Вопрос о том, нужно ли заводить трудовую книжку, становится всё более актуальным для молодых специалистов, студентов, только выходящих на рынок труда, а также для тех, кто планирует первую официальную работу. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году эта система стала стандартом. Но что делать, если вы впервые устраиваетесь на работу? Нужно ли просить бумажную книжку? Как оформить электронную? Ответы, в этой подробной статье.
Кто обязан заводить трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, который проработал у него более пяти дней. Это касается как крупных компаний, так и малого бизнеса, включая ИП.
Однако с 1 января 2021 года вступили в силу изменения, которые кардинально изменили подход к оформлению трудовой деятельности:
- Сотрудникам, впервые устраивающимся на работу после 1 января 2021 года, работодатель обязан оформить только электронную трудовую книжку.
- Бумажную трудовую книжку в этом случае не заводят, если сотрудник не подаст заявление о желании сохранить бумажный вариант.
То есть, если вы, студент, выпускник вуза или человек без предыдущего официального трудового стажа, и вы устраиваетесь на работу в 2026 году, ваша трудовая книжка будет только электронной. Бумажная вам не понадобится — если только вы сами не захотите её получить.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в защищённой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). В неё автоматически заносятся все сведения о вашей трудовой деятельности: места работы, должности, периоды работы, причины увольнения и другие данные.
Доступ к ЭТК возможен через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг (gosuslugi.ru)
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfrf.ru)
- МФЦ — при личном обращении
- Работодателем — он обязан предоставлять вам выписку из ЭТК по вашему запросу
Важно: все сведения о вашей трудовой деятельности с 2020 года (и далее) автоматически попадают в ЭТК. Сведения до 2020 года, если они были в бумажной книжке, в электронную не переносятся — их нужно сохранить отдельно.
Как завести электронную трудовую книжку?
Завести ЭТК можно только одним способом — через вашего первого работодателя. Вы не можете оформить её самостоятельно через Госуслуги, как, например, паспорт. Процесс прост:
- Вы устраиваетесь на работу в организацию (или у ИП).
- Вы предоставляете работодателю: паспорт, СНИЛС, ИНН и документ об образовании.
- Работодатель оформляет трудовой договор и приказ о приёме на работу.
- В течение 1 рабочего дня работодатель передаёт сведения о вашем приёме в ПФР через специальную систему.
- После этого ваша ЭТК автоматически создаётся в базе ПФР.
Через 2–3 дня вы можете войти в свой личный кабинет на Госуслугах и увидеть первую запись о вашем трудоустройстве.
Что делать, если вы уже работали до 2021 года?
Если у вас уже была бумажная трудовая книжка до 2021 года, вы имеете право:
- Сохранить бумажную книжку — она остаётся вашим документом, подтверждающим стаж до 2020 года.
- Подать заявление работодателю о том, что вы хотите продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде.
- Перейти на ЭТК — если вы решите отказаться от бумажной книжки, работодатель обязан выдать её вам на руки, а затем начать вести ЭТК.
Если вы никогда не имели бумажной трудовой книжки — вам её не заводят. Только ЭТК.
Почему не нужно заводить бумажную трудовую книжку в 2026 году?
Вот основные причины, почему заводить бумажную трудовую книжку в 2026 году не имеет смысла, если вы впервые устраиваетесь на работу:
- Законодательство запрещает, работодатель не вправе оформлять бумажную книжку, если сотрудник впервые устраивается на работу после 2021 года (если только он не подаст заявление на сохранение бумажного варианта).
- ЭТК надёжнее — она не теряется, не рвётся, не выгорает, не уничтожается при пожаре или затоплении.
- Доступ в любое время — вы можете проверить свой стаж, зарплату, периоды работы в любое время через Госуслуги.
- Упрощённый процесс увольнения — работодатель просто отправляет данные в ПФР, и вы получаете выписку без необходимости получать физический документ.
- Будущее за цифровыми документами, бумажные книжки постепенно уходят в прошлое. К 2030 году они могут стать архаичным исключением.
Что делать с бумажной трудовой книжкой, если она уже есть?
Если вы ранее работали и у вас есть бумажная трудовая книжка — сохраните её! Она подтверждает ваш стаж до 2020 года, который не переносится в ЭТК. Эта книжка понадобится:
- При оформлении пенсии — для подсчёта общего стажа.
- При поступлении на работу в госорганы или бюджетные организации — многие до сих пор требуют полную историю.
- При оформлении льгот, субсидий, компенсаций, для подтверждения продолжительности трудового стажа.
Работодатель, который оформляет вам ЭТК, должен выдать вам бумажную книжку на руки, если вы её предоставили. Не отдавайте её работодателю, она остаётся вашим личным документом.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписка из ЭТК — это официальный документ, который можно использовать при устройстве на новую работу, оформлении кредита, визы, пенсии и т.д. Получить её можно тремя способами:
- Через Госуслуги — войдите в личный кабинет → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка» → «Запросить выписку».
- Через сайт ПФР, авторизуйтесь → «Электронная трудовая книжка» → «Получить выписку».
- У работодателя, подайте письменный запрос, и он обязан предоставить вам выписку в течение 3 рабочих дней.
Выписка оформляется в PDF-формате с электронной подписью и имеет юридическую силу.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, но только если у вас уже была бумажная трудовая книжка до 2021 года. Вы можете подать заявление работодателю, чтобы продолжить вести трудовую в бумажном виде. Если вы впервые устраиваетесь на работу — отказаться от ЭТК нельзя, она обязательна.
Что будет, если работодатель не оформил ЭТК?
Это нарушение закона. Вы можете обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) или в ПФР. Работодатель может быть оштрафован, а вы — получить компенсацию за упущенные права.
Нужно ли указывать ЭТК в резюме?
Да. Укажите: «Электронная трудовая книжка (ЭТК) — доступна через Госуслуги». Это демонстрирует вашу цифровую грамотность и готовность к современным стандартам.
Можно ли работать без трудовой книжки вообще?
Нет. Если вы официально трудоустроены — трудовая книжка (бумажная или электронная) обязательна. Без неё вы не сможете официально оформить отпуск, больничный, получить страховую пенсию или подтвердить стаж.
Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году — не заводите бумажную трудовую книжку. Она вам не нужна.
Вместо этого:
- Предоставьте работодателю паспорт, СНИЛС и ИНН.
- Убедитесь, что работодатель передал ваши данные в ПФР.
- Зарегистрируйтесь на Госуслугах и проверьте, появилась ли ваша ЭТК.
- Сохраняйте все выписки из ЭТК — они важны для будущего.
Бумажная трудовая книжка — это история прошлого. Электронная трудовая книжка — это ваша цифровая трудовая биография будущего.
Не бойтесь изменений. ЭТК — это удобно, безопасно и современно. Ваш трудовой стаж теперь живёт в облаке, и никто не сможет его потерять.
Помните: ваша первая работа, это не просто место, где вы зарабатываете. Это начало вашей официальной трудовой истории. И она начинается с ЭТК.