Вопрос о необходимости ведения трудовой книжки остаётся актуальным даже в эпоху цифровизации. Несмотря на то, что в России с 1 января 2020 года действует электронная трудовая книжка, бумажный вариант остаётся обязательным для большинства работодателей. Ниже разберём, какие требования к работодателю, какие изменения произошли в законодательстве, и как правильно вести трудовую книжку в 2026 году.
Правовые основы
Трудовой кодекс РФ
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка имеет установленную форму и обязательна для всех работающих. В тексте закона указано, что работодатель обязан:
- выдавать трудовую книжку при приёме на работу;
- вносить в неё сведения о трудовой деятельности работника в течение всего срока трудового договора;
- выдавать дубликат при необходимости.
Закон «О государственной системе электронных документов»
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). В соответствии с пунктом 19 января 2026 года, работодатель может вести ЭТК вместо бумажной, но при этом необходимо соблюдать требования к хранению и передаче данных в Фонд социального страхования.
Положения Минтруда и Фонда социального страхования
Минтруд в письме от 5 января 2026 года уточнил, что:
- вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе;
- для электронных записей применяются специальные электронные подписи и шифрование.
Бумажная трудовая книжка: почему она всё ещё обязательна
Практическая необходимость
Бумажная трудовая книжка остаётся «первичным доказательством» трудовых отношений. В случае споров с работодателем или при проверке инспекцией трудовых отношений, бумажный документ часто рассматривается как более надёжный источник данных.
Ограничения электронных записей
Согласно последним комментариям Роструда, печать отдела кадров в бумажной трудовой книжке обязательна, но при наличии печати кадровой службы в ЭТК можно использовать печать работодателя. Однако, если в бумажной книжке стоит печать кадровой службы, а в ЭТК – печать работодателя, это может вызвать конфликт при проверке.
Электронная трудовая книжка: преимущества и ограничения
Плюсы ЭТК
- быстрый доступ к данным в любой точке страны;
- сокращение бумажных расходов;
- автоматический расчёт стажа и начисление выплат;
- меньше риска потери или повреждения документа.
Минусы и риски
- требуется наличие квалифицированного ИТ‑поддерживающего персонала;
- необходимость соблюдения требований к защите персональных данных;
- потенциальные проблемы при переходе на бумажный формат при необходимости получения дубликата.
Как правильно вести трудовую книжку в 2026 году
Выбор формата
Работодатель может выбрать:
- только бумажную трудовую книжку;
- только электронную трудовую книжку (если компания имеет соответствующую ИТ‑инфраструктуру);
- гибридный режим: бумажную для официальных проверок, электронную для внутреннего учёта.
Процедура оформления при приёме
- Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику (если выбран бумажный формат).
- Заполнение и подпись работодателя.
- Печать отдела кадров (если применимо).
- Передача данных в Фонд социального страхования (для ЭТК).
Внесение изменений
Любые изменения в трудовой книжке (смена должности, начисление премий, увольнение) должны быть внесены в течение 5 рабочих дней с момента события. При работе с ЭТК это делается через портал «Работа России».
Выдача дубликата
Если сотрудник требует дубликат, работодатель обязан:
- выдать новый экземпляр в течение 10 рабочих дней;
- передать данные в Фонд социального страхования.
Последствия несоблюдения требований
Финансовые санкции
Нарушение обязательного ведения трудовой книжки может повлечь штрафы в размере до 50 000 ₽ за нарушение, а в случае повторных нарушений – до 100 000 ₽.
Юридические последствия
Работник может обратиться в суд с иском о взыскании неуплаченного заработка, если трудовая книжка не была выдана в срок. Суд может обязать работодателя выплатить компенсацию плюс проценты.
Практические рекомендации для работодателей
- Проведите аудит текущего учёта трудовых книжек.
- Определите, какой формат (бумажный, электронный, гибридный) наиболее подходит для вашей компании.
- Обучите персонал правилам ведения трудовой книжки и требованиям к печатям.
- Регулярно проверяйте, что данные в ЭТК синхронизируются с Фондом социального страхования.
- Создайте резервные копии бумажных и электронных данных.
Ведение трудовой книжки остаётся обязательным для всех работодателей в России, даже в эпоху цифровизации. Электронная трудовая книжка предоставляет значительные преимущества, но не отменяет требования к бумажному формату. Работодатели должны внимательно следить за соблюдением законодательства, чтобы избежать штрафов, судебных исков и потери доверия со стороны сотрудников.