи.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи руководителя в приказе – проверяйте наличие подписи и печати до отправки формы Т‑1.
- Неправильный порядок заполнения граф (например, указание даты выдачи книжки в графе 3) – используйте образцы 2026 года, где чётко указано: графа 1 – номер, графа 2 – дата выдачи, графа 3 – запись о приёме.
- Задержка подачи формы Т‑1 более 5 дней – планируйте процесс заранее, используйте автоматические напоминания в системе ЭДО.
- Отсутствие заявления работника о переходе на ЭТК – без него электронные записи невозможны, попросите работника заполнить форму в личном кабинете.
- Неправильный формат даты (MM/DD/YYYY вместо DD.MM.YYYY) – в электронных формах система автоматически проверяет формат, но в бумажных документах следите за соответствием ГОСТ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?
Да; Если работник не подал заявление о переходе, работодателю необходимо вести бумажную книжку. При подаче заявления обе версии могут сосуществовать до момента полной миграции данных.
Сколько времени занимает переход на электронную форму?
По закону – не более 10 рабочих дней после получения заявления работника. При наличии всех необходимых данных процесс может завершиться быстрее.
Какие сведения о совместительстве нужно вносить?
В 2026 году в графу «Дополнительные сведения» вносятся: название организации‑совместителя, должность, даты начала и окончания совместительства, основание (договор подряда, гражданско‑правовой договор).
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Войдите в Госуслуги → Электронная трудовая книжка → Выписка. Выберите период, скачайте документ в формате PDF и при необходимости распечатайте.
Нужна ли нотариальная заверка копии электронной книжки?
Нет. Электронная запись имеет юридическую силу и подтверждается цифровой подписью; Нотариальная заверка требуется только для бумажных копий, если их требуют сторонние организации.
В 2026 году процесс подачи данных по трудовым книжкам стал более гибким: работодатели могут вести как традиционные бумажные книжки, так и полностью цифровые Электронные трудовые книжки. Ключевыми моментами являются своевременное получение заявлений от работников, корректное заполнение форм (Т‑1, приказов) и использование электронных подписей для ускорения обмена данными с ПФР и ФСС.
Следуя приведённой в статье пошаговой инструкции, вы сможете избежать типичных ошибок, обеспечить полное соответствие законодательству и предоставить работникам достоверные сведения о их трудовой истории.
Помните: правильное оформление и своевременная передача данных – залог безупречной кадровой отчётности и уверенности в законности трудовых отношений.